効果的なリスク管理計画の立て方 - TechRepublic

リスク管理計画は、プロジェクトチームが潜在的なリスクを特定し、それらのリスクに対処するための最善の戦略を策定するのに役立ちます。プロジェクトの複雑さに応じて、リスク管理計画に組み込むことができる要素は数多くあります。

ここでは、あらゆるリスク管理計画に含めるべき中核要素をいくつか紹介します。

エグゼクティブサマリー

まず、プロジェクト自体、その範囲、そしてリスク管理計画策定における全体的なアプローチについて、概要をまとめたエグゼクティブサマリーを作成します。これにより、ステークホルダーは計画のレビュー時に何を期待すべきかを理解し、期待値を設定できるようになります。

プロジェクトとリスクの想定

リスクの特定に着手する前に、まず、選択したリスク管理戦略に影響を与える可能性のあるプロジェクトの前提条件を特定し、文書化することが重要です。これらの前提条件は、予算やリソース、プロセス、テクノロジーや手法、タイムラインなど、プロジェクトのあらゆる側面に関するものになります。また、内部要因や外部要因に関連するものも含まれます。前提条件を特定することで、方法論や意思決定の根拠を明確にし、期待値を設定するのに役立ちます。

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リスク手法

リスク管理方法論は、リスク管理計画の策定と実施において用いられるアプローチ、リソース、ツール、および手法を特定し、定義します。これにより、期待値を設定し、リスクを効果的に管理する方法について、すべての関係者が共通の認識を持つことができます。

特定されたすべての潜在的リスク

リスクは、社内の技術面、経営面、商業面、あるいは外部の要因から発生する可能性があります。技術的な要因としては、業務範囲の要件、見積もり、制約、プロセス、テクノロジーなどが挙げられます。経営的な要因としては、組織構造、PMO、リソース、コミュニケーション、リーダーシップなどが挙げられます。商業的なリスク要因としては、契約、ベンダー、顧客、パートナーシップなどが挙げられます。外部的な要因としては、規制、税務、財務、環境、競争上の要因などが挙げられます。リスクを把握、特定、文書化するために、リスク・ブレークダウン・ストラクチャー（RBS）を用いて潜在的なリスク要因を分類することができます。RBSを用いることで、あらゆる種類のリスクが考慮されていることを保証できます。

定性的および定量的リスク分析

潜在的リスクを特定したら、定性および定量的なリスク分析を実施することも重要です。定性分析では、各リスクの発生確率と影響度を特定します。これは、マトリックスを用いて、影響度を低から非常に高いまで把握・評価するとともに、発生確率、時期、コスト、その他の主要な要因も把握・評価することで行うことができます。そのためには、特定されたリスクについて議論するためのリスクワークショップを開催する必要があるかもしれません。定量分析では、専門家の判断力と、テクノロジーを活用してビジネスインテリジェンスを収集し、正確なデータを取得する必要があります。定量分析は必ずしもすべてのプロジェクトに必要なわけではありませんが、実施することで、リスクの影響度や効果を数値的に分析し、各リスクがプロジェクトの成果に及ぼす影響を特定するのに役立ちます。使用できる定量分析手法やツールは多岐にわたります。以下にいくつか例を挙げます。

ある決定を別の決定よりも選択した場合の影響を識別する意思決定ツリー分析。
感度分析。決定がプロジェクトに与える影響を特定します。
決定に対して楽観的、中立的、または悲観的な値を割り当てる 3 点推定。

参照: IT プロフェッショナルによる効果的な変更管理ガイド (無料 PDF) (TechRepublic)

戦略の選択と実行

リスク管理計画には、選択されたリスク戦略、その選択理由、戦略の実施方法（関係者、役割、実施時期、成功基準、状況と進捗のモニタリング方法を含む）を詳細に記載する必要があります。各リスクと前述のその他の詳細を追跡するために、リスク登録簿を含めることが重要です。一般的なプロジェクトリスク戦略には、回避、受容、移転、エスカレーション、軽減などがあります。

あらゆるリスクの潜在的な影響を考慮すると、各自の事業分野と潜在的なリスクについての暗黙知を持つ部門横断的な関係者を関与させることが不可欠であり、これはプロジェクト全体の成功に非常に重要となるでしょう。