新たな調査によると、米国の従業員の半数以上（56%）が現在、仕事関連のファイル共有を簡素化するために、許可されているかどうかに関わらず、OneDrive、Google Drive、WhatsApp、Dropboxなどの個人用ファイル共有システムを使用している。
さらに、OpenTextのレポートによると、従業員の3分の1（32%）は、会社のポリシーで禁止されているにもかかわらず、それに伴うセキュリティリスクの増大にもかかわらず、個人用のファイル共有システムを使用しています。世界全体の状況はさらに驚くべきもので、従業員のほぼ3分の2（63%）が仕事用のファイル共有に個人のファイル共有システムを使用していると回答し、44%は組織のポリシーで禁止されていないと考えているため使用していると回答しています。
多くの企業では効果的な情報管理ツールが不足しており、それが従業員が自ら取る必要があると感じるステップに影響を及ぼし始めています。
調査全体を通して、ハイブリッドワーカーは様々な課題に直面していると感じていることが明らかになりました。4分の1以上（26%）が、在宅勤務では同僚との共同作業やファイル共有が以前ほど容易ではないと回答しています。また、同じ割合（26%）が、リモートワークでは会社のファイルシステムやコンテンツに以前ほど容易にアクセスできないと回答しています。さらに、ほぼ4分の1（21%）が、仕事に必要なテクノロジーやツールをオフィスと自宅の間で持ち運ぶのに苦労していると回答しています。
参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム(TechRepublic Premium)
情報過多
米国の回答者のほぼ5人に4人（76%）が、24時間365日絶え間なく情報にさらされること、ソーシャルメディアの普及、毎日チェックするアプリの数が多すぎることなど、情報過多が日々のストレスの原因になっていると感じていると回答しました。ハイブリッドワークの普及により、仕事と私生活が混在する状況が続く中、米国のハイブリッドワーカーの43%は、在宅勤務に適したデジタルツールが不足しているか、あるいはある程度しか備えていないと感じています。
米国の回答者の4分の1以上（26%）は、日常的に11個以上のアカウント、リソース、ツール、アプリを使用する必要があると回答しました。
実際、組織内で情報がサイロ化されているため、調査によると、米国の従業員の 5 人に 2 人以上 (41%) が、通常、業務を遂行するためだけに、会社のネットワークまたは共有システムで特定の作業ファイルや情報の検索に 1 日平均 1 時間以上を費やしていると回答しています。
オープンテキストのエグゼクティブバイスプレジデント兼最高マーケティング責任者であるサンディ・オノ氏は、「構造化データと非構造化データの両方が蔓延し、その量と複雑さは指数関数的に増加しています。これを管理しようとするのは容易ではありません」と述べています。「情報だけでは解決できないことが分かってきました」とオノ氏は声明で述べています。「解決策は、サイロを解体し、情報を一元化することで見つかります。すべての情報を継続的に管理し、集約することで、情報は変革されます。パターンや傾向が浮かび上がり、洞察が得られ、より良い意思決定が可能になります。これが情報の優位性です。」
参照:誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
不十分な情報管理が従業員にストレスを与えている
複数の場所に情報が散在していることも、米国の労働者が直面する困難の要因の一つであり、5人に2人（40%）がそれが業務の遂行能力を阻害していると回答しています。5人に1人（20%）は、同僚が最新の文書を共有システムに保存していないと感じていると回答し、約3分の1（31%）は、最新の情報がどこにあるのか分からないことも一因であると回答しています。
調査では、不十分な情報管理とこうした継続的な課題が米国の従業員に悪影響を及ぼしていることが判明し、ほぼ半数（41%）が、それが精神的な健康とストレスレベルに影響を及ぼしていると感じていると回答しました。
さらに、5 人中 2 人 (35%) が仕事のパフォーマンスに悪影響があると回答し、ほぼ 3 分の 1 (30%) が全体的な仕事の満足度にマイナスの影響を与えていると回答し、ほぼ 10 人中 4 人 (37%) が仕事と生活のバランスに直接影響を及ぼしていると回答しました。
「オフィスワーカー、サプライヤー、そして顧客からのデータがあらゆる組織で急増し、使用するシステムやアプリケーションの数も増え続けるにつれ、リスクも増大しています」と、OpenTextの製品マーケティング担当バイスプレジデント、ベルント・ヘニケ氏は声明で述べています。「今、企業は情報管理とガバナンスを自動化することが急務となっています。コンテンツをキャプチャ・分類し、保持ポリシーを自動的に適用し、従業員が複数のアプリケーションを巡回することなく、正確で最新の情報に簡単にアクセスできるようにするためです。」
