労災保険を給与計算プログラムに統合する方法

労災保険は州が義務付けている保険制度です。従業員が業務に起因する怪我や病気にかかった場合、医療費、休業損害、その他の費用を補償します。

事業を展開している州によっては、給与計算ソフトウェアシステムと連携した、従量制の労災保険プランを選択できる場合があります。これらのプランでは、リアルタイムの給与データに基づいて保険料が計算されるため、支払いの正確性が最大限に確保されます。

以下では、従量課金制プランとは何か、どの企業が利用できるのか、そして給与計算プログラムとどのように連携するのかについて説明します。

ジャンプ先:

• 労災保険の2つの種類
• 労災保険と給与計算を統合するメリット
• 労災保険と給与計算の統合における障害
• 労災保険と給与計算を統合する方法
• よくある質問

労災保険の2つの種類

テキサス州を除くすべての州では、ほとんどの企業に労災保険への加入が義務付けられています。4つの州では、企業は州自体を通じて承認された労災保険プランに加入する必要があります。（これらの「独占」州には、ワシントン州、ワイオミング州、ノースダコタ州、オハイオ州が含まれます。）

残りの州、およびワシントン DC では、多くの雇用主が、従来の労働者災害補償保険プランと賦課方式の労働者災害補償プランの 2 種類の保険支払いから選択できます。

従来の労働者災害補償制度

従来のプラン（通常は州または民間保険会社を通じて購入可能）では、事業主は年初に見積り保険料を一括で支払います。

労災保険料は、従業員数など、様々な要因に基づいて算出されます。従業員数は年間を通して変動するため、保険料の初期支払額は、想定される従業員数を反映したものとなります。

毎年末、保険会社は実際の給与データに基づいて労災保険の実際の費用を計算する監査を実施します。過払いの場合は、保険会社から払い戻しが行われます。不足している場合は、通常、差額を一括で支払うことになります。

賦課金型労働者災害補償プラン

非独占的な州で働いている場合は、賦課方式の労災保険プランに加入できる可能性が高いでしょう。これらのプランは給​​与計算ソフトウェアと連携し、リアルタイムの従業員数と給与情報に基づいて保険料を計算します。

一度に多額のお給料をお支払いいただくのではなく、給与計算のたびに少額のお給料をお支払いいただきます。給与計算のスケジュールに応じて、毎月、毎週、隔月、または2週間ごとにお振り込みいただくことになります。

労災保険と給与計算を統合するメリット

より正確な支払いによりキャッシュフローが改善

賦課方式の労災保険なら、年間を通して保険料の過払いや不足を心配する必要がありません。保険料はリアルタイムのデータに基づいて計算されるため、正確な金額を労災保険に支払うことができ、年末に差額を補填する必要もありません。

この精度向上のおかげで、年末に保険料の未払いがあっても、慌てて一括払いする必要がなくなります。また、保険料の過払いがなくなるため、年間を通してキャッシュフローが改善され、事業の財務状況に関するより正確な情報が得られるようになります。

年末監査はそれほど複雑ではない

労災保険の保険料を見積りで支払っている場合、保険会社は年間を通して適切な保険料が支払われていることを確認するために、年次給与監査を実施します。他の監査と同様に、労災保険の監査は勤務時間を圧迫します。必要書類を集めて送付するのは面倒な作業であり、監査が終わると、保険料を支払うための余裕資金を確保するか、還付金を受け取るために予算を立て直す必要があります。

従量制保険会社は年末監査を必要としないかもしれませんが、必要な場合は、正確な支払いを行うことで、監査をできるだけシンプルかつスムーズに行うことができます。

保険料は自動的に支払われます

選択する給与計算サービスプロバイダーによって異なりますが、給与計算ソフトウェアは労災保険料の支払いを含む給与計算のほとんどの部分を自動化します。また、給与計算ソフトウェアを設定して、会社の銀行口座から保険料を差し引き、保険会社に期日通りに入金できるようにする必要があります。

労災保険と給与計算の統合における障害

従量制プランはあなたの州では利用できない可能性があります

あなたの会社がワシントン州、ワイオミング州、ノースダコタ州、またはオハイオ州で運営されている場合、従来の労災保険プランと賦課方式の労災保険プランのどちらかを選択するオプションはありません。そのため、複数の州で事業を展開している場合、労災保険の取り扱いが難しくなる可能性があります。

