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Excelブックでは、シート内やシート間を移動する方法はたくさんあります。しかし、Excelに慣れていない閲覧者のためにショートカットを用意しておくことで、ユーザーのニーズを先取りすることができます。また、情報量の多いファイルでは、操作を簡素化するためにショートカットを用意しておくのも良いでしょう。この記事では、名前付き範囲とハイパーリンクを重要なデータへのショートカットとして使用する方法をご紹介します。
私はWindows 10 64ビットシステムでOffice 365を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。ご自身のExcelデータを使用することも、デモファイルをダウンロードすることもできます。
Excelで名前付き範囲を作成する方法
ほとんどのユーザーは、名前付き範囲について早い段階で学びます。これは、セルまたはセル範囲に適用される名前です。多くの場合、数式で使用しますが、ナビゲーションにも使用できます。名前付き範囲を使用してナビゲーションを行うには、まず名前付き範囲を作成する必要があります。そのためには、セルまたは範囲を選択し、数式バーの左側にある名前ボックスコントロールに名前を入力します。例として、Smithデータ（図A）に次のように「Smith」という名前を付けてみましょう。
- C3: C6を選択します。（単一のセルに名前を付けることもできます。）
- 名前ボックスコントロール内をクリックし、「Smith」と入力してEnterキーを押します。名前は英字、アンダースコア（_）、またはバックスラッシュ（）で始まる必要があります。数字で始めることはできません。また、名前にスペース文字やほとんどの句読点を含めることも、セル参照と重複することもできません。名前の大文字と小文字は区別されません。
図A
名前付き範囲を作成する方法は他にもありますが、これは最も簡単な方法の一つです。ブラウザ版では名前付き範囲を作成できません。
名前ボックスコントロールを使用して名前付き範囲に移動する方法
名前ボックスコントロールは、最も素早い移動方法でもあります。名前ボックスのドロップダウンをクリックし、名前付き範囲を選択すると、その範囲に移動できます。例えば、データが含まれているシートとは別のシートに移動します。次に、ドロップダウン（図B）から「Smith」を選択します。Excelはシート上のSmithのデータを素早く選択します。これはブラウザでも機能します。または、F5キーを押して名前付き範囲を選択することもできます。
図B
これは、Excelブック内のある領域から別の領域へ素早く移動する最も簡単な方法の一つです。ただし、「数式」タブの「定義された名前」グループにある「名前の定義」を使用して名前付き範囲を作成すると、範囲を現在のワークシートに限定できます。その場合、名前付き範囲がアクティブシートの一部である場合にのみ、ドロップダウンに名前が表示されます。
名前ボックスを使用するには、その機能について知っておく必要があります。そのため、必ずしも最適な方法とは限りません。より直感的なショートカットを作成するには、ハイパーリンクを使用することができます。
ハイパーリンクを使用して名前付き範囲に移動する方法
名前ボックスコントロールは、ユーザーが必ずしも必要とする知識を必要としません。さらに、ダッシュボードでは、ハイパーリンクなどの直感的なナビゲーションツールを提供する必要があります。例えば、全従業員の売上データへのハイパーリンクを含む、いわば目次のような機能を追加するとよいでしょう。図Cのシンプルな表は、このコンセプトをシンプルながらも分かりやすく示しています。
図C
前のセクションで作成した名前付き範囲を使用して、Smithのデータを選択するハイパーリンクを作成しましょう。以下の手順に従ってください。
- B3 (テキスト値 Smith が含まれるセル) を右クリックし、表示されるサブメニューから [リンク] を選択します。
- 表示されるダイアログで、左側のペインの [このドキュメント内に配置] をクリックします。
- 定義された名前のリストで Smith を選択し (図 D )、[OK] をクリックします。
図D
図Eは、結果として得られたハイパーリンクを示しています。Smithの売上データにアクセスするには、セルB3のSmithをクリックします。
図E
とても簡単でした。ユーザーも閲覧者もハイパーリンクを簡単に使えるようになります。私たちはハイパーリンクの形式に慣れ、その用途も理解しています。グラフィックにハイパーリンクを設定することもできます。リンクを削除するには、リンクを右クリックし、表示されるサブメニューから「ハイパーリンクの削除」を選択してください。
ショートカット
名前付き範囲を作成し、それをナビゲーション ショートカットに変えるのは簡単です。ユーザーはきっと喜ぶでしょう。
他のショートカットでも名前付き範囲を使用していますか？もし使用している場合は、この記事のディスカッションでその方法を共有してください。
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