プロジェクト管理ワークフローの構築方法 | TechRepublic

プロジェクトに取り組む際には、タスクを体系的に整理し、系統的にアプローチすることで、一貫性とタイムリーな成果を確保できます。そのための最善の方法は、ワークフロー管理です。以下のステップバイステップガイドでは、今後のすべてのプロジェクトに活用できるプロジェクト管理ワークフローテンプレートの作成手順を解説します。

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

ジャンプ先:

• • プロジェクト管理におけるワークフロー管理とは何ですか?
  • ワークフローとプロジェクト管理とは何ですか?
  • プロジェクト管理ワークフローが重要なのはなぜですか?
  • プロジェクト管理ワークフローをどのように構築しますか?

プロジェクト管理におけるワークフロー管理とは何ですか?

ワークフロー管理とは、特定の結果をもたらす一連のタスクを特定、整理、調整することを指します。適切に実施すれば、ワークフロー管理は、望ましい結果を可能な限り迅速かつ効率的に達成することを保証します。ワークフロー管理について初めて学ぶ方は、まずはプロジェクト管理と比較検討してみるのが良いでしょう。

ワークフローとプロジェクト管理とは何ですか?

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトやタスクを完了するために必要なあらゆる事柄を科学する学問です。プロジェクトのあらゆる側面に透明性を提供することで、形式化されたプロジェクトマネジメントは、何を、誰が、いつ提供するのかを明確にすることを目指します。

ワークフロー管理は、プロジェクト管理のさらに下層に位置する詳細な管理です。プロジェクト管理は広範ですが、ワークフロー管理はより狭い範囲に焦点を当てています。ワークフローとは、タスクまたはプロジェクトを完了するために必要な、具体的かつ順序付けられたステップです。つまり、プロジェクト管理は「何を」「誰が」「いつ」行うかという課題を解決することが目的であるのに対し、ワークフローは「どのように」行うかという課題に主眼を置いています。

プロジェクト管理ワークフローが重要なのはなぜですか?

ワークフロー管理なしでプロジェクトを完了させることは可能です。ただし、推奨されません。

プロジェクトを進めていくうちにワークフローが確立していくという合理的な議論はできますが、ワークフローの管理が不十分だと依存関係が見落とされ、遅延や作業停止といった形で顕在化します。こうした効率性の欠如は、優れたプロジェクトマネジメントの望ましい成果の一つである、プロジェクトの完了時期の予測を困難にします。

ワークフロー管理の目的は、効率的かつ繰り返し可能な方法で業務を遂行することです。繰り返し可能な点は、類似した種類のプロジェクトを管理する場合に特に重要です。例えば、主にソフトウェアを提供するチームに所属している場合、適切なワークフローを定義すると、リソースやタイムラインといったプロジェクト管理の他の側面を予測する能力が大幅に向上することがわかります。

結局のところ、優れたプロジェクト マネージャーは、プロジェクト管理とワークフロー管理を活用してプロジェクトを成功させます。

プロジェクト管理ワークフローをどのように構築しますか?

プロジェクト管理ワークフローの作成に役立つ、優れたプロジェクト管理ソフトウェアツールが市場に数多く存在します。Jira、Smartsheet、monday work managementなどの製品には、すぐに使えるテンプレート化されたワークフローが多数用意されており、カスタマイズも可能です。

プロジェクト管理ワークフローを設計するのに、ペンと紙以外のツールは必ずしも必要ありません。ここでは、推奨される手順をご紹介します。

1. タスク

プロジェクト管理ワークフローを設計するための最初のステップは、プロジェクトを完了するために必要なすべてのステップを綿密に検討することです。個別に考えるのではなく、カテゴリ別に考えることが重要です。例えば、典型的なソフトウェアワークフローは次のような構成になります。

• 関係者へのインタビュー
• ワイヤーフレームの作成
• ソフトウェアの構築
• テスト
• 展開中

これらは複数のプロジェクトに適用できる繰り返し可能な手順です。タスクリストを作成する際は、項目をできるだけ時系列順に並べるようにしてください。これは後で役立ちます。

参照: チェックリスト: プロジェクト管理 (TechRepublic Premium)

2. リソース

プロジェクト完了に必要なタスクを詳細にまとめたら、次は、それを完了するために必要なリソースを検討します。これらは通常、ツールと人材の2種類に分類されます。ソフトウェアを提供する場合は、開発者とビジュアルデザイナーが必要になります。必要なリソースをすべてリストアップするだけでなく、成功に必要な人材やツールが不足している領域を明確に示すようにしてください。

3. 成果物

ワークフローの重要なステップを漏れなく確実に実行するために、プロジェクトの成果物を正確に書き留めておくことをお勧めします。例えば、経理チーム向けの新しいレポートを設計する場合、成果物は新しいレポートソフトウェア本体、そのレポートの使い方に関するドキュメント、そして経理チームに新しいソフトウェアの使い方を教えるトレーニングクラスなどになるかもしれません。

この思考プロセスを経て、以前に特定したタスクとリソースを再評価する必要があるかもしれません。ビルドとテストのステップの間にドキュメント作成タスクを追加する必要があるかもしれません。あるいは、トレーニングを成功させるために、チームにチェンジマネージャーというリソースが必要かもしれません。

4. 役割と割り当て

タスクリストと必要なリソースが決まったら、プロジェクト完了に向けて誰がどのタスクに貢献するかを決めます。目標は、具体的なプロジェクト計画ではなく、再利用可能なワークフローを設計することです。そのため、「クリエイティブ部門のトレイシー」のような名前ではなく、「ユーザーエクスペリエンスデザイナー」のような役割を考えましょう。

5. ワークフローを図式化する

プロジェクト管理のワークフローを視覚化することは特に効果的です。フローチャートからガントチャートまで、ワークフローを視覚化する方法はたくさんあります。下の表は、プロジェクト管理のワークフローを図式化する簡単な方法の例です。X軸には、すべてのタスクを時系列に並べています。Y軸には、各ステップで必要なリソースを詳細に示しています。この例では、これらのリソースは人材ですが、人材、ツール、またはその両方で構成される場合もあります。

この視覚的な表現により、タスクの順序とタスク間の依存関係がより明確になります。

6. 反復する

最後に、完璧さにこだわりすぎて、十分な成果を得られなくなるのは避けましょう。プロジェクト管理ワークフローを最初から完璧に実行することはまず不可能です。だからといって、実践を諦めないでください。常に検証し、改善を重ねていくことで、プロジェクト管理ワークフローはすぐにスムーズに機能するようになります。