Googleカレンダーをプロジェクト管理に活用する方法 - TechRepublic

プロジェクト管理は、管理可能な課題となる場合もあれば、予算を圧迫する課題となる場合もあります。非常に大規模で複雑なプロジェクトでは、特定のソフトウェアやサービスの活用が不可欠ですが、プロジェクトによっては、他の方法で管理・運営できる場合もあります。

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

例えば、Google カレンダーがプロジェクト管理に役立つ優れたツールだということをご存知でしたか？Google カレンダーは無料で、プロジェクト管理専用に作られたものではないことを考えると、少し奇妙に思えるかもしれません。しかし、テクノロジーを使いこなしている人なら誰でも、本来の目的を超えて、様々な用途に活用できることをご存知でしょう。Google Workspace のツールもその例外ではありません。

Google カレンダーをプロジェクト管理ワークフローにどう取り入れればよいでしょうか？すぐに始められるように、いくつかヒントをご紹介します。

プロジェクト管理にGoogleカレンダーを使用するために必要なもの

必要なのはGoogle Workspaceアカウントだけです。無料版でも利用できるので、予算が限られている方や立ち上げたばかりのスタートアップ企業にとっては非常に便利です。

Googleカレンダーをプロジェクト管理ツールに変える方法

プロジェクト専用のカレンダーを作成する

Google Workspace を使用すると、必要な数のカレンダーを作成できます。多くのユーザーはこのオプションを忘れて、デフォルトのカレンダーで作業してしまいます。これは良い考えではありません。デフォルトのカレンダーを使用するのではなく、プロジェクトごとにプロジェクト固有のカレンダーを作成する必要があります。これにより、誰が何を閲覧できるか、各ユーザーが各カレンダーをどのように操作できるかをより詳細に制御できます。

Google Workspace で新しいカレンダーを作成する方法は次のとおりです。

Google Workspace アカウントにログインします。
カレンダーアプリを開きます。
左側のナビゲーションで「その他のカレンダー」を見つけます。
+をクリックします。
ポップアップから「新しいカレンダーの作成」をクリックします。
表示されるウィンドウ (図 A ) で、カレンダーに名前と説明を入力し、必要に応じてタイムゾーンを変更します。
[カレンダーを作成]をクリックします。

図A

カレンダーを作成したら、チームと共有する必要があります。手順は以下のとおりです。

左側のナビゲーションで新しいカレンダーを見つけてクリックします。
表示されるウィンドウで、「特定のユーザーと共有」セクションを探します。
「ユーザーを追加」をクリックします。
カレンダーにアクセスする必要があるユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。
新しい名前を追加するときは、それに応じて権限を編集してください (図 B )。
「権限」ドロップダウンから必要に応じて権限を設定します。
[送信]をクリックします。

図B

権限設定には注意が必要です。チームメンバーの中には、読み取り権限のみが必要なメンバーもいれば、読み取りと書き込みの権限が必要なメンバーもいれば、読み取り、書き込み、管理の権限が必要なメンバーもいるかもしれません。権限を適切に選択すれば、チームカレンダーは効果的に機能します。

会社のサイトにカレンダーを追加する

チームにGoogleカレンダーを直接参照させる代わりに、会社のウェブサイトにカレンダーを追加することもできます。これはおそらくウェブデザイナーに任せる必要があるでしょうが、WordPressなどのツールを使えば、実は非常に簡単です。

新しいカレンダーオプションページの下部に、埋め込みリンクがあります。これを使用して社内ウェブサイトにカレンダーを追加すれば、チームメンバーは会社のウェブサイトを離れることなくカレンダーを閲覧できます。ただし、公開URLやアドレスではなく、埋め込みコードを使用してください。

埋め込みリンクを賢く配置すれば、チームはプロジェクトカレンダーをブックマークしたり探したりする必要がなくなります。

組み込みのタスク機能を使用する

Googleカレンダーにはタスク機能が搭載されています。カレンダー上のすべての予定をイベントとして作成するのではなく、タスク機能を活用することをお勧めします。タスク作成機能では、タスクをカテゴリに割り当てることができます。さらに、新しいGoogleカレンダーにタスクを追加すると、右側のサイドバーからタスクとして表示されます（図C）。

図C