スマートフォンでGoogle Workspaceを使い始めるための3つのアプリ - TechRepublic

Google Workspace を導入している組織に入社した社員は、通常、IT チームが各種 Workspace アプリのセットアップと使用準備を支援します。デスクトップシステムの場合は、いくつかのアプリのインストールと設定の変更が一般的です（「ユーザーが Google Workspace を使い始めるための 5 つのステップ」をご覧ください）。

Google Workspace のセットアップ手順はスマートフォンによって大きく異なります。会社所有のデバイスでは、Android または iOS で利用可能なすべての Google Workspace モバイルアプリをインストールすることになるかもしれません。私の計算では、インストールするアプリは10個以上になるはずです。

ITチームのメンバーがWorkspaceを初めて使うユーザーにスマートフォンでの導入をサポートする際には、Workspaceの主要モバイルアプリであるGmail、Googleカレンダー、Googleドライブの3つをインストールし、重点的に活用することをお勧めします。これらのアプリを使えば、スマートフォンからコミュニケーションを管理したり、カレンダーを調整したり、ドライブのファイルにアクセスしたりできます。（ユーザーがログインして設定を進めていく際には、これら3つのアプリすべてで通知の設定方法や検索方法を説明するとよいでしょう。）

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: 比較分析 (TechRepublic Premium)

Gmailアプリをインストールしてログインする方法

まず、Gmailアプリをデバイスにダウンロードしてください。アプリをタップして開き、画面の指示に従ってGoogle Workspaceアカウントでログインしてください。アプリを初めて起動すると、新機能のハイライトが表示されることがよくあります。

Gmailアプリは、実際にはメール、チャット、会議の3つのタスクを処理します。ウェブ版Gmailと同様に、モバイル版GmailではGoogle Chat（メッセージ機能）とGoogle Meet（会議機能、図A左参照）へのアクセスがバンドルされています。これらの機能のために3つの異なるアプリをインストールする必要はもうありません。Gmailをインストールし、設定でChatとMeetへのアクセスを有効にするだけです（図A右参照）。最新のGmailは、3つのメッセージ機能を備えた1つのアプリです。

図A

最新のGmailモバイルアプリは、メールだけでなく、Meet（Android版、左）とChatも管理できます。ただし、Gmailの設定でChatとMeetの両方を有効にする必要がある場合があります（iOS版、右）。

Googleカレンダーアプリをインストールしてログインする方法

次に、Google カレンダーアプリをインストールし、Google Workspace アカウントでログインします。モバイル版の Google カレンダーは、ウェブ版の Google カレンダーと同じカレンダーセット（同僚と共有しているカレンダー（図 B、右）や、自分で追加したサードパーティ製のカレンダーなど）と同期し、アクセスできます。Google カレンダーアプリでは、予定、タスク、リマインダーを追加したり、不在通知の設定や通知を設定したりできます（図 B、左）。

図B

モバイルの Google カレンダーアプリ内で、通知をカスタマイズし (Android、左)、表示するカレンダーを選択します (iOS、右)。

Googleドライブアプリをインストールしてログインする方法

Google ドライブアプリをインストールし、Google Workspace アカウントでログインします。ドライブアプリでは、マイドライブ内のファイルだけでなく、アクセス可能な共有ドライブ内のファイルにもアクセスできます。ファイルの検索や並べ替え（図C、左）、通知のカスタマイズ（図C、右）も可能です。さらに、Google ドライブアプリをインストールしておくと、スマートフォンから Google ドライブに写真やファイルを簡単にアップロードできます。

図C

Google ドライブモバイルアプリでは、さまざまな方法でドライブファイルを検索および並べ替えたり (Android アプリ、左)、通知を設定したり (iOS アプリ、右) できます。

スマートフォンからファイルを作成または編集する予定がある場合は、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのモバイルアプリもインストールすることをお勧めします。ただし、これは完全にオプションです。Google Workspace の導入初日にセットアップをお手伝いする際、これらのアプリについて説明はしますが、インストールまでは説明しません。ドライブアプリを使用すると、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルをプレビューしたりコメントしたりできます。また、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成または編集しようとすると、適切なアプリをインストールするように促されます。

参照: Google ドキュメントのパワーユーザーになる方法 (無料 PDF) (TechRepublic)

他にどのような Workspace モバイルアプリを初日に導入しますか?

スマートフォンでWorkspaceをご利用の方は、Gmail、カレンダー、ドライブ（そしてドキュメント、スプレッドシート、スライド）以外にも、数多くのアプリをご利用いただけます。同期された履歴や設定にアクセスするには、Chromeブラウザをインストールしてください。また、Workspaceデータを広範囲に検索できるCloud Search、職場での議論にはCurrents、共同で描画できるJamboard、メモにはGoogle Keep、ToDoリストを管理するにはGoogle ToDoリストなどもご検討ください。組織の電話機能のニーズにも対応できるGoogle Voiceもご検討ください。

チームに新しく加わったメンバーがスマートフォンで Google Workspace をセットアップする際に、どのようなアプリをインストールしますか？前述の 3 つのコアアプリを設定していますか？他に必須だと考えるアプリはありますか？それとも、スマートフォンで Workspace を使い始めるメンバーをサポートする際に、全く異なるアプローチを取っていますか？ぜひ、下のコメント欄または Twitter (@awolber) で、おすすめのアプリをお知らせください。