COVID-19パンデミックの始まり以来、管理職はリモートワークの従業員をどのように管理するか、そしてリモートワークやハイブリッドワークの環境が持続可能かどうかという問題に頭を悩ませてきました。物理的なオフィスが自宅、キッチン、カフェに置き換わるにつれ、従業員のエンゲージメントが低下していることを示す証拠がいくつかあります。
ハーバード・ビジネス・レビューによる新しい調査は、この仮定に異議を唱え、リモート会議は時間の経過とともに変化しているものの、リモート従業員は依然として関与していることを示しています。
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テキサス大学オースティン校マコームズ経営大学院の経営学助教授アンドリュー・ブロツキー氏は、Vyoptaの製品管理ディレクターであるマイク・トリバー氏と共同で、リモートワーカーのエンゲージメントが時間の経過とともに維持されているかどうかを調査しました。チームは、エンゲージメントの低下は、リモート会議か対面会議かを問わず、会議の減少に表れると予測しました。
リモート会議がエンゲージメントにどのような影響を与えているかを理解するために、研究チームは、さまざまな業界のフォーチュン500企業7社を含む世界的大企業10社から、ビデオをオンまたはオフにした状態でのZoom、Microsoft Teams、Webexのメタデータを収集しました。
合計で4,800万件の会議が行われ、50万人以上の従業員が参加しました。会議は2020年春の4月から5月中旬までの6週間と、その後の2年間の同じ6週間の間に開催されました。レポートによると、各企業は当初から少なくとも1つの会議ソフトウェアツールを頻繁に使用しており、その大多数（71%）がMicrosoft Teamsを使用していました。
トリバー氏は、データは平均値を示しており、個人レベルでは状況が大きく異なる可能性があると警告しています。傾向を観察するためにデータを使用するのが、データを見る最良の方法かもしれません。
「例えば、『デンバーのマーケティングチームは、今四半期の1対1ミーティングの数が前四半期と比べて30%減少しています。様子を見ましょう』といった具合です。マネージャーにとって最も重要なのは、チームメンバーと効果的な1対1ミーティングを行うことです。もし誰かがエンゲージメントを失っている場合、効果的な1対1コミュニケーションによってマネージャーは真相を突き止め、できれば従業員と協力して方針転換を図ることができるでしょう」とトリバー氏は述べています。
このデータは対面でのやりとりを組み込んでいないという点で限定的であり、報告書によれば、このデータは会議の総数を過小評価しているだけであることが示唆されている。
1. より小規模で短い会議に切り替える
リモート会議は25％短縮され、2020年の1回あたり平均43分から2022年には30分強になりました。ただし、参加者の規模は減少しており、2020年には1回あたり平均20人が参加していたのに対し、2022年には1回あたり平均10人にまで減少しました。
トリバー氏は、全体的な会議数の増加は主に1対1の会議の増加によるものだとみており、1対1の会議は2020年には17%、2022年には42%となった。
「1対1のミーティングは、その性質上、2人だけの間で行われるため、比較的短時間になる傾向があります」とトリバー氏は述べた。
自発的な一対一のミーティングは、2020 年の 17% から 2022 年には 66% に増加しました。ただし、この変数を除外すると、小規模 (3 ～ 15 人) および大規模 (16 人以上) のミーティングでもこの傾向が見られました。
トリバー氏は、この傾向はリーダーたちが「リモートワークを試し」、そして「より小規模で短時間の会議の方が効果的だろう」と気づいた結果だと考えている。
2. 会議が多すぎると注意が必要
会議の回数が増加しました。研究者たちは、2022年には従業員1人あたりのリモート会議が2020年よりも60%増加したことを発見しました。
物理的なオフィスへの復帰にもかかわらず、リモート会議は増加しています。トリバー氏は、スケジュールが過密になっている状況を「誰のせいでもなく、見過ごされがちな緊急の問題」と捉えています。その結果、長時間労働、勤務時間外の帰宅、ストレスの増加、さらにはミスの発生率の上昇につながる可能性があります。過剰なスケジュール管理は、燃え尽き症候群や離職率の低下につながる可能性があると彼は指摘します。
3. ビデオが必ずしも最善の選択肢ではないことを覚えておく
多くのマネージャーはビデオ会議をデフォルトとしていますが、それが必ずしも最善の選択肢とは限りません。トリバー氏によると、「会議の形式によって、信憑性やメッセージの受け取り方といった点で長所と短所があります」とのことです。彼はチームに対し、長所と短所を検討し、「個々の判断に委ねる」ことを強く勧めています。
4. コラボレーションデータを活用する
この種のデータがマイニングされたのは2020年3月以降と比較的短い期間であるため、まだ学ぶべきことは多くあります。トリバー氏は、アンケート分析、エンゲージメント、その他の定性的なフィードバックなどをこの種のデータと統合できれば、マネージャーが会議や従業員のエンゲージメントを改善するためのより多くの情報を提供できると考えています。
「最終的には、コラボレーション データはあらゆる組織のビジネス インテリジェンス スイートの重要な要素となるでしょう」と彼は述べています。
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