従業員が新しいソフトウェアを導入するための5つのステップ - TechRepublic

ここ数か月、さまざまなソフトウェアについて、同じ質問をよく受けます。「[新しいソフトウェアの名前] をすべての人に使ってもらうにはどうすればよいですか?」

ほとんどのベンダーが導入ガイドを提供しています。G Suite、Workplace by Facebook、Office 365、Slackをご利用の場合は、管理者向けのトレーニングツールやリソースがオンラインで豊富に見つかります。リンクをクリックすると、ステップバイステップのチュートリアル、ヒント、動画、さらには印刷して配布できるページも表示されます。

テクノロジー導入ライフサイクルモデルは、これらのトレーニングリソースを整理するのに役立ちました。このモデルは、人々をテクノロジー導入のタイミングを示す5つの段階（イノベーター、アーリーアダプター、アーリーマジョリティ、レイトマジョリティ、ラガード）に分類します。私はこれらのトレーニングリソースを活用し、導入ライフサイクルのさまざまな段階にいる人々のニーズに合わせて展開戦略を調整しています。以下にその例を示します。

1. 新しいソフトウェアを導入する

新しいソフトウェアへの移行を初めて発表する際は、おそらく理由、目標、そして導入スケジュールを説明するでしょう。これはほとんどの人にとっては有益です。イノベーターに必要なのは、製品名かリンクだけです。

しかし、イノベーターはたいていそれ以上のものを求めます。今すぐアカウントを作りたがるでしょう。すでにテスト済みの「明らかに優れた」代替案をなぜ選ばなかったのかと不思議がるでしょう。比較的目立たない機能を有効にするかどうか尋ねてくるでしょう。オープンソースのオプションを選択しなかったことに文句を言うでしょう。彼らは大きな問題を引き起こす可能性があります。（告白します。私はこれらすべてを経験しました。）

可能であれば、導入のかなり前から、イノベーターを特定し、選定プロセスに彼らを参加させましょう。そして、導入段階においては、彼らの協力と支援を求め、彼らの探究心を障害ではなくメリットに変えるよう努めましょう。

2. 実験を可能にする

正式なリリース日より前に、新しいツールへの早期アクセスをリクエストできるようにしましょう。これは、早期導入者を特定するのに役立ちます。人々に新しいツールを試用してもらい、潜在的な問題を特定し、解決策を提案してもらいましょう。たとえすべての提案を実行できなくても、少なくとも彼らのアイデアは認めるようにしましょう。

アーリーアダプターにとって、リンクは重要です。動画、ドキュメント、サポートコミュニティへのリンクを共有しましょう。アーリーアダプターは多くのIT担当者と共通点があり、自分で問題を解決できるだけでなく、うまくいかない場合は積極的に質問してくれます。

参照：レポート：使われていないエンタープライズソフトウェアは企業に莫大なコストを負わせている

アーリーアダプターは、学んだことを喜んで共有してくれるかもしれません。新しいツールの習得が苦手な同僚を助けるよう促しましょう。組織によっては、特定のソフトウェアに関して、他の人が質問したときに、アーリーアダプターが「頼れる人」として正式に任命されているケースもあります。

3. トレーニング、ストーリー、ヒント

多くの組織では、ソフトウェアを正式に導入する直前にトレーニングを提供しています。これらのセッションでは、ストーリーを共有しましょう。イノベーターやアーリーアダプターに、これまでの成果を語ってもらいましょう。ストーリーは、ソフトウェアがどのようにビジネス成果の達成に貢献したかなど、組織全体のメリットに焦点を当てましょう。難解な技術的詳細を説明して参加者を混乱させないようにしましょう。（「少し複雑なので、ミーティングの後で話してください」と言っても構いません。）

主要な機能や、よく使うタスクの実行に役立つヒントやコツを紹介する、簡潔な「ハウツー」ガイドを共有しましょう。定期的に開催される会議で、これらの情報を取り上げましょう。ベンダーが提供するリソースの多くは、この段階で最も役立ちます。

4. ヘルプのスケジュール

レイトマジョリティの採用を促進するために、個別にサポートを提供してください。私はよく、会議後に数分間残ってサポートするようお願いしています。また、短い1対1のWeb会議を設定することもあります。チームの時間的な制約でそれが難しい場合は、アーリーアダプターの担当者にこの作業を任せることもできます。個別サポートセッションの後には、通常、セッションで話し合った内容をまとめた短いメール（リンク付き！）を送信します。

(注: ほとんどのエンタープライズツールでは、管理者がログインを監視できます。この情報は、システムを積極的に使用していないユーザーを特定し、個別のサポートのための時間をスケジュールするのにも役立ちます。)

5. 使用を奨励する

場合によっては、ニュース機能を使って利用を促進できます。例えば、重要なニュースをメールではなくSlackで共有している組織もあります。まだSlackを使っていない人も、最新情報を得るために最終的にはSlackを使うようになるでしょう。

最後に、後発の導入者がツールの使い方を披露した際には、その成功を認めてあげましょう。ミーティング中に「ありがとう」や「おめでとう」といった短い言葉を述べるのが適切かもしれません。ミーティング中に優しい言葉をかけることは、人々の習慣を変える大きな励みとなります。

誰もがあなたやチームメンバーと同じように新しいツールの使い方を習得できるわけではないことを認識しましょう。そのため、次回ソフトウェアを導入する際は、リンクを共有し、アカウントを有効にし、事例やヒント、コツを使って指導し、実践的なサポートを提供し、成功を称えることで、全員が習得できるよう支援しましょう。