
2023年7月、Google Workspace ブログで Google カレンダーの 3 つの重要な機能強化が発表されました。Gmail の新しいカレンダー オプションにより、2 人で会議の時間を簡単に決められるようになりました。勤務場所の設定が改善され、各日の予定をより柔軟に伝えられるようになりました。さらに、予約時に支払いを求められるようになりました。これらの 3 つの Google カレンダー機能の使い方については、以下で詳しく説明します。
ジャンプ先:
- Gmailでスケジュール管理を効率化する方法
- Googleカレンダーで勤務場所をカスタマイズする方法
- Googleカレンダーで予約した予定に対して支払いを要求する方法
Gmailでスケジュール管理を効率化する方法
ウェブ上の Gmail では、作成ボックスのカレンダー アイコン (図 A) を使用すると、空いている時間を提案したり、直接イベントを作成したりできます。
ウェブ上の Gmail の作成ボックスから、カレンダー アイコンを選択します。
「時間を提供」オプションは1対1のミーティングのみに対応しており、「イベントを作成」オプションは複数人でのミーティングをスケジュールできます。どちらかのオプションを選択すると、サイドパネルが開き、メインのGoogleカレンダーが表示されます。
イベントを作成する場合は、サイドパネルでイベントの詳細(イベントのタイトル、日時、招待するゲスト、場所、Google Meet 会議の詳細など)をすべて入力します。入力が完了したら「保存」ボタンを選択します。すると、Google カレンダーのイベント招待状が送信されます。
「空いている時間を提供する」オプションを選択した場合は、サイドパネルを使用してカレンダーから1つまたは複数の時間ブロックを選択します。イベントのタイトル、期間、場所、会議の詳細などの情報を追加することもできます。「メールに追加」ボタンを選択すると、メールの下書き内の選択ボックスにオプションが表示されます。送信後、受信者はクリックまたはタップで時間を選択できます。
「空き時間を提案」機能を使うと、選択した時間が自動的に会議参加者のカレンダーに追加されるため、会議時間の選択が簡単になります。この機能は、GmailとGoogleカレンダーをご利用のすべてのユーザーがご利用いただけます。
Googleカレンダーで勤務場所をカスタマイズする方法
勤務場所を設定して、一日を通して異なる場所を指定できるようになりました。以前は、1日に1つの勤務場所しか指定できませんでした。設定してチームと共有すると、同僚は勤務時間中にどこにいる予定かを把握できるようになります。
ウェブ版Googleカレンダーで、「作成」→「勤務場所」を選択します。すると、デフォルトで標準インターフェースが表示され、勤務予定の場所(自宅、オフィスなど)と日数で指定した期間を選択できます。「時間を追加」ボタン(図B)を選択すると、特定の場所に滞在する予定の時間帯を選択できます。例えば、午前8時から午後12時まで自宅で勤務し、午後はオフィスで勤務するといった計画も可能です。
「時間を追加」ボタンを使用すると、作業場所にいる特定の時間を設定できます。
さらに、勤務地が重複する可能性があり、特定の期間に複数の勤務地が表示される場合があります。例えば、カリフォルニア州マウンテンビューに数日間滞在し、さらにオフィスでの勤務時間も指定するとします。この場合、その時間帯に2つの勤務地が表示されます。
基本的に、Google カレンダーの勤務場所は非常に柔軟に使用でき、必要に応じて大まかにまたは具体的に、特定の時間にどこにいる予定かを伝えることができます。
勤務場所機能は、Google Workspace Business、Education、Enterprise の Standard エディションと Plus エディション、および Teaching and Learning Upgrade エディションと Nonprofit エディションでデフォルトでご利用いただけます。Workspace 管理者は必要に応じてこの機能を無効にすることができます。
Googleカレンダーで予約した予定に対して支払いを要求する方法
Google カレンダーで予約可能なスケジュールを設定する際に、支払いを必須にできるようになりました。設定が完了すると、ユーザーは予約を選択してスケジュールを設定する際に、Stripe 経由で支払いを行う必要があります。これにより、Google カレンダーと予約可能なスケジュールをビジネス目的で活用できるようになります。支払いとメールアドレスを必須にすることで、スパム業者ではなく、実際の顧客と確実に会うことができます。
参照: Google カレンダーの予定スケジュールの使い方 (TechRepublic)
お支払い機能は、Business Standard および Plus、Enterprise Standard および Plus、Education Fundamentals、Standard および Plus、Teaching and Learning Upgrade、Nonprofits、Workspace Individual エディションのいずれかの Google Workspace アカウント タイプをお持ちのユーザーのみがご利用いただけます。
支払いを要求する機能はデフォルトで無効になっています。組織向けエディションの場合は、Google Workspace 管理者がこのオプションを有効にする必要があります。有効にするには、管理コンソール | アプリ | Google Workspace | カレンダー | 支払い機能付き予約スケジュール(図C)に移動し、「予約スケジュールのユーザーが自身の支払いプロバイダアカウントを通じて予約の支払いを要求することを許可する」チェックボックスをオンにします。
Google Workspace 管理者は、予約スケジュールのユーザーが支払いを要求することを許可できます。
このオプションをご利用になるには、各自がStripeアカウントとGoogleカレンダーを連携させる必要があります。初期設定後、予約スケジュール設定内で「支払いとキャンセルポリシー」オプション(図D)が利用可能になります。ここで支払い金額を指定し、キャンセルポリシーの詳細を入力できます。
許可されると、予約可能な予約スケジュールの支払いおよびキャンセルポリシーのオプションを設定できます。
これらの Google カレンダー機能がワークフローにどのような影響を与えるかをお知らせいただくには、Mastodon (@awolber) で私にメンションするかメッセージを送信してください。