ステップバイステップ：ルールを使用してLotus Notesで電子メール処理を自動化する - TechRepublic

トニー・パットン

エンドユーザーにフォルダを使ってLotus Notesの受信トレイを管理・整理する方法を指導することで、混乱や混乱を軽減できます。毎日受信するメールの数は膨大になることが多いため、フォルダは優れた整理ツールとなります。メールルールの活用方法をユーザーに指導することで、このツールの有効活用をさらに強化できます。メールルールを使用すると、メッセージの処理を自動化できます。

Lotus Notes でルールを設定するための基本事項をご紹介します。これらの手順を参考に、メールメッセージの自動配信のメリットをユーザーにご理解いただきましょう。

メールルールの基本
メールルールはLotus Notesクライアントバージョン5以降に追加されました。受信トレイの標準機能です。図Aは、ルールが選択されたLotus Notes 6クライアントの標準インターフェースを示しています。

図A

ロータスノーツのルール

基本的に、メールルールは受信メッセージをどのように処理するかを決定します。特定の人またはグループからのメッセージを指定されたフォルダに転送するルールを作成できます。例えば、スパムメールをブロックしたり、疑わしい内容のメッセージを傍受したりするルールをカスタマイズできます。

メールルールは次のように機能します。メッセージを受信すると、受信トレイはメッセージ内のフィールドを登録済みのメールルールに照らし合わせて評価します。メッセージが定義された条件を満たすと、Lotus Notes はそのメッセージに対して指定されたアクションを実行します。

新しいルールを作成する際、ユーザーはルールの2つの部分、つまり条件とアクションを定義する必要があります。条件はルールの基準を定義し、アクションは条件が満たされた場合にシステムがメッセージに対して行う処理を定義します。

利用可能なルール
ルールを作成するには、図Aに示す「ルールの作成」ボタンをクリックして、図Bに示すダイアログボックスを開きます。このダイアログボックスで、ルールの様々な特性を設定できます。特性を設定するには、電子メールのプロパティを選択し、電子メールを転送する条件を追加します。

図B

ルールの作成

ルールは、次のメールメッセージのプロパティを使用して作成できます。

送信者
件名
体
重要性
配送優先度
に
CC
BCC
宛先またはCC
本文または件名
インターネットドメイン
メッセージサイズ（バイト単位）
すべての文書

図C

受信トレイの基準の定義

最後のオプション（すべてのドキュメント）は、受信したすべてのメッセージに適用されるルールを定義するために使用します。他のオプションでは、メッセージの特定の側面をルールで使用できます。プロパティを選択したら、次のステップは条件の追加です。図Cにオプションが表示されており、以下のオプションが含まれます。

含む: ルールプロパティには特定のテキストが含まれている必要があります
含まれない: ルールプロパティに特定のテキストが含まれていません
等しい: ルールプロパティは特定のテキストと等しい
等しくない: ルールプロパティは特定のテキストと一致しません

次に、テキストボックスに特定の条件を追加します。例えば、図Cは、件名に「TechRepublic」が含まれるすべてのメッセージを処理するルールの作成例です。次に、「追加」ボタンを選択すると、ルールに条件が追加されます。既存の条件は「削除」ボタンで削除できます。また、「すべて削除」ボタンを使用してすべての条件を削除することもできます。

アクションの追加
この時点でルールの条件は設定されました。次に、条件を満たすメッセージの送信先を指定する必要があります。図Cに示すダイアログボックスの下部にある「アクションの指定」セクションでは、メッセージに対してどのような処理を実行するかを指定できます。「アクション」には以下のオプションがあります。

フォルダに移動: メッセージは指定されたフォルダに移動され、受信トレイから削除されます。
フォルダにコピー: メッセージは指定されたフォルダにコピーされます。メッセージは受信トレイに残ります。
コピーを送信: メッセージのコピーが指定されたユーザーに送信されます。メッセージ全体またはヘッダーのみを送信できます。
有効期限の設定: メッセージの有効期限を設定します (日数、週数、月数、または年数)
重要度の変更: メッセージの重要度が設定されています (高、中、低)
削除: メッセージは受信トレイから削除されます

図D

メッセージをフォルダに移動するルールの設定

「フォルダにコピー」と「フォルダに移動」オプションを使用すると、ユーザーはコピー先のフォルダを選択できます。「選択」ボタンをクリックすると、図Dに示す「フォルダ」ボックスが表示され、コピー先のフォルダを選択できます。複数のフォルダオプションを作成でき、「追加」ボタン（図E参照）を使用して追加できます。既存のオプションを削除するには、「削除」ボタンと「すべて削除」ボタンを使用します。

図E

特定のメッセージをフォルダーに移動するルールを完了する

ルール作成の基本手順に慣れたら、さらに知っておくべき機能がいくつかあります。1つは、ルールを有効または無効にする機能です。図Eの上部にある「オン」と「オフ」のラジオボタンを使って、これを実行できます。

さらに、「条件」オプションを使用すると、ルールの例外を作成できます。「例外」オプションでは、ルールを適用しないケースを指定します。また、条件を1つ追加すると左側に表示される「Or/And」ドロップダウンリストを使用すると、複数のルール条件を適用できます。

「Or」条件で追加された基準は、ルールが処理されるには基準のうち1つだけが満たされればよいことを意味します。「And」を選択した場合は、ルールがトリガーされるにはすべての条件が満たされる必要があります。図Fは、ルールの除外と「Or」条件を追加して拡張したサンプルルールを示しています。

図F

例外を含む複数のルール条件

図 F で確立されたルールは、メッセージが次の条件を満たす場合に、このルールに従ってメッセージを処理するようにシステムに指示します。

件名に「TechRepublic」というテキストが含まれているか、送信者が[email protected]である
メッセージの宛先またはCCフィールドが[email protected]ではありません

ルールの操作
ルールの作成と使用方法をユーザーにトレーニングすることは、プロセスの一部にすぎません。ルールを作成すると、ユーザーは図Gに示すように、左側のタスクバーの「ツール」の下にある「ルール」アイコンをクリックしてルールを表示できます。有効なルールには緑色のチェックマークが表示され、無効なルールには白い丸が表示されます。「編集」ボタンをクリックすると、ルールの詳細を変更できます。

図G