労災保険会社が給与計算ソフトウェアと統合されていない可能性があります

給与計算ごとに労災保険料を支払う場合は、希望する給与計算プロバイダーと統合されたプランを備えた労災保険プロバイダーを選択する必要があります。

例えば、Intuit QuickBooks PayrollはNext（旧AP Intego）と提携して労災保険を提供しています。既存のNext労災プランを新しいQuickBooks Payrollサブスクリプションに統合することは可能ですが、他の保険会社のプランをQuickBooks Payrollに統合することはできません。

一部の給与計算プロバイダーは統合料金を請求します

GustoやOnPayなど、多くの給与計算ソフトウェア会社は、労災保険との連携を無料で提供しています。一方、QuickBooks Online Payrollなど、労災保険と給与計算ソフトウェアの連携には月額料金がかかるものもあります。

労災保険と給与計算を統合する方法

労災保険を給与計算に統合するための具体的な手順は、ご利用の給与計算ソフトウェアプロバイダーによって異なります。一般的には、以下の手順に従って、給与計算プログラムに賦課方式の労災保険を設定してください。

1. 労災保険の見積もりを取る

給与計算プログラムが従量制労災保険に対応している場合、通常はソフトウェアから直接労災保険の見積もりを依頼できます。プログラムによっては、給与計算会社が提携している唯一の保険会社から1つの見積もりを受け取る場合もあれば、大手保険会社の見積もりを比較するお手伝いをしてくれるブローカーに相談する場合もあります。

たとえば、QuickBooks を使用すると、Intuit が提携している保険会社 Next に無料の労災保険の見積りを依頼できます。

一方、Paychexには社内に資格を持つ保険代理店がいます。Paychexのウェブサイトから無料の労災保険見積もりを依頼すると、代理店との連絡手続きが始まります。そこから、数十社の労災保険会社の中から、自分に最適なプランを見つけることができます。

2. 見積もりを承諾する

ご納得いただける見積もりが届きましたら、ご利用の給与計算ソフトウェアから直接承認していただけます。より具体的なアドバイスが必要な場合は、給与計算会社のカスタマーサービスチームにお問い合わせいただくか、選択された労災保険会社に直接お問い合わせください。

場合によっては、既存の労災保険プランを新しい給与計算ソフトウェアプログラムと同期できる場合があります。例えば、別の給与計算プロバイダーでNext労災保険プランを利用していて、QuickBooks Payrollに切り替える場合、現在のプランを新しいQuickBooksアカウントと同期できます。

3. 給与計算を実行する

気に入った労災保険プランを見つけて加入すれば、基本的に手続きは完了です。保険会社と給与計算サービスプロバイダーは既に提携しているため、両者のプロセスを統合するための追加手続きは必要ありません。給与計算を実行すると、正確な保険料が自動的に算出されます。また、保険料の自動支払いを設定することもできます。

よくある質問

労災保険は必要ですか？

はい。テキサス州ではほとんどの企業に労災保険の加入が義務付けられていませんが、それ以外の州では労災保険への加入が義務付けられている可能性があります。

テキサス州では、様々な政府機関と契約を結んでいる企業は、労災保険への加入も義務付けられています。州では労災保険への加入は義務付けられていませんが、労災保険はあなたと従業員の両方を保護します。テキサス州の企業は、質の高い労災保険に投資することで大きなメリットを得られるでしょう。
ワシントンD.C.でも、ほとんどの企業は労災保険への加入が義務付けられています。

賦課方式の労災保険とは何ですか?

賦課方式の労災保険では、給与計算を行うたびに保険料を計算し、支払うことができます。こうした少額の支払いは、従来の労災保険制度で必要とされる見積り保険料の前払いよりも、企業にとって予算を立てやすい場合があります。

給与計算で労災保険を設定するにはどうすればよいですか?

優良な給与計算サービスプロバイダーのほとんどは、従量制の労災保険統合サービスを提供しています。これらのプロバイダーは、社内に労災保険ソリューションを提供するか、仲介業者として運営するか、既存の保険契約と統合するかのいずれかの方法でサービスを提供しています。

労災保険を給与計算に組み込むには、ご利用の給与計算ソフトウェア（またはソフトウェアプロバイダーのウェブサイト）から労災保険の見積もりを依頼してください。見積もりに同意すると、ソフトウェアが労災保険と給与計算の連携手順を案内します。このプロセスは非常に簡単ですが、問題が発生した場合は、お気軽に給与計算ソリューションのカスタマーサポートチームにお問い合わせください。

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