過去数十年にわたり、ビジネスの世界におけるデータの役割はますます重要になっています。データは、収益の向上、顧客体験の最適化、セキュリティリスクの軽減など、幅広い用途に活用できるため、組織にとって最も重要な資産と称されることがよくあります。
参照: 組織のデータガバナンスチェックリスト (TechRepublic Premium)
しかし、ビジネスの世界では膨大な量のデータが利用可能であり、運用されているため、組織が保有するすべてのデータを完全に把握することは困難です。データ資産の種類、場所、ユースケースのすべてを把握するのに苦労している企業にとって、データインベントリは非常に役立ちます。
ジャンプ先:
- データインベントリとは何ですか?
- データインベントリはなぜ必要なのでしょうか?
- データインベントリの一般的な課題
- データインベントリとGDPR
データインベントリとは何ですか?
データインベントリとは、組織のデータ資産のカタログまたはマップです。典型的なデータインベントリには、すべてのデータ資産とそれらが企業システム内に存在する場所に関する包括的かつ最新の記録が含まれます。データインベントリ内の各リストには、多くの場合、データの所有者、名前、ソース、形式、アクセス権限、使用頻度、その他のプロパティなど、データに関する追加情報が含まれます。
データインベントリの目的は、組織がデータやメタデータを理解し、そこから貴重な洞察を引き出すことです。データインベントリは、データに関する重要な情報を示し、各データポイントが他のデータとどのように相互作用するかに関する貴重な情報を提供します。これにより、組織はデータがビジネス全体をどのように流れ、どのように保護し、どのように最大限の価値を引き出すかを理解できるようになります。
データインベントリはなぜ必要なのでしょうか?
データインベントリを作成することで、組織は業務効率を向上させ、コンプライアンス義務を遵守し、リスクを軽減し、データ主導のビジネス成果を達成することができます。データインベントリによってデータのより明確な可視化が可能になることは、高リスクまたは高価値のデータを特定し、そのライフサイクル全体にわたってデータを管理する戦略を策定したい組織にとって大きなメリットとなります。
データへのアクセスが向上することで業務効率が向上し、意思決定、分析、生産性向上に役立ちます。データインベントリが業務効率の向上に役立つもう一つの重要な方法は、組織のリソースを不必要に消費している、古くなったデータ、冗長なデータ、あるいは些細なデータを特定することです。
参照: トップデータ品質ツール (TechRepublic)
長年にわたる複数の調査研究により、組織データの大半は「ダークデータ」であることが明らかになっています。これは、データが未知であるか、活用されていないことを意味します。ダークデータは、アプリケーション、データのやり取り、デバイスによって生成される副産物であり、ITインフラの維持コストを増加させます。データインベントリを作成することで、組織はダークデータの可視性を高め、その発生源を特定し、どのように活用または廃棄できるかを把握できます。
例えば、組織は、法的またはコンプライアンス上の理由から保持する必要がある未使用データ、知的財産、重複データ、訴訟ホールド中のデータ、その他のビジネスデータなど、様々なカテゴリにデータを識別し、分類することができます。データインベントリプロセスは、組織が不要なデータを廃棄すると同時に、機密データや重要なデータに関するデータ保持ポリシーを実施するのに役立ちます。
データインベントリの一般的な課題
データインベントリの構築は、単なる一回限りのプロセスではありません。複数の部門間の連携、リソースの投入、そして技術的な専門知識が必要です。データインベントリの構築または維持における課題の一つは、組織が使用するすべてのデータソースを特定することです。特に、データソースとデータセットのサイズは時間の経過とともに変化するため、これは非常に重要です。
今日のデジタル世界では、データは様々なアプリケーション、デバイス、フォーマットで存在します。ビジネスプロセスオーナーを関与させることは良いスタートですが、データディスカバリソフトウェアを活用することは重要な次のステップです。このソフトウェアは、チームがデータセットの内容をより効果的に検出・識別するのに役立ちます。
データインベントリにおけるもう一つの一般的な課題は、データの内容だけでなく、データ品質の面でも最新の状態を維持することです。組織のデータは急速に変化するため、定期的に品質を評価する必要があります。組織は、継続的かつ自動化されたデータ取り込みプロセスを導入することで、データインベントリを常に有用な状態に保つことができます。これにより、データが組織のテクノロジースタックと完全に統合された状態を維持できます。
最後に、データインベントリの作成に伴う大きな課題は、それを実用的なものにすることです。適切に管理されたデータインベントリは、単なるストレージではなく、ステークホルダーがビジネス上の意思決定に活用できるリソースです。最も重要なステークホルダーがデータインベントリの存在を認識するだけでなく、自分自身やチームが貴重なビジネス資産を追跡するために活用することが重要です。
データインベントリは、一般データ保護規則（GDPR）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（California Consumer Privacy Act）、その他の規制当局などの規制への組織のコンプライアンスを支援します。しかし、データは営業、IT、財務など、組織内の様々な部門にまたがって存在するため、すべてのデータが適用される法律や規制に準拠していることを保証することは、組織にとって困難な場合があります。
参照: GDPR リソースキット: コンプライアンス遵守のためのツール (TechRepublic Premium)
適切に管理されたデータインベントリは、データの保存場所を問わず、組織のプライバシーと保護のコンプライアンスに役立ちます。規制コンプライアンスにおけるデータインベントリのメリットには、以下が含まれます。
- データ保護プログラムをサポートする構造を提供します。
- データ エンジニアとデータ保護担当者のデータ保護の取り組みを促進します。
- チームがリスク評価を実行する際に情報を提供します。
- データ アクセス、データ共有、および権限を管理するための青写真を提供します。
- より効果的なデータ侵害通知のためのフレームワークを作成します。
GDPRコンプライアンス要件を満たすことは、組織にとって困難な場合があります。特に、保有するデータの種類、その保管方法、組織内でのデータの流れを把握していない場合はなおさらです。データインベントリは、こうしたコンプライアンスプロジェクトに取り組むチームにとって、シンプルでありながら非常に効果的なサポートリソースとなります。
データプライバシー保護プログラムの導入が進むにつれて、データインベントリの利用はますます増加するでしょう。データインベントリの必要性が高まるにつれ、組織にとってデータインベントリの作成と管理を容易にするテクノロジーへの需要も高まります。
次に読む: トップデータガバナンスツール (TechRepublic)
