2022年6月、GoogleはGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドの一見小さなアップデートを発表しました。パソコンでGoogleドライブに保存されているファイルのオフラインアクセスを有効にしている場合、Chromeのドキュメント、スプレッドシート、スライドアプリで開いたMicrosoft Word、Excel、PowerPointファイルが自動的に同期され、オフラインで使用できるようになります。Officeファイルを頻繁に使用するGoogle Workspaceユーザーにとって、この変更は間違いなく歓迎すべきでしょう。Officeファイルを手動でオフラインで使用できるようにする必要がなくなるからです。
しかし、今回の変更は、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの機能に関して、いまだに人々が抱いている誤解を覆すものです。これらのアプリは Chrome オンラインでしか動作せず、Microsoft Office ファイルとは互換性がない、という誤解です。これらの見解はかつては正しかったのですが、状況は変わりました。現在では、以下の点が改善しています。
- デスクトップブラウザとしてChromeまたはMicrosoft Edgeを使用します
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで作成、開き、編集する
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド アプリで、Microsoft Word (.docx)、Excel (.xlsx)、PowerPoint (.pptx) ファイルを直接編集できます。ファイルを変換する必要はありません。
参照: G Suite で Microsoft Office ファイルを編集する方法 (TechRepublic)
6月のアップデートでは、上記の既存機能がすべて統合され、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで最近開いた Microsoft Office 形式のファイルへの自動オフラインアクセスが可能になりました。例えば、Gmail で Word 文書を添付ファイルとして受信し、Google ドキュメント エディタで開くと、Word 文書は自動的に同期設定され、オフラインでも再度アクセスできるようになります。ただし、この機能が適切に動作するには、以下の設定が必要です。
Googleアカウントでログインする必要があります
オフライン同期を行うには、パソコンのChromeまたはMicrosoft EdgeでGoogleアカウントにログインしている必要があります。標準のGmailアカウントまたはGoogleアカウントであればどれでもご利用いただけます。同様に、Google Workspaceアカウントでも同期が可能な可能性があります。
Workspace アカウントをご利用の場合、Google Workspace 管理者が組織のデータ保護のため、オフラインでの Workspace データへのアクセスを禁止する場合がありますのでご注意ください。Google ドライブのファイルが表示されない場合は、ブラウザで Google ドライブにアクセスし、右上の [ログイン] を選択してください。
参照: Gmail、Google アカウント、Google Workspace アカウントの違い (TechRepublic)
ChromeまたはMicrosoft Edgeの拡張機能をインストールする必要があります
Google Docs Offline拡張機能をインストールする必要があります。ご想像のとおり、この拡張機能はChromeにインストールできます。Microsoftの最新ブラウザであるMicrosoft EdgeはChromeと同じコアをベースに構築されているため、Microsoft Edgeにもインストールできます。Edgeをご利用の場合は、サードパーティ製の拡張機能のインストールを許可するオプションを選択する必要があります。
オフラインアクセスを有効にする必要があります
ChromeまたはMicrosoft Edgeでドライブの設定に移動し、「オフライン時にこのデバイスでGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドの最近のファイルを作成、表示、編集する」にチェックを入れます。システムが初期ファイル同期を完了し、オフライン設定が完了したことを示すプロンプトが表示されるまでお待ちください。初期データ同期後、接続時にファイルはバックグラウンドで自動的に同期されます。
参照: Google Drive デスクトップ アプリ: インストールすべき 4 つの理由 (TechRepublic)
Google または Microsoft のファイルを開いて編集しましたか? オフラインでも利用できます。
設定が完了すると、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用して、オフライン用に同期されたファイルを開いて操作できるようになります。また、右下にある「+」ボタンアイコンをクリックすることで、オフラインでも新しいファイルを作成できます。「doc.new」などのショートカットは、オフラインではまだ機能しません。
オフラインでファイルを操作している場合でも、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのエディタは作業内容を自動保存します。編集中はファイル名の右側に「保存中…」と表示され、ファイルがシステムに保存されると「このデバイスに保存されました」というメッセージが表示されます。インターネットに再接続すると、通常どおり変更内容が Google ドライブに同期されます。
Google Workspace アプリをオフラインで使用した感想をお聞かせください。
状況や意図を問わず、オフラインでも編集できるのは便利です。集中して作業に集中するために、ノートパソコンのWi-Fiをオフにすることもあります。また、旅行前には必ずファイルを同期しておき、オフラインでも作業できるようにします。オフラインで編集しているときは、「挿入」→「コメント」機能を使ってコメントを追加し、インターネットに再接続した時に情報を調べたりリンクを追加したりすることを思い出せるようにしています。
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインでどのように操作していますか？オフライン編集にはChromeやMicrosoft Edgeをお使いですか？Googleエディタで最近開いたOfficeファイルを自動同期する機能は便利ですか？
これらの Google Workspace アプリをオフラインでどのように使用しているかをお知らせください。Twitter (@awolber) で私にメンションするか、メッセージを送信してください。
