特定のドメインがHiveワークスペースに自動的に参加できるようにする方法

Trello、ClickUp、monday.com、Asanaなどのプロジェクト管理ソリューションを使えば、ユーザーをプロジェクトに簡単に追加でき、共同作業を通じてプロジェクトの成功に貢献できます。一部のソリューションでは、管理者がプロセスに介入することなく、ユーザーがワークスペースに参加できるように設定できます。

こうしたセルフヘルプ型の参加方法は確かに便利ですが、プロジェクトへのアクセス権を持たないユーザーが参加すると問題が発生する可能性もあります。そのような事態になれば、悪意のあるユーザーがプロジェクトに大混乱をもたらす可能性があります。さらに悪いことに、その望ましくないユーザーがプロジェクトの機密データを盗む可能性もあります。

参照:採用キット: プロジェクトマネージャー(TechRepublic Premium)

プロジェクト管理プラットフォームとしてHiveをご利用の場合、自動登録を有効にしつつ、特定のドメインに限定できる便利なオプションがあります。例えば、会社のドメインがmybiz.comで、@mybiz.comのメールドメインのすべてのユーザーがワークスペースに自動的に参加できるようにしたいとします。Hiveでは、この設定は非常に簡単です。

この機能の注意点は、許可されたドメインを1つしか追加できないことです。そのため、別のメールドメインのユーザーがいる場合は、手動で追加する必要があります。ただし、ビジネスメールドメインをHiveに追加すれば、手動で追加しなければならないユーザー数を大幅に削減できます。

覚えておいていただきたいのは、メールドメインによるアクセス制限はワークスペースに関するものであり、プロジェクトに関するものではないということです。会社のメールドメインに紐付けられたユーザーにHiveワークスペースへのセルフ登録を許可することは可能ですが、プロジェクトへの追加は手動で行う必要があります。

ユーザー登録タスクを簡素化するために、Hive に電子メールドメインを追加する方法を説明します。

特定のドメインがHiveワークスペースに自動的に参加できるようにするために必要なもの

必要なのは、有効なHiveアカウントと管理者権限を持つユーザーログインだけです。これは無料アカウントでも有料アカウントでも設定できます。

Hive ではワークスペースが 1 つしか利用できないことにご注意ください。ワークスペース内に複数のプロジェクトを作成できますが、自動登録の対象は 1 つのドメインのみに限られます。そのため、Hive は 1 つのワークスペースで十分な小規模な組織に限られます。地域や部門ごとに複数のワークスペースを必要とする大規模な組織には、Hive は最適な選択肢ではない可能性があります。

単一ドメインを自動登録するように設定する方法

管理者権限を持つユーザーとしてHiveアカウントにログインします。ログインが完了したら、ウィンドウの右上にあるプロフィールアイコンをクリックします。

表示されるポップアップメニュー (図 A ) から、[設定] をクリックします。

図A

設定ウィンドウで、許可されたドメイン (図 B ) を探します。

図B

「許可されたメールドメインを持つユーザーがワークスペースに自動的に参加できるようにする」チェックボックスをクリックし、許可したいドメインを「mybiz.com」の形式で入力します。保存は自動的に行われるため、保存する必要はありません。

ユーザーがHiveワークスペースに参加する方法

仕事用メールドメインのセルフ登録を有効にしたので、ユーザーがワークスペースに参加できるように送信する URL を見つける必要があります。

参加させたいプロジェクトに移動し、ウィンドウの右上にある「その他」をクリックします。ポップアップメニュー（図C）から「プロジェクトにリンクをコピー」をクリックします。

図C

プロジェクトへのリンクをコピーして、許可されたメールドメインのユーザーと共有します。

リンクをコピーしたら、あなたのメールドメインに登録されているユーザーに送信してください。送信したユーザーはリンクをたどってプロジェクトにアクセスできます。Hiveアカウントをまだ持っていないユーザーには、アカウントの作成を促すメッセージが表示されます。

アカウントの作成と検証が完了すると、ユーザーはワークスペースに関連付けられたプロジェクトにアクセスできるようになります。ご想像のとおり、これは先ほど述べた注意事項の補足です。ワークスペース内の特定のプロジェクトにユーザーを招待することは可能です。

Hive Workspacesに関するもう一つの注意点

ドメインを許可し、プロジェクトリンクをコピーしたとしても、ユーザーがサインインしただけではプロジェクトにアクセスできません。アクセスするには、プロジェクトページの「招待」ボタンからユーザーを招待し、アクセスを許可したいプロジェクトを割り当てる必要があります（図D）。

図D

特定のプロジェクトに新しいユーザーを招待した後も、招待されたプロジェクトが表示されません。最終的にプロジェクトへのアクセスを許可するには、プロジェクトページの左上にあるプロフィールアイコンをクリックし、「+」をクリックして表示されるポップアップに招待したユーザーのメールアドレスを入力し、アクセスレベルを選択して「招待」をクリックします（図E）。

図E