プロジェクト管理ソフトウェア: 特定の労働者に必要な機能は何か?

ビジネスチームは売上グラフやチャートを分析し、業務上の問題について話し合いながら新しい戦略を策定します。 — 画像: Studio Romantic/Adobe Stock

チームがプロジェクト管理の導入を始めようとしている場合、どのツールがニーズに最適か迷うかもしれません。しかし、プロジェクト管理を可能にするだけでなく、大幅に簡素化するプラットフォームは数多く存在します。

各プラットフォームを見始めると、機能の多さに圧倒されることに気づくでしょう。サービスによっては、あまりにも多くの機能を提供しているため、圧倒されてしまうこともあります。本当にあなたのチームには、それらの機能がすべて必要なのでしょうか？

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

これは重要な質問ですが、特に予算が絡む場合は、さらに重要な質問があります。「特定のチームや従業員に必要な機能は何か？」この質問に答えることができれば、より適切な選択をしやすくなります。

私が提起した質問への答えは何でしょうか？正直なところ、それは会社やプロジェクトによって異なります。しかし、特定の従業員に適した機能がいくつかあります。ここで、その謎を解き明かしてみましょう。

どの作業者にどのプロジェクト管理ソフトウェアの機能が必要ですか?

管理職と経営幹部

マネージャーや経営幹部は、プロジェクト管理ソフトウェアプラットフォームのあらゆる機能を常に把握できるべきだと考えるかもしれませんが、考え直してください。彼らが把握すべきなのは、ダッシュボード、レポート、フォーム、ガントチャート、カンバンボード、作業量レポート、請求書発行と簿記、スケジュール管理、バーンダウンチャート、タスクの依存関係、時間追跡といった、全体像を把握できる機能だけです。

マネージャーや経営幹部にとって重要なのは、何が起こっているかを素早く把握し、その仕事に役立つ実用的なデータを作成できる能力です。プロジェクトが予定通り、予算内で、そして順調に進んでいるかを把握できなければなりません。それ以外のことは、邪魔になってしまいます。

開発者

開発者は、プロジェクト管理ツールを素早く操作して、割り当てられたタスクだけでなく、達成したことや他のメンバーの進捗状況も把握する必要があります。開発者は、期限だけでなく具体的な目標も設定され、活動が集中する時期を管理するためのツールを必要としています。

そのため、開発者にはカンバンボード、スクラム、スプリント、そしてタイムトラッキングが必要です。また、コミットやその他の開発活動を追跡するために、GitHubなどのサードパーティサービスとの連携も必要です。ファイル共有、バグや課題の管理、コミュニケーションとコラボレーション機能も必要です。より高度なユーザーにとって、ワークフロービルダーや自動化ツールは大きなメリットをもたらします。これらのツールは、作業の効率性、信頼性、そして反復性を高めるのに役立ちます。

PRとマーケティング

PR・マーケティング部門は、他のユーザーほど多くの機能を必要としません。これは彼らの業務の性質上、新製品のマーケティング戦略を計画するために必要なのは納品日のみだからです。

そのため、PRとマーケティングには可能な限り多くのレポートが必要です。つまり、ダッシュボードと分析ツールに加え、カレンダー機能も必要です。PRとマーケティングに大きく依存している場合は、カスタマイズ可能なダッシュボードと、データを読みやすい形式で提示するための豊富なツールを備えたプラットフォームを選ぶことが重要です。

ITと運用

IT部門と運用部門は、開発者と連携して、インフラが整備され、タスクに対応できる状態であることを確認します。プロジェクトに支障をきたすような問題がないか把握する必要があります。そのためには、ダッシュボード、コミュニケーション・コラボレーションツール、レポート、フォームなどの機能が必要です。これらの部門はプロジェクトのテスト段階に関与する可能性があるため、チケットを発行するためにバグ追跡機能や問題追跡機能へのアクセスが必要になります。

ITスタッフと運用スタッフもドキュメントへのアクセスを必要とするかもしれません。結局のところ、プロジェクトの展開を担当するのはこの2つのチームであるため、プロジェクトの最終段階に取り組むために必要なドキュメントをすべて揃えておく必要があります。

その他のスタッフ

他のスタッフがプロジェクトに参加しているものの、作成中のプロジェクトの管理、開発、マーケティング、展開には携わっていない場合でも、最新情報を共有できるよう、一部の機能へのアクセスを提供する必要があります。カレンダー、コミュニケーションおよびコラボレーションツール、基本的なレポート機能、ドキュメント機能、バグや問題の報告ツールなどへのアクセスを許可すると良いでしょう。

これらのスタッフにどのような機能を許可するかは、会社での役割によって異なります。そのため、これらの機能を慎重に配分してください。不適切なスタッフにボードへのアクセスを許可し、プロジェクトに大混乱を招かないようにする必要があります。