TechRepublicでは、編集チームが最近、特定のOutlookフォルダを相互に共有し始めました。執筆依頼を保存するための専用フォルダを作成し、複数の編集者がメールでそれらのドキュメントにアクセスできるようにしています。
ところが、週末に上司からメールが届きました。ある編集者のフォルダにアクセスできないとのことで、問題の解決を依頼されたのです。
Outlookフォルダに問題がありました
。上司が送ってきたメールは非常に具体的な内容でした。編集者がOutlookフォルダへのリンクを送ってきたのです。ところが、上司は「このショートカットは私の環境では機能しません。他の人にも使えるでしょうか？」と書いてきました。
月曜日、問題の編集者のオフィスに立ち寄り、Outlookフォルダを確認しました。他の編集者に与えた権限に問題があるのではないかと疑いました。
私の疑いは確信に変わりました。
編集者の肩越しに覗き込み、Outlookを開いて他の編集者と共有したいフォルダを選択するように指示しました。そして、そのフォルダを右クリックしてプロパティを表示させました。
フォルダのプロパティウィンドウには、図Aに示すように、選択できるタブがかなりたくさんありました。しかし、どのタブに探している情報が含まれているかは分かっていました。
| 図A |
 |
| フォルダーのプロパティ ウィンドウには、選択できるタブがいくつかあります。 |
「権限」タブを選択しました。すると、誰もフォルダにアクセスできない理由がすぐに分かりました。編集者はフォルダの権限に編集者グループを追加していましたが、図Bに示すように、役割を付与し忘れていたのです。
| 図B |
 |
| 編集者グループには権限が設定されていましたが、役割は与えられていませんでした。 |
編集者に、リスト内の編集者の名前をハイライト表示するように指示しました。リストの下にあるドロップダウンメニューを使用して、図Cに示すように、編集者グループに役割を付与することができました。この変更により、グループ内の全員がフォルダにアクセスできるようになりました。
| 図C |
 |
| 編集者グループに発行者の役割が与えられると、チームの全員がこのOutlookフォルダにアクセスできるようになります。 |
でも、うまくいったでしょうか？
テストとして、編集者にフォルダへのリンクをメールで送ってもらいました。編集者リストに載っているので、フォルダへのアクセス権があるはずです。
オフィスに戻り、Outlook 2000を開いて、彼から送られてきたメールを開いてみました。メールに埋め込まれていたリンクをダブルクリックすると、なんとフォルダの内容を見ることができました。Outlook
やExchangeで困惑していた問題を解決できましたか？もし解決できたら、ぜひ教えてください！ぜひ下の投稿にコメントを残すか、メッセージをお送りください。
エド・エンゲルキングはTechRepublicのウェブ編集者です。UCANweb.comの共同所有者でもあります。
