中小企業の給与管理に役立つ8つのヒント

給与計算はリスクの高い業務です。ほんのわずかな見落としでも、大規模な訴訟や労働基準法違反につながる可能性があります。

多くの職場で厳格なポリシーを施行しているのは、こうしたミスを許容する余地が狭いためです。しかし、これは容易なプロセスではありません。例えば、統一されたオンボーディングプロセスを構築するには時間がかかることもあります。それでも、給与カットを容易にする方法はたくさんあります。

中小企業の給与計算方法に関する 8 つの重要なヒントを見てみましょう。

ジャンプ先:

1. 支払いスケジュールを決定する
2. 給与予算を守る
3. 給与税の期限を知る
4. 従業員を正しく分類する
5. 労働法と税法を監視する
6. 堅実なオンボーディングとオフボーディングのプロセスを設計する
7. 時間給スタッフ向けの時間追跡ソフトウェアを入手する
8. 各給与期間の給与データを確認する

1. 給与スケジュールを決定する

従業員が毎週、あるいは隔週で給料を受け取るのは、単に寛大さだけが理由ではありません。州法は、雇用主がどのくらいの頻度で給与をカットしなければならないかを定めています。

全米50州では、少なくとも月に1回の支払いが義務付けられています。しかし、ほとんどの州では、月2回以上のより頻繁な支払いを義務付けています。さらに、地域によっては、従業員の業務内容に応じて異なる給与支払い頻度を定めているところもあります。

例えば、ニューヨーク州では肉体労働者には週払いの給与支払いが義務付けられています。しかし、事務職員は月に2回しか給与を受け取れない場合があります。カリフォルニア州、ニューハンプシャー州、テキサス州など、他の州でも給与表に関する法律は複雑です。

これらの多様な規制により、厳格な給与計算スケジュールを策定する必要があります。また、従業員の区分ごとに異なる支払期限を遵守する必要もあります。これらの法律を遵守しないと、多額の費用がかかる訴訟に発展する可能性があります。

2. 給与予算を守る

いつ従業員に給与を支払うかを決めたら、次はいくら支払うかを決める必要があります。このプロセスには、従来の予算編成が用いられます。

例えば、5人の新しい従業員を雇う必要があるとします。今後6～12ヶ月間で人件費にいくら支出できるかを把握する必要があります。そうすれば、5人の新しいポジションそれぞれに適切な給与を割り当てることができます。

もちろん、必要な人材の市場価格を調査することも必要です。高度なスキルを持つエンジニアに最低賃金を支払うだけではうまくいきません。ですから、内定を辞退したり、時間を無駄にしたりしないよう、しっかりと下調べをしましょう。

参照：2023年版 格安給与計算サービス

3. 給与税の納付期限を知る

人生で確実なのは死と税金だけだ。そして、税金を滞納した場合の罰金もそうだ。

そのため、州税と連邦税の納税期限を計画する必要があります。多くの企業は、年間納税と四半期納税の両方をしなければなりません。いずれにせよ、このプロセスはカレンダーに日付を記入する以上のものです。必要な金額を支払えるように予算を立てることも必要です。

IRS（内国歳入庁）は、中小企業の経営者が税金を滞納しないよう、年間を通して現金の預託を要求することがあります。この預託金は、納税期日に不足金が出ないよう、連邦機関が保管します。

つまり、州および連邦の給与税の支払い期日を明確にし、それに応じて予算を立てるということです。

4. 従業員を正しく分類する

ライドシェアサービスのUberなど、多くの企業が契約社員を従業員のように扱っているとして批判を受けています。こうした非難は、数百万ドル規模の訴訟や多くの悪評を生み出しました。

この問題に対する立場に関わらず、これらの法的問題は従業員の適切な分類の重要性を浮き彫りにしています。例えば、IRS 1099フォームを使用する独立請負業者は、しばしば自分たちは従業員に近いと主張する傾向があります。この主張は、カリフォルニア州のAB-5法をはじめとする多くの労働紛争や法律の根底にあります。

