Google Workspace アプリのテンプレートを活用する 5 つのヒント - TechRepublic

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Google ドキュメント、スプレッドシート、フォーム、スライド、サイトの一般的なテンプレートギャラリーを使用して、特定の種類のファイルをすばやく作成したり、Google Workspace 組織内で使用する独自のテンプレートを作成したりできます。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド（左側）、フォーム、サイト（右側）のテンプレートギャラリーのスクリーンショットに「テンプレートギャラリー」という文字が重ねて表示されています。 — 画像: アンディ・ウォルバー/TechRepublic

Google Workspace には、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトのファイルテンプレートが含まれており、これらの Workspace アプリを使用するすべてのユーザーが利用できます。提供されるテンプレートは、幅広い一般的な用途に対応しています。

提案書、手紙、ニュースレター、履歴書（ドキュメント）
予算、カレンダー、出勤状況、請求書（スプレッドシート）
写真アルバム、レポート、プレゼンテーション、提案書（スライド）
フィードバック、申請書、注文書、登録（フォーム）、および
プロジェクト、チーム、クラス、クラブ、個人、イベントサイト (サイト)。

以下の最初の 2 つのヒントでは、テンプレートギャラリーにアクセスし、これらの一般的なテンプレートのいずれかから新しいアイテムを作成する方法について説明します。

参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム (TechRepublic Premium)

Google Workspace を利用する組織の多くは、カスタムテンプレートを作成し、組織内のユーザーが利用できるようにしています。通常、これらのドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、またはサイトのアイテムは、組織のブランド基準に合わせてフォーマットされます。以下の最後の 3 つのヒントでは、テンプレートに対する管理者による制御と、テンプレートとして使用する可能性のあるファイルを特定し、テンプレートギャラリーに送信する方法について説明します。

テンプレートからアイテムを作成する方法

テンプレートから新しい Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、またはフォームファイルを作成するには、ウェブ上の Google ドライブに移動し、[+ 新規] を選択して、選択したアプリ (ドキュメント、スプレッドシート、スライド、またはフォーム) の右側にある [>] までカーソルを移動し、テンプレートから新しいファイルを作成できるメニューにアクセスします (図 A )。

あるいは、すでにドキュメント、スプレッドシート、またはスライドファイルを開いている場合は、[ファイル] | [新規] | [テンプレートから] を選択できます。

図A

ブラウザでの Google ドライブのスクリーンショット。Google フォームメニューがアクティブで、空白のフォーム、空白のクイズ、テンプレートからのオプションが表示されています。 — ウェブ上の Google ドライブで [+ 新規] を選択し、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、またはフォームの右側にある [>] をクリックして [テンプレートから] オプションを表示します。

ウェブ上のテンプレートギャラリーにアクセスする方法

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、そして新しい Google サイトのホーム画面から直接テンプレートギャラリーにアクセスできます。テンプレートギャラリーが表示されない場合は、設定を変更する必要がある可能性があります。デスクトップブラウザで、選択したアプリ（例: https://docs.google.com/、https://forms.google.com など）のホーム画面に移動し、左上にある 3 本の横線メニューを選択して [設定] を選択し、図Bのように「ホーム画面に最近使用したテンプレートを表示する」の横にあるチェックボックスをオンにします。

図B

Google スライドの設定のスクリーンショット。テンプレート設定のボックスで、ホーム画面に最近のテンプレートを表示するが選択されています。 — Workspace アプリの設定で、テンプレートギャラリーへの目立つアクセスを有効にします。

アプリのホーム画面では、「空白」テンプレート、または表示されている他の6つのテンプレートから選択できます。利用可能なすべてのテンプレートにアクセスするには、「テンプレートギャラリー」メニュー（図Cを参照）をクリック（またはタップ）してください。テンプレートを選択すると、ブラウザにテンプレートの内容を含む新しいアイテムが生成され、必要に応じて編集できます。

図C

Googleスライドのスクリーンショット。テンプレートギャラリーには新しいプレゼンテーションの6つのオプション（空白と他の5つのテンプレート形式）が表示され、 — Workspace アプリのホーム画面にテンプレートギャラリーが表示されたら、テンプレートを選択するか、「テンプレートギャラリー」という文字 (赤で囲まれている) をクリックして、利用可能なすべてのテンプレートにアクセスします。

ワークスペース管理者がテンプレートオプションを管理する方法

管理者はGoogle Workspace管理コンソールから、テンプレートと送信設定の両方を管理できます。設定にアクセスするには、管理コンソールにログインし、[アプリ] | [Google Workspace] | [ドライブとドキュメント] | [テンプレート] に移動してください。

