Gmailで定型返信機能を有効にして使用する方法 - TechRepublic

Gmailをメインのメールアカウントとして使い、自分はヘビーユーザーだと考えている方なら、きっと一度は、賞賛に値する返信を書く時間がない、という状況に遭遇したことがあるはずです。しかし、単に「了解しました」と返信するだけでは、ビジネスにとってメリットになりません。代わりに、たとえ事前に用意されていた返信であっても、少なくとも相手に「少しは考えてくれた」と思わせる、使いやすく、よく練られた定型文を用意する必要があります。

Google Inbox を愛用している方なら、メールテンプレートが最適な選択肢であることはご存知でしょう。しかし、Gmail を冷酷な死の手から引き剥がす覚悟があるなら、Google のメールアプリには、そのような返信機能がないことはご存知でしょう。Gmail ユーザーは、返信定型文を使う必要があります。

シーッ…実はテンプレートと定型返信は実は同じものなんです。名前が違うだけで、設定方法も少し違います。

Gmailの返信定型文機能を有効にして活用する方法をご紹介します。一度使い始めると、今までどうやって使っていたのか不思議に思うでしょう。

必要なもの

簡単です。ログインできるGoogleアカウントがあれば、それで完了です。残念ながら、この機能はGmailのウェブブラウザ版でのみ利用可能です。Gmailアプリには返信定型文機能が搭載されておらず、Google Playストアでこの機能の追加を謳う数少ないアプリも、実際には提供されていません。

定型返信を有効にする

まず最初に知っておくべきことは、GoogleがLabsタブを廃止したため、定型返信機能が別の場所に移動したということです。定型返信機能を有効にするには、以下の手順を実行してください。

1. Google アカウントにログインします。
2. Gmail を開きます。
3. 歯車アイコン（プロフィール写真の近く）をクリックします。
4. [設定]をクリックします。
5. [詳細設定]タブをクリックします。
6. クリックすると、定型返信が有効になります (図 A )。
7. 下にスクロールして「変更を保存」をクリックします。

図A

[変更を保存] をクリックすると、Gmail が再読み込みされ、受信トレイに戻ります。

定型返信の使用

定型返信を使用するには、まず定型返信を作成する必要があります。Gmailの作成ウィンドウを開き、定型返信として使用するメールを入力します。返信が完成したら、作成ウィンドウの右下にある3つの点をクリックし、「定型返信」をクリックします。表示されるメニュー（図B）の「保存」セクションから「新しい定型返信」をクリックします。

図B

すると、定型返信に名前を付けるよう求められます。名前を入力して「OK」をクリックしてください。これで新しい返信が使用可能になります。この返信で返信する必要があるときは、返信が必要なメールを開き、3点メニュー | 定型返信をクリックし、メニューの「挿入」セクションから使用する返信を選択してください。

定型応答の使い方はこれだけです。

迅速かつ簡単な対応

外出先で仕事が多忙を極める時、Gmailで定型返信を設定しておくと便利です。クライアントやスタッフなど、数語以上の返信を求める相手と確実にコミュニケーションを取ることができる、驚くほど簡単な方法です。定型返信を毎日の習慣に取り入れれば、きっと満足していただけるはずです。

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