Word文書で日付と時刻を自動化する - TechRepublic

Wordには現在の日付と時刻を入力するための機能がいくつかありますが、ユーザーを混乱させる可能性があります。少しトレーニングするだけで、こうした混乱を解消できます。あるいは、組み込み機能による混乱を避け、ユーザーが必要とする機能を正確に実行するマクロをいくつか提供することもできます。「
日付と時刻」コマンドまたはオートコンプリートを使用すれば、文書内の任意の場所に現在の日付または時刻を入力できます。まずは「日付と時刻」コマンドを見てみましょう。
基本的には、「挿入」メニューから「日付と時刻」を選択し、書式を選択して「OK」をクリックするだけです。ただし、いくつか知っておくべきことがあります。

• 日付を自動的に更新したい場合は、「日付と時刻」ダイアログ ボックスの「自動的に更新」オプションをオンにする必要があります。
• 「自動更新」設定はトグルスイッチです。一度選択すると、選択を解除するまで有効のままになります。そのため、ユーザーは混乱を招きかねません。設定内容を理解していると思い込んでしまい、確認を怠ってしまうのです。後になって、挿入した値が期待通りに動作しないことに苛立ちを覚えることになります。
• 「自動更新」という言葉は少し誤解を招きやすいかもしれません。挿入された日付は、文書を開いた時点での現在の日付または時刻を反映します。 しかし、文書を開いている間に日付が変更された場合、Word はその変更を反映しません。値を右クリックし、コンテキストメニューから「フィールドの更新」を選択すれば、強制的に変更することができますが、ほとんどのユーザーはそれを知りません。たとえ説明しても、必要な時にその詳細を覚えていないかもしれません。

ちょっとしたスポットトレーニングは役立ちますが、ユーザーが頻繁に利用する機能でない限り、上記の詳細をすべて忘れてしまう可能性があります。
もう一つの選択肢はオートコンプリートです。月や日付を入力するだけで、ユーザーを混乱させてしまいます。ここでも、少しのトレーニングが役立ちます。

• 月の最初の4文字を入力して[Enter]キーを押すと、Wordが自動的に月を補完します。例えば、「Janu」と入力して[Enter]キーを押すと、Wordが自動的に1月を入力します。
• 現在の日付を入力するには、月全体を入力し、スペースを入力して、[Enter] キーを押します。

オートコンプリートが動作しない場合は、誰かがその機能を無効にしている可能性があります。オートコンプリートを有効にするには、[挿入] メニューから [定型句] を選択します。次に、[定型句] を選択して [定型句] タブをクリックします。[オートコンプリート候補を表示] オプションを選択します。
ユーザーが両方の機能から何を期待できるかを知っていれば、それらを正しく適用する可能性が高くなります。 それにもかかわらず、ユーザーが簡単なマクロを好む場合があります。 このアイデアはやり過ぎのように思えるかもしれませんが、単純なマクロでユーザーの混乱や間違いがなくなるのであれば、マクロは努力する価値があります。 次のマクロは、それぞれ現在の日付と時刻を挿入します。
Sub DateStamp()
'現在の日付を挿入します。
Selection.InsertDateTime “MMMM dd, yyyy”, False
End Sub Sub
TimeStamp()
'現在の時刻を挿入します。
Selection.InsertDateTime “hh:mm”, False
End Sub必要に応じて形式を変更でき
ます。 False 値は、日付または時刻を文字列として入力します。この引数をTrueに変更すると、Wordは挿入された日付または時刻をフィールド値として扱います。両方のマクロにカスタムボタンをいくつか追加すれば、現在の日付と時刻を入力する手間が省けます。