世界はまだ完全にデジタル化されていません。私が関わっている組織では、手紙、文書、記事、写真、参考資料など、依然として多くの紙の文書を扱っています。多くの組織がGoogleドライブやG Suiteを利用していましたが、ほとんどの組織はスキャンした文書をローカルのパソコンやサーバーに保存していました。
しかし最近、これらの組織はスキャンしてクラウドに保存する仕組みに移行しました。スキャンしたドキュメントはGoogleドライブに直接保存されるようになりました。ローカルに保存されたファイルとは異なり、Googleドライブ上のドキュメントは簡単に共有でき、どこからでもアクセスでき、キーワード検索（Google検索のような機能ですが、組織のG Suiteデータ用です）を提供するCloud Searchで簡単に見つけることができます。
Google ドライブに直接スキャンするには、Google ドライブ接続に対応したネットワーク接続スキャナー、または複合機/スキャナーが必要です。例えば、Brother と HP のプリンターはどちらも Google ドライブに直接スキャンするように設定しています。また、ウェブブラウザとスキャンしたアイテムを保存する Google アカウントの両方にアクセスできる必要があります。以下の手順に従って、スキャナーを Google ドライブに接続してください。
1. スキャナでGoogleドライブアプリを選択します
スキャンを選択すると、通常、コンピューター、SD カード、電子メールなどの保存先が表示されます。
代わりに、スキャナーのアプリオプションのどこかでGoogleドライブを探してください。デバイス上でいくつかのメニューを操作して見つける必要があるかもしれません。見つけたら、開いて接続プロセスを開始してください。（注：続行する前に、デバイスをメーカーのウェブサービスに登録する必要がある場合があります。）
2. Googleアカウントに接続する
ブラウザに切り替えて、スキャナー／プリンターに指定されているアドレスにアクセスします。例えば、HPプリンターのスキャン to クラウドを設定する際、ブラウザで http://www.google.com/device を開きました。スキャンしたデータを受信するには、GmailまたはG SuiteのアドレスでGoogleアカウントを指定してください。組織内では、デバイス専用のアカウントを作成することもできます。（この場合、スキャンするユーザーと保存先フォルダを共有することになるかもしれません。）
次に、上記で選択したGoogleアカウントにログインした状態で、スキャナー／プリンターに表示されたコードをブラウザに入力します。これにより、Googleアカウントとスキャナー／プリンターの両方を制御できることが証明されます。
3. PINで保護する
PINでアカウントを保護しましょう。特にオフィス環境では重要です。PINを設定すると、GoogleドライブアプリでスキャンするたびにPINの入力が必要になります。これにより、アカウントは2つの方法で保護されます。不要なアイテムがアカウントにスキャンされるのを防ぎ、Googleドライブのドキュメントへの不正アクセスも防ぎます。PINがないと、プリンタにアクセスできる人なら誰でもGoogleドライブのファイルを閲覧したり印刷したりできます。
4.スキャンオプションを設定する
ほとんどのデバイスでは、少なくともいくつかのスキャンオプションから選択できます。これには次のようなものが含まれます。
- カラーまたはグレースケール、
- 解像度 (例: 75、200、300 ドット/インチなど)
- ファイル形式 (例: PDF、JPG、PNG など)
- 入力（フラットベッドまたはドキュメントフィーダー）
スキャンするアイテムの種類によって、選択するファイル形式は異なります。書類をスキャンする場合は、デフォルトのスキャンファイル形式としてPDF（または、検索可能なPDFが利用可能な場合は検索可能なPDF）を選択してください。写真や画像をスキャンすることが多い場合は、PNGまたはTIFF（どちらも利用できない場合はJPG）を選択してください。
特にスキャンデータを長期保存する場合は、カラーで可能な限り最高の解像度でスキャンすることをお勧めします。高画質のスキャンには多くのストレージ容量が必要になり、処理時間も長くなりますが、Googleドライブのストレージ料金は比較的低く（場合によっては既に無制限）、低解像度オプションによる時間節約はほとんどの場合ごくわずかです。画像処理、表示、印刷技術は今後ますます向上していく可能性が高いため、現在低解像度でスキャンした文書は、将来スキャンした文書と比べて見劣りする可能性があります。時間やストレージ容量の節約が必要でない限り、お使いのデバイスで可能な限り最高の解像度でスキャンしてください。
追加のアカウントについて繰り返します
上記の手順を繰り返すことで、デバイスからスキャンデータを異なるGoogleアカウントに送信したり、異なる設定で送信したりできるようになります。例えば、あるオフィスでは、ブラザープリンターを2つの異なるGoogleアカウントに接続し、それぞれに2つのスキャンショートカット（フラットベッドスキャン用とドキュメントフィーダースキャン用）を保存しました。この4つのショートカットにより、各スタッフはボタンを1つ押してPINを入力するだけで、さまざまな種類の原稿を素早くスキャンできるようになりました。
携帯電話でスキャン
スマートフォンを使ってGoