世界経済が停滞と景気後退の狭間で揺れ動く中、多くの企業がコスト管理に新たな焦点を当てています。膨大な資産と運用費用を抱えるテクノロジー企業のリーダーたちは、コスト削減の機会を模索する中で、その役割を担っていると考えられます。
賢明なテクノロジーリーダーが、ユーザーへの影響を最小限に抑えながら、効果的なコスト削減を実現するために検討すべき領域の一つは、ソフトウェアライセンスです。ソフトウェアは、ほとんどのIT部門にとって大きなコスト要因です。サブスクリプションやクラウドベースのサービスの普及により、部門や個人でさえ、様々なツールのライセンスを独自に取得することがかつてないほど容易になっています。
3 つのアプローチを組み合わせることで、テクノロジーにおける「失われた小銭」に相当する金額を、おそらく数百万ドル単位の有意義な節約に変えることができます。
ソフトウェアライセンスを統合する
最初のアプローチは、同じソフトウェアツールの複数のライセンス契約を統合し、ベンダーの優遇価格を得ることです。ある部門では、おそらく6人ほどが同じツールの定期サブスクリプションを契約しているでしょう。こうした小規模な契約をすべて統合することで、継続的なボリュームディスカウントを受けることができます。
ほとんどのクラウドソフトウェアプロバイダーは、ユーザー数の増加に応じてユーザーあたりのライセンス料金を値下げするか、組織全体と個々のユーザーの使用状況を把握した上で、ボリュームライセンス価格の交渉に応じます。エンタープライズ価格は通常は直接公開されておらず、交渉が必要になりますが、個人ライセンスに比べて10～50%程度の大幅な節約が可能です。
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特定のアプリケーションを誰が利用しているかを確認するには、比較的簡単な方法が2つあります。1つ目は、エンドユーザーアンケートの一種です。これは通常、綿密な設計、フォローアップ、そして企業のコスト削減につながる協力の呼びかけが必要になります。
2つ目の選択肢は技術的な解決策です。組織内の複数の場所で使用されているアプリケーションを特定できれば、その通信パターンを特定し、どのエンドユーザーデバイスがそれらのサービスにアクセスしているかをマッピングできます。理想的には、これら2つのアプローチを組み合わせて活用するのが良いでしょう。これは主に、IT部門がアプリケーションの使用状況を監視して利用を制限しているという誤った認識を避けるためです。
ソフトウェアツールを標準化する
2つ目の大きな節約の可能性は、標準化されたツールセットへの統合です。例えば、複数のプロジェクト管理ツールを使用している場合、共通の知識やトレーニングのメリットが失われ、ライセンス統合の機会も失われます。
この作業は慎重に行う必要があります。一部のツールは、綿密な分析に基づいて選択された場合や、そのビジネスにとって重要な機能を備えているという認識に基づいて選択された場合があるためです。この点を念頭に置いてプロセスに取り組み、個々のユーザーが好みのツールにアクセスできないようにするのではなく、ユーザーと会社全体にとっての価値を創造することを目指していることを伝えましょう。
このプロセスにベンダーを参加させることもできます。ベンダーには、移行ツールや移行パス、トレーニング、標準化するツールのメリットを示すマーケティング資料などを共有してもらいましょう。
未使用のソフトウェアライセンスを無効化する
ソフトウェアライセンスの節約方法として最も分かりやすいのは、おそらく未使用のライセンスを無効化することでしょう。一見単純な作業のように見えますが、未使用のライセンスを探すだけでなく、ライセンス管理プロセスを改善することで、定期的な個別ライセンス監査の実施を回避できます。
ツールの標準化と同様に、IT部門がツールを奪おうとしているという印象を避けるため、頻繁かつ透明性のあるコミュニケーションを心がけましょう。潜在的なコスト削減額とそれがどのように会社に利益をもたらすかを共有し、低コストツール、期間限定ライセンス、フローティングライセンスなどの代替案を提示し、懲罰的な措置ではなく、良き企業市民としての取り組みとして提示することで、ライセンスを特定し、無効化するのに役立ちます。
また、ベンダーがユーザーを失うよりもコスト削減や代替ライセンス アプローチのいずれかを提供することを望んでいる場合もあるため、ベンダーからの提案や提言に耳を傾けてください。
ソフトウェアライセンスのコスト削減を長い間検討していない場合、最初の取り組みには時間と集中力が必要です。定期的にミニ監査を実施し、ソフトウェアライセンスにポートフォリオアプローチを採用することで、ライセンスコストの削減を維持し、場合によっては増加させることができ、将来の取り組みの複雑さと時間の節約につながります。