法的トラブルを避けるには、弁護士に相談し、従業員の分類を誠実に評価してもらいましょう。W-2従業員は契約社員よりも費用がかかることが多いですが、適切な分類は、高額な訴訟費用を負担するよりも長期的に見て安価です。

5. 労働法と税法を監視する

労働者を適切に分類したら、労働条件を遵守する必要があります。これらの規制は、休憩時間、安全装置、残業代など、さまざまな事項を規定しています。また、多くの項目が従業員の給与支払い方法と重複しています。

他の義務規定と同様に、詳細は州によって異なります。カリフォルニア州のように、長時間勤務の場合、30分の食事休憩を義務付けている州もあれば、ウェストバージニア州のように、20分の昼食休憩のみを義務付けている州もあります。給与に関しては、勤務時間に基づいて計算される地域もあります。

安全装備やユニフォームも給与に影響します。ユニフォームが必要な場合は、従業員にこれらの衣類の費用を負担してもらう必要があるかもしれません。保護具についても同様です。明らかに、給与計算には時給以上のものが含まれます。

つまり、各州の労働法を注意深く分析し、法令遵守の職場環境を構築することが重要です。休憩時間や備品など、義務付けられている項目の予算も必ず確保しましょう。お困りの際は、最適な給与計算ソフトウェアをご検討ください。

6. しっかりとしたオンボーディングとオフボーディングのプロセスを設計する

確かに、覚えておくべき法的要件はたくさんあります。しかし、従業員もこれらのトピックを理解している必要があります。

そのため、従業員の採用（オンボーディング）と退職（オフボーディング）のための確固としたプロセスを構築する必要があります。これらのプロセスでは、スタッフとマネージャーに求められる要件を明確に規定する必要があります。例えば、マネージャーは従業員のオフボーディングに関する事務手続きを把握し、記録の正確性と適切な手続きを確実に実施する必要があります。これにより、退職する従業員が最後の給与を受け取る時期と福利厚生の終了時期が明確になります。

多くの雇用主は、ポリシーをバインダーやデジタル形式でまとめています。中には、研修を実施したり、社内に担当者を配置して一貫した窓口を設けているところもあります。どのような方法で周知するにせよ、法的問題から会社を守るために、該当する書類には必ず署名をもらいましょう。

7. 時間給スタッフ向けの時間追跡ソフトウェアを導入する

多くの時間給従業員を雇用している場合は、タイムカードの打刻管理に時間追跡ソフトウェアが必要です。これらのデジタルツールを使えば、勤務シフトを秒単位まで記録できます。さらに、高度なソフトウェアを使えば、不正行為の発見、納税期限の遵守、給与の自動減額など、様々な便利な機能も利用できます。

人気のソフトウェアとしては、OnPay、QuickBooks Payroll、Gustoなどがあります。特定の業界に特化したオプションもあります。例えば、7shiftsはレストランで人気です。

8. 各給与期間の給与データを確認する

完璧な人間などいません。従業員も例外ではありません。この点を踏まえると、給与計算のミスは避けられません。中には、出勤記録を忘れるといった無害なものもあれば、実際の勤務時間よりも長く勤務記録を記入するといった悪質なものもあります。

このような事態が発生する可能性があるため、毎回の給与支払期間を監査する必要があります。たとえ1回のシフトの重複が誤って発生しても、長期的には大きな損失につながる可能性があります。

これらの監査に時間がかかりすぎると思われる場合は、パートタイムの給与計算担当者または人事担当者を雇うことを検討してください。彼らが発見するエラーによって、その役割は十分に報われる可能性が高いでしょう。

給与計算を成功に導く

給与計算は厳しく規制されたプロセスです。労働法に違反したり、給与の支払いが遅れたりすると、厳しい罰則を受ける可能性があります。問題を回避するために、事業を展開している州の新しい規則を常に監視してください。また、コンプライアンスに準拠した信頼性の高い給与計算プロセスを確保するために、厳格な社内ポリシーを策定してください。

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