イラスト: アンディ・ウォルバー/TechRepublic
Google Workspace 管理者は、組織に新しく加わったメンバーが業務を開始する前に、舞台裏で様々な作業を行います。これには、様々な Google Workspace アプリの動作に影響を与える数百もの設定が含まれます。また、組織に新しく加わるメンバーそれぞれにアカウントを作成することも必要です。
しかし、組織に入社した初日には、もう一つの課題が残ります。それは、メンバーが組織を立ち上げ、サインインし、仕事に取り掛かる準備をするサポートです。特に初日は、1回のセッションで多くの情報を提供しすぎて、メンバーを圧倒してしまうことがよくあります。
以下の 5 つの手順は、情報過多と情報不足のバランスが取れていると感じた手順です。特に、Windows または macOS のデスクトップまたはノートパソコンで Google Workspace を設定するユーザーを支援する際に、これらの手順を推奨します。（Chrome OS とモバイルデバイスでの Google Workspace の設定には異なる手順が必要です。これについては後ほど別途説明します。）そのため、組織に誰かが入社した初日には、IT チームの担当者に以下の手順と情報提供について新入社員をサポートしてもらうことをお勧めします。
参照: Google Meet の使い方 (無料 PDF) (TechRepublic)
1. Chromeをインストールしてログインする
まず、Chrome をダウンロードしてインストールします（図 A）。Google Workspace アプリは、Safari、Microsoft Edge、Firefox など、ほとんどの最新のデスクトップ ブラウザで動作します。ただし、Gmail や Google カレンダーのオフライン アクセスなど、一部の機能は Chrome でのみ動作します。職場や学校でパソコンで Google Workspace をご利用の場合は、Google Chrome にログインした状態でご利用いただくことを強くお勧めします。
図A
Chrome をインストールしたら、Chrome で Google Workspace アカウントにログインしてください。Chrome で設定の同期を許可することをお勧めします。これにより、ブックマーク、履歴、その他のアカウントに関連付けられた設定がシステム間で同期されます。別のパソコンで Chrome にログインする場合、同期により、異なるデバイス（デスクトップとノートパソコンなど）だけでなく、異なるオペレーティング システム（Windows、macOS など）間でも Chrome の一貫した操作性を実現できます。
2. デスクトップ版Googleドライブをインストールしてログインする
WindowsおよびmacOSシステムでは、デスクトップ版Googleドライブ（図B）をダウンロードしてインストールすることをお勧めします。インストールが完了すると、パソコンに保存されているファイルにアクセスするのと同じように、Googleドライブに保存されているファイルを閲覧、開き、保存できるようになります。デスクトップ版ドライブを使用すると、Google Workspaceアプリだけでなく、ローカルにインストールされたアプリケーションでもGoogleドライブを簡単に利用できるようになります。例えば、ローカルのMicrosoft Wordで新しいドキュメントを作成し、それをGoogleドライブに保存できます。もちろん、デスクトップ版ドライブでは、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを閲覧して操作することもできます。
図B
3. GmailでチャットとMeetを有効にする
2つの設定を微調整するだけで、Gmailをメールだけでなく、チャットやウェブ会議の中心的なコミュニケーションハブとして活用できます。Gmailで設定メニューを開き、「すべての設定を表示」→「チャットとMeet」（タブ）を選択し、「チャット」が「Googleチャット」（オフになっていない）に設定されていること、「Meet」が「メインメニューにMeetセクションを表示する」に設定されていることを確認してください（図C）。「変更を保存」ボタンをクリックすると、GmailでチャットとMeetの両方が利用できるようになります。
図C
さらに、Gmail を使い始めるユーザーをサポートするときは、通常、ページ上の次の 4 つの項目を指摘します。
- 新規メールを作成するための「作成」ボタン
- 検索ボックスと検索オプションアイコンを表示してメールを検索します
- Gmail内のカレンダー、Keep、ToDoリストにアクセスするためのサイドパネル
- Workspaceや他のアプリにアクセスするためのアプリランチャー
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析(TechRepublic Premium)
4. カレンダーでタイムゾーンと勤務時間を設定します
Google カレンダーでタイムゾーンと勤務時間の両方を適切に設定すると、都合の悪い時間に誤って会議に招待される可能性を減らすことができます。カレンダーで、設定スプロケット | 設定を選択し、タイムゾーンまでスクロールします。必要に応じて、現在地を正確に反映するように調整します (図 D、左)。オプションで、セカンダリ タイムゾーンを表示することもできます。通常、これは同僚の多くが働いている場所、または UTC/協定世界時のいずれかになります。[勤務時間と場所] (使用可能な場合) までスクロールし、[勤務時間を有効にする] を選択します。各日の時間をカスタマイズして、標準スケジュールを反映させます (図 D の右を参照)。
図D
Google カレンダーの使い始めを誰かに手伝うとき、私はいつも次のことを指摘します。
- 表示期間を変更するビュースイッチャー
- 「他のカレンダーを追加」オプションで同僚のスケジュールを検索して表示します
参照: Google カレンダーの使い方: 6 つのヒント(TechRepublic)
5. Googleドライブについてユーザーに簡単に紹介する
これら2つの重要な設定変更が完了したら、Googleドライブの使い方について説明していきます。まずはGoogleドライブを開き、「マイドライブ」と「共有ドライブ」の基本的な違いについて説明します。マイドライブには、アクセス可能なフォルダやファイル（ただし、他のユーザーと共有するかどうかは任意）が格納されます。共有ドライブには、共有ドライブのメンバーの権限レベルに応じてアクセスレベルが異なるフォルダやファイルが格納されます（図E、左側のメニュー）。
図E
Googleドライブを使っている場合は、通常、相手に「マイドライブ」を選択し、「+新規」ボタンをクリックするよう依頼します。すると、新しいフォルダの作成、アイテムのアップロード、新しいファイル（新しいGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなど）の作成などのオプションが含まれたメニューが表示されます。
検索ボックス (および検索オプション アイコン) とアプリ ランチャー アイコンについても指摘することをお勧めします。
参照: G Suite 共有ドライブの使い方(TechRepublic)
どのような手順をお勧めしますか?
もちろん、Google Workspace を初めてご利用になる方にとって役立つ設定手順は他にもたくさんあります。Chrome で Gmail をホームページとして自動的に開くように設定している人もいれば、頻繁に使用する Workspace アプリ（Gmail、カレンダー、ドライブ、ドキュメントなど）をブックマークしている人もいます。また、Gmail、カレンダー、ドライブをオフラインアクセス用に設定する人も多くいます。
入社初日にGoogle Workspaceを使い始めるメンバーをサポートする際、どのような手順を踏んでいますか？ より詳細な手順を網羅していますか？ それとも、はるかに少ない設定手順に絞っていますか？ Google Workspaceのコアとなる知識について、下のコメント欄またはTwitter（@awolber）でぜひ教えてください。