図D

まず、ほとんどの場合、管理者は「組織でカスタムテンプレートを有効にする」チェックボックスがオンになっていることを確認する必要があります（図D）。有効にすると、管理者はテンプレートのカテゴリをカスタマイズできるようになります。デフォルトのオプションには、「基本」「パンフレットとニュースレター」「財務と会計」「手紙とFAX」「レポートと提案書」などのカテゴリが含まれています。組織に不要なカテゴリを削除し、必要に応じて新しいカテゴリを追加することをお勧めします。

図E

Screenshot of Google Workspace Templates Submission settings administrator options, with three choices: Open (anyone may submit templates), Moderated (anyone may submit, but an admin approves), or Restricted (only accounts given Docs Templates privilege may submit). — 大規模な組織のワークスペース管理者は、テンプレートの送信に対して必要な制御レベルに応じて、送信設定を「モデレート」または「制限」に調整する必要がある場合があります。

次に、管理者は、図 Eに示すように、組織のテンプレートギャラリーにテンプレートを送信できるユーザーを選択できます。送信されたテンプレートを確認または管理するユーザーがいない場合は、[オープン] を選択します。これにより、組織内のすべてのユーザーがテンプレートをアップロードできるようになります。ただし、多くの管理者は、[送信] 設定を [モデレート] に調整することになります。これにより、誰でもテンプレートを送信できるようになりますが、組織内のすべてのユーザーがテンプレートを利用できるようになる前に、送信されたアイテムを管理者が承認する必要があります。[制限付き] オプションでは、ドキュメントテンプレートの権限が有効になっているアカウントを持つユーザーのみがテンプレートを送信できるため、ドキュメントまたはブランディング標準を専任で担当するフルタイムチームを抱える大規模な組織でのみ使用するのが最適です。

上記のいずれかの設定を調整した後は、必ず「保存」を選択してください。

テンプレートとして提出する可能性のあるファイルを特定する方法

頻繁に使用するファイルであれば、テンプレートとして活用できます。レターヘッド付きの文書、予算表、標準化されたプレゼンテーションなどは、テンプレート化するのが理にかなっています。

特定の項目が適切なテンプレートになるかどうかを判断するには、ファイルの形式と内容の両方を検討してください。例えば、ニュースレターやプレゼンテーションなど、高度なフォーマットが求められるファイルは、フォント、フォントサイズ、色、ロゴの配置を統一することで効果を発揮します。同様に、提案書やプレスリリースでは、組織、活動、担当者を説明する際に一貫した言葉遣いが効果的です。ブランドやコンテンツのガイドラインに従うよう繰り返し求めるよりも、望ましい形式と内容を一度テンプレートに取り込む方が効果的です。

組織のテンプレートギャラリーにファイルを送信する方法

組織のテンプレートギャラリーは、Google の一般テンプレートギャラリーと連携して機能します。つまり、追加のタブとして表示されます（図 Fを参照）。上記の手順に従ってウェブ上のテンプレートギャラリーにアクセスし、「一般」タブの左側にある組織名を選択してください。

図F

Screenshot of Google Slides Template gallery, with the author’s organization (WolberWorks) name tab selected, with “No templates available” shown. Below this, a “Submit template” button displays. — 組織では、組織の名前 ([全般] タブの左側) を選択して、利用可能な組織テンプレートにアクセスします。

ここでは利用可能なすべての組織テンプレートにアクセスできるだけでなく、「テンプレートを送信」ボタンを選択することもできます。このボタンをクリックすると、図Gに示すように、アイテムの選択、ファイルのカテゴリの入力、そしてファイルのコピー（オリジナルではなく）の送信を選択するよう求められます。テンプレートを組織内の全員が利用できるようになるには、管理者の承認が必要になる場合があることにご注意ください。

図G

Screenshot of the Submit a template box that appears, with Select a presentation (button), Submit a copy of this file instead of the original (slider) and Category (drop-down menu) options. — 「テンプレートを送信」ボタンを選択すると、ファイルを選択し、テンプレートのカテゴリを選択するように求められます。（組織の Workspace 管理者が利用可能なカテゴリを設定している場合があります。）

Google Workspace テンプレートの使用経験はいかがですか?

Workspace アプリのテンプレートはどれが一番よく使われていますか？組織の Workspace アカウントをお持ちの場合、カスタムテンプレートギャラリーを活用していますか？それとも、共有ファイルに依存していて、「ファイル」>「コピーを作成…」コマンドを使って複製していますか？Google Workspace 内でテンプレートをどのように活用しているか、ぜひ下のコメント欄または Twitter (@awolber) で教えてください。

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