色分けを使ってプロジェクト全体の健全性を素早く確認 - TechRepublic

プロジェクトステータスレポートの目的は、プロジェクトのベースラインやステークホルダーの期待値との差異を示すあらゆる項目についてコメントすることで、期待値を管理することです。一般的なステータスレポートでは、割り当てられたアクティビティに対する達成状況だけでなく、スケジュールが遅れている作業、対処中の問題、主要なスコープ変更要求、新たに特定されたリスク、その他読者にとって有用な観察事項についてもコメントします。

ステータスレポートは、対象読者に適切な方法で提示する必要があります。組織によっては、ステータスレポートを経営幹部全員に配布する場合もあります。

私が勤めていたある会社では、IT開発担当ディレクターは毎月、各プロジェクトのステータスレポートが入った大きなバインダーを受け取っていました。このやり方は、ディレクターが理解・吸収できる範囲をはるかに超える情報量を提供していたため、非常に非効率的でした。

多くの組織では、マネージャーや経営幹部に適切なレベルの情報を提供する必要性に対し、色分けという解決策を見出しています。ここでは、ステータスレポートで関連情報を目立たせるための色分け方法をいくつかご紹介します。

• 緑 — すべてが順調で、順調に進んでおり、制御されています。
• 赤 — プロジェクトは難航しており、コスト、スケジュール、スコープに関するコミットメントを達成できません。赤字のプロジェクトは、軌道修正するために予算とスケジュールの増額、または作業スコープの拡大が必要になります。
• 黄色 — その他のすべてのプロジェクト。言い換えれば、プロジェクトは完全に順調に進んでおり、コントロールされているわけではありませんが、まだ行き詰まってはいません。緑、黄、赤の指標をこのように定義すると、多くのプロジェクトが黄色になる可能性があります。

プロジェクトが黄色または赤色の状態にある場合は、問題の原因と解決に向けて現在行われている取り組みを示すコメントを追加する必要があります。状況に経営陣の介入が必要かどうかは、レポートに記載する必要があります。

各プロジェクトマネージャーは、色分けされたインジケーターを用いて、プロジェクト全体の健全性を報告する必要があります。このステータスレポートは、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）などの組織単位に配布され、各プロジェクトをレポートの1行として追跡します。毎月、各プロジェクトの適切な概要情報が更新され、ステータスインジケーターも更新されます。このプロジェクトごとに1行の高レベルレポートは、経営陣に配布されます。経営陣は、関心のあるプロジェクト、インジケーターが赤色のプロジェクト、そして緑から黄色に変わったばかりのプロジェクトに集中することができます。レポート作成をもう少し洗練させる場合は、各詳細ステータスレポートをこの全体概要レポートにハイパーリンクすることで、経営陣が関心のあるプロジェクトをクリックして詳細なステータスレポートを読むことができるようにすることができます。