Outlookの「新しいタスク」ウィンドウには、低、標準、高の3つの設定を持つ組み込みの「優先度」フィールドが表示されます。この設定を使用すると、タスクを期限ではなく優先度で並べ替えることができ、より広い視点を得ることができます。この情報は、必要に応じてタスクを再整理するのに役立ちます。良くも悪くも、この3つのレベルは限界であり、すべての人に適しているわけではありません。この記事では、組み込みビューにカスタムの優先度フィールドを追加して、自分にとって意味のある優先度で並べ替えやグループ化を行う方法を説明します。
Outlook 2016（デスクトップ版）を使用していますが、この手法は以前のリボンバージョンにも適用できます。365のブラウザ版ではサポートされていません。ダウンロード可能なデモファイルはありません。
組み込みの優先順位
カスタムフィールドを追加する前に、Outlookに組み込まれているタスクの優先度オプションを見てみましょう（図A）。このオプションは「新しいタスク」ウィンドウで使用でき、ほとんどのタスクビューでこのフィールドで並べ替えることができます。デフォルト設定は「標準」です。
図A
優先度オプションでは 3 つの設定が可能ですが、オプションをカスタマイズすることはできません。
このフィールドが To-Do リスト ビューに表示されない場合は、次のように追加できます。
- タスク ウィンドウで To-Do リスト ビューを現在表示している状態で、[表示] タブをクリックします。
- [ビューの変更] ドロップダウンから [ビューの管理] を選択します。
- ビュー名リストで To-Do リストを選択し、変更をクリックします。
- 表示されるダイアログで、「列」をクリックします。
- 必要に応じて、[使用可能な列の選択元] ドロップダウンから [よく使用するフィールド] を選択します。
- [使用可能な列] リストで [優先度] を選択します。
- 「追加」をクリックして、「これらの列をこの順序で表示する」リストに移動します（図B）。この時点で「上へ移動」をクリックしてタイトルバー上のオプションの位置を変更することもできますが、今は必要ありません。
- [OK]を3回クリックします。
図B
優先度を「列の表示」リストに移動します。
タスクウィンドウに戻ると、図Cに示すように、タイトルバーに優先度アイコンが表示されます。タスクは、この3つの優先度で並べ替えることができます。ご覧のとおり、カーペットのシャンプー作業は優先度が高いと思われているようです。青い下矢印は優先度が低いことを示し、アイコンが表示されていない場合は優先度が標準であることを示します。
図C
デフォルトの優先度オプションが表示されるようになりました。
ToDoリストビューに優先度フィールドを追加する際、Outlookには組み込みの優先度フィールドの代わりに使用できる2つの興味深いフィールドがあることに気付いたかもしれません。それは「カスタム優先度」と「カスタムステータス」です。残念ながら、これらのフィールドはSharePointに関連付けられているため、すべてのユーザーが利用できるわけではありません。
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カスタム優先度
組み込みの優先度オプションはほとんどの場合に十分ですが、必要に応じてカスタム優先度オプションを作成することもできます。その前に、必要な優先度項目の種類について検討してください。1、2、3のような番号体系にしますか？それとも、「無視して構わない」「すぐに実行した方が良い」「大惨事が待っている」といった意味のあるテキスト項目にしますか？完全にあなた次第ですが、テキスト形式にする場合は、アルファベット順（これについては後ほど詳しく説明します）を検討してください。この例では、1、2、3といった単純な数字のリストを使用します。
優先度の高い項目のリストができたら、カスタムフィールドを追加する準備が整います。「タスク」ウィンドウで、変更したいビューを選択します。ここでは「アクティブ」ビューを使用します。ギャラリーに表示されていない場合は、「現在のビュー」グループの「ビューの変更」ドロップダウンから選択します。「アクティブ」ビューを現在のビューとして、以下の手順でカスタムフィールドを追加します。
- タイトルバーを右クリックし、「フィールドの選択」を選択します。「フィールドの選択」ダイアログで、下部にある「新規」をクリックします。または、「配置」グループの「列の追加」をクリックし、ダイアログ中央の「新しい列」をクリックします。
- [新しい列] ダイアログで、 「 Task Priority 」などのわかりやすい名前を入力します。(「 Priority 」は既に存在します。)
- この例ではテキストタイプを使用するため、このオプションを変更する必要はありません（図D）。「OK」をクリックして続行してください。
- カスタムフィールドをタイトルバーにドラッグ＆ドロップします（図E）。表示が多少異なっていても心配ありません。既に変更されている可能性があります。
図D
カスタム フィールドのタイプと形式を選択します。
図E
新しいカスタム優先度フィールドをタスク ビューに追加します。
タスク優先度ヘッダーをクリックするだけで、レコードの昇順と降順の並べ替えが切り替わります。ただし、現時点では並べ替えの基準はありません。既存のタスクに優先度を割り当てるには、新しいフィールド内をクリックして値を入力します。その後、ヘッダーをクリックすると、図Fに示すように、カスタム優先度でタスクが並べ替えられます。
図F
タスクの優先度ヘッダーをクリックして並べ替えます。
おっと…先ほどデータ型と並べ替えについて警告したのを覚えていますか？本当に12段階の優先順位があるなら、11と12は昇順リストの一番下に並べ替えられるはずです。カスタムフィールドを追加した際にテキストデータ型を使用したため、11と12は1の次に、2の前に並べ替えられます。本当に12段階あるなら、カスタムフィールドは数値フィールドにするべきです。そうすれば、期待通りに並べ替えられます。この例は、何が起こるかを示すために意図的に実行したものです。
この並べ替えは一時的なものです。ビューをさらに変更することで、カスタムフィールドによる永続的な並べ替えを追加できます。そのためには、
- [表示]タブをクリックし、[ビューの変更]ドロップダウンから[ビューの管理]を選択します。
- [アクティブ] (または変更したビューの名前) を選択し、[変更] をクリックします。
- [グループ化]をクリックします。
- 「グループ化」ダイアログで、「配置に従って自動的にグループ化」オプションのチェックを外します。
- [使用可能なフィールドの選択元] ドロップダウンから、[フォルダー内のユーザー定義フィールド] (左下隅) を選択します。
- 「アイテムのグループ化基準」ドロップダウンから「タスクの優先度」（図G）を選択し、「OK」を3回クリックします。図Hに結果を示します。
図G
ビューの永続的なグループを設定します。
図H
変更されたアクティブ ビューでは、カスタム優先度列ごとにタスクがグループ化されます。
ヘッダーをクリックして他のフィールドで並べ替えることもできますが、Outlook では永続的な優先グループ内でそのフィールドで並べ替えられます。
乞うご期待
一連のカスタム優先度レベルで並べ替えるために、アクティブビューにカスタムフィールドを追加し、そのグループ化を変更しました。組み込みビューを永続的に変更したくない場合は、アクティブビューをコピーして変更することもできます。現時点では、タスクにカスタム優先度値を追加する唯一の方法は、ビューを使用して事後に追加する方法です。今後の記事では、このカスタムフィールドを「新しいタスク」ウィンドウに追加し、タスク作成時に優先度を追加できるようにする方法を紹介します。
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