古いMicrosoft Word文書を更新するのは面倒な作業ですが、それでも必ずやらなければなりません。古い文書と新しい文書でスタイル名が同じであれば、幸運です。古い文書と新しい文書の違いがスタイル名だけであれば、少し手間がかかります。古い文書でスタイルが全く使用されていない場合は、作業はさらに難しくなりますが、それでもすべての文書を手動で更新するほど難しくはありません。
このチュートリアルでは、組み込みスタイルを使って古いドキュメントを新しいスタイルテンプレートで更新する方法を紹介します。結果を確認して少し調整する必要があるかもしれませんが、当初考えていたほど面倒な作業ではありません。
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)
Windows 10 64ビット版でMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンのMicrosoft Wordでも作業できます。Web版Wordではスタイルを変更できますが、デスクトップ版のようにスタイル名を一括変更することはできません。また、組み込みスタイルの数も限られています。
Wordでスタイルを確認する方法
簡単に言うと、Wordスタイルとは、複数の書式を組み合わせて適用するものです。スタイルを更新すると、文書内で適用されているすべてのスタイルも更新されます。スタイルは簡単に作成・適用できますが、誤解されることも多く、ユーザーに敬遠されがちです。
古い文書と新しいスタイルテンプレートの両方で、同じコンテンツレベルに同じスタイル名を使用している場合、古い文書の更新は簡単です。例えば、すべてのタイトルに「タイトル」スタイルを使用し、すべての見出し1のコンテンツに「見出し1」スタイルを使用し、すべての見出し2のコンテンツに「見出し2」スタイルを使用し、すべての引用に「引用」スタイルを使用するなどです。このような場合は、新しいスタイルテンプレートを適用するだけで完了です。
残念ながら、現実はそうではないかもしれません。古い文書を新しい書式設定規則に更新する場合、いくつかの問題が発生する可能性があります。
- 古いドキュメントのスタイルが新しいスタイル テンプレートのスタイル名と一致しません。
- 古い文書ではスタイルがまったく使用されていない可能性があり、むしろ直接書式設定が混沌としており、同じ文書内または文書間で一貫性がない可能性があります。
- 古い文書は最初の 2 つが混在している可能性があります。
解決策は、古い文書のスタイル名を新しいスタイルテンプレートのスタイル名と一致させることです。新しいスタイルテンプレートを適用すると、Word は古い書式を新しい書式に置き換えます。
明確に言うと、フォーマットを一致させているのではなく、スタイル名を一致させているのです。
まず、古い文書を開いて、何を扱っているかを確認します。
- ドキュメントでは、組み込みまたはカスタムのスタイル名が使用されていますか?
- ドキュメントではスタイル名が一貫して使用されていますか?
- 使用中のスタイルを新しいスタイル テンプレートのスタイルと一致させることができますか?
作業効率を上げるには、Wordのスタイルインスペクターを開いたままにしておきましょう。「ホーム」タブの「スタイル」グループのダイアログランチャーをクリックし、「スタイル」パネルの下部中央にある「スタイルインスペクター」アイコンをクリックします。このパネルを表示するためのショートカットは知りません。インスペクターは一度開くと、閉じるまで開いたままになるので、とても便利です。
Wordでスタイル名を更新する方法
古い文書で何を探しているのかがわかったので、その発見をどのように活用するかについて話し合いましょう。
使用されているスタイルと直接適用された書式を確認するには、図Aに示すように、インスペクタを使用してテキストをハイライト表示し、適用されているスタイルを確認します。ご覧のとおり、インスペクタには段落レベルとテキストレベルの書式、そして直接適用された書式が表示されます。「直接適用された書式」という用語は、手動で適用したすべての書式に適用されます。
図A
書式設定よりも、使用されているスタイル名の方が重要です。テンプレートが自動的にスタイルを更新するからです。重要なのは、スタイル名と、それがドキュメントの各レベルにどのように適用されるかです。
例えば、古い文書で「見出し2」というスタイルが使用されており、フォントは12、太字斜体フォントだとします。新しいスタイルテンプレートの「見出し2」はフォント12、太字斜体なしです。古い文書では、第2レベルのコンテンツヘッダーに「見出し2」のスタイルが使用されていることがわかりました。これが最適な設定です。新しいスタイルテンプレートを古い文書に適用すると、Wordは古い文書のすべての「見出し2」のテキストから斜体を削除します。これが目的の動作です。
古いドキュメント内のすべてのスタイル名とレベルが新しいスタイル テンプレートのスタイルとレベルと一致する場合は、新しいスタイル テンプレートを適用し、次の古いドキュメントに進みます。
Wordでスタイル名が一致しない場合に更新する方法
古い文書でスタイル名が使用されているが、それが新しいスタイルの文書のスタイル名と一致しない場合は、更新する前に古い文書で少し作業を行う必要があります。
上記の手順を繰り返し、古い文書で使用されているスタイルを確認します。コンテンツでそのスタイルがどのように使用されているかが最も重要な手がかりです。ここで、レベル分けの議論に戻ります。タイトル、見出し1、見出し2などが何であるかは既にご存知でしょう。古いスタイルの名前を新しいスタイル名に変更しましょう。
スタイル インスペクタを使用して、古いドキュメント内の同じスタイルのすべてのインスタンスの名前をすばやく変更するには、次の手順を実行します。
- 段落書式コントロールを右クリックし、「すべてのN個のインスタンスを選択」を選択します。Wordは同じスタイルを使用しているすべてのコンテンツを選択します。
- テキスト レベルの書式設定セクションの 2 番目のコントロールの横にある [すべてクリア] をクリックして、選択したすべてのインスタンスからすべての直接書式設定を削除します。
- スタイル ギャラリーから別のスタイルを選択して、選択したインスタンスの名前を変更できます (クリックするだけです)。
別の例を考えてみましょう。古い文書で、レベル2の見出しに「BoldandItalics」というカスタムスタイルが使用されています。スタイルインスペクタを使用して、「BoldandItalics」スタイルのインスタンスをすべて選択します。必要に応じて、直接適用された書式設定を削除します。次に、スタイルギャラリーから組み込みの「見出し2」スタイルを選択します。
コンテンツが見出し2、見出し3などであるかどうかを判断する際には、書式設定が重要になる場合があります。使用されているスタイルに意味のある名前が付いていない、またはスタイルが全く使用されていない場合は、適用された書式設定に若干の違いが見られるはずです。
スタイルインスペクタは、ユーザーがスタイルコンテンツに直接書式設定を一貫して適用していないが、スタイル名を変更する必要がない場合にも役立ちます。最初の2つの手順を繰り返して直接書式設定を削除しますが、スタイル名は変更しないでください。
新しいスタイル テンプレートを適用すると、Word では、以前に名前が付けられた BoldandItalics のインスタンスが見出し 2 に置き換えられます。これは、古い文書に新しいスタイル テンプレートを適用する前に、それらのインスタンスに見出し 2 を適用したためです。
Wordでスタイルが使用されていない場合に更新する方法
古い文書でスタイルが使われておらず、直接的な書式設定が多数ある場合は、すべての書式設定を削除して最初からやり直すことができます。しかし、より良い方法は、コンテンツレベルを一致させることです。スタイルが適用されていない文書を作業しながら、コンテンツをレベルごとに確認し、適切な組み込みスタイルを適用します。ただし、これは面倒な作業になる可能性があります。
スタイルを一つずつ適用する代わりに、コンテンツが選択された状態で、スタイルギャラリーで新しいスタイルと名前が一致するスタイルを右クリックし、「選択範囲に合わせて見出し名を更新」を選択します。これにより、選択したスタイルが、同じ直接書式設定を持つすべての選択インスタンスに適用されます。新しいスタイルテンプレートを適用するまでにこの操作を数回行う必要がある場合もありますが、最初からやり直すよりも早く完了します。スタイルインスペクタが開いている場合は、それを使用して同じスタイルまたは書式設定を持つすべてのインスタンスを選択することもできます。
最後に
すべてのスタイル名を新しいスタイル名に変更したら、新しいスタイルテンプレートを適用します。古い文書が新しいスタイルの規則にどれほどよく合致しているかに驚くでしょう。文書に多少の調整が必要になったとしても、多くの時間と労力、そしてフラストレーションを節約できます。
いずれの場合も、レベルの使用状況は書式設定ではなく、組み込みスタイルに一致させます。新しいスタイルテンプレートで組み込みスタイルが使用されていない場合は、新しいスタイルを古いドキュメントにインポートし、同じように適用します。
スタイル インスペクターの詳細については、「Word 文書の書式の不一致を明らかにする 3 つの方法」を参照してください。
