Microsoft Project 2007で期限を設定する方法 - TechRepublic

サンプルプロジェクトスケジュール

ITプロジェクトチームがプロジェクトの終了日を自由に決められることは稀です。通常、チームには大まかなスコープが与えられ、プロジェクトコストを固定予算内に抑えつつ、終了日までに成果物を提供することが求められます。終了日は、経営陣のコミットメント、政府の指示、政治的圧力、あるいは非現実的または管理されていない期待に基づいて決定されることがよくあります。

プロジェクトマネージャーのよくある反応は、高レベルの分析を行い、高レベルの見積もりを提示し、定められた期限を延期することです。裏付けとなるデータなしに管理上の期限を延期するのは無駄であり、経験不足の印象を与えてしまいます。幸いなことに、期限に間に合うかどうかを検証するより良い方法があります。このチュートリアルでは、Microsoft Projectで期限を作成し、検証する方法を説明します。

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ステップ1：詳細なプロジェクトスケジュールを作成する
期限を検証する鍵は、現実的なプロジェクトスケジュールです。類似見積もりやトップダウン見積もりは、大まかな予算と期間の予測には有効ですが、期限が現実的かどうかを判断するには、詳細なプロジェクトスケジュールが必要です。

経営陣は、すべての依存関係とリソース制約が考慮されているかどうかをしばしば疑問視します。そのため、計画に依存関係が明確に定義されていること、リソースが正確に平準化されていること、プロジェクトカレンダーに作業時間が正しく反映されていることを必ず確認してください。プロジェクトのこの段階では、具体的なリソース名がすべて定義されていない場合もありますが、リソースの数と役割については大まかに把握しておく必要があります。この図は、プロジェクトスケジュールの例です。

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列の挿入

ステップ2: 期限列を挿入する

期限列を挿入するには、次の手順に従います。

1. [先行タスク] 列または [期限] 列を表示する列をクリックします。

2. [挿入] メニューから [挿入] | [列] を選択し、[フィールド名] ドロップダウン メニューから [期限] 列を選択します。

3.［OK］ボタンをクリックします。

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締め切り欄

この図は、ガント チャート ビューの期限列を示しています。

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締め切り日を選択してください

ステップ3：最上位タスクに期限を割り当てる
最初に割り当てる期限は、プロジェクトスケジュールの最上位タスクです。これは通常、プロジェクトスケジュールの行1ですが、「プロジェクトサマリータスクの表示」オプションをオンにしている場合は、Microsoft Project で行0が表示されます。プロジェクトサマリータスク（行0）には期限を割り当てることができないため、[ツール] > [オプション] > [表示] タブで無効にする必要があります。

プロジェクト スケジュールで [プロジェクトの概要の表示] タスク オプションが使用されていない場合でも、プロジェクト内のすべてのタスクが行 1 の下にインデントされていることを確認する必要があります。行 1 のタスクの下にすべてのタスクをインデントすると、Microsoft Project によってすべての終了日が行 1 にまとめられます。行 1 はプロジェクトの終了日を表すため、プロジェクト期限を行 1 に割り当てることになります。

期限を割り当てるには、次の手順に従います。

1. 目的のタスクの期限セルをクリックします。

2. ドロップダウン カレンダーを使用して日付を割り当てるか、日付を手動で入力します。

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ガントチャートの締め切り

ガントチャートビューでは、期限は緑色の反転矢印で表示されます。この例では、期限は2011年6月30日で、現在のプロジェクトスケジュールの終了予定日は2011年5月24日です。基礎となるタスクに基づくと、2011年6月30日の期限は守られることになります。

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締め切りに間に合わなかった

期限に間に合わない場合は、インジケーター列に赤いひし形と感嘆符アイコンでタスクのフラグが表示されます。

プロジェクトスケジュール策定のこの段階では、終了日を期限として設定した初期スケジュールを作成しました。次のステップは、スケジュールを精緻化し、期限が守れるかどうかを検証することです。

ステップ4：プロジェクトスケジュールの精緻化
期限を要求するプロジェクトスポンサーと面談する前に、スケジュールを見直し、追加のリスク、リソースの変更、期間の変更、依存関係などを考慮して、さらに精緻化する必要があります。プロジェクト期限に間に合うか、期限を超過する有効なプロジェクトスケジュールが完成すれば、プロジェクト期限の妥当性を確認または却下するための十分な情報と証拠が得られます。「指標」列を確認することで、プロジェクト期限を達成できるかどうかを迅速に判断できます。

ステップ 5: 期限、マイルストーン、ベースラインを統合する
期限は、プロジェクト スケジュール内のどのタスクにも適用できます。有効なプロジェクト スケジュールを作成したら、特定のマイルストーンに期限を追加して、その期限を表すことをお勧めします。クリティカル パスと主要なマイルストーンを分析することで、追加の期限を定義できます。期限は、必ずしも予測されたマイルストーンと一致したり、タスクの基準終了日と同じである必要はありません。プロジェクトは基準終了日に間に合わなくても、期限には間に合う可能性があります。「期限」列は、プロジェクト スケジュールに意味のある指標を追加するためのツールです。適切なマイルストーンとベースラインをプロジェクト スケジュールに追加する必要があります。

「制約付きで終了」を使用しないのはなぜでしょうか？
プロジェクトスケジュールでは、Microsoft Project の「制約付きで終了」ではなく、期限を使用する必要があるのはなぜかと疑問に思うかもしれません。プロジェクトスケジュール全体のさまざまなタスクに「制約付きで終了」を割り当てることはできますが、このアプローチの問題は、動的なスケジュールを作成できなくなることです。制約ベースのスケジュールを作成すると、プロジェクトスケジュールを調整していく中で、制約に関する警告メッセージが表示されるようになります。プロジェクトスケジュールは流動的で動的なものにする必要があります。プロジェクトの実行に伴ってスケジュールは変化しますが、期限フラグは適切な情報を提供し、スケジュール作成中に制約の問題が発生することはありません。

結論
これらの「リクエスト」を期限としてスケジュールに組み込むことで、期限に間に合う、あるいは現実的なプロジェクト完了日を提示するスケジュールを適切に作成できます。チームがプロジェクトスポンサーと現実的なスケジュールを確認すれば、スコープやリソースについて有意義な議論を行い、希望する期限の達成をサポートまたは延長することができます。

次回の TechRepublic の記事では、複数の期限を使用してプロジェクト スケジュールを管理する方法を説明します。

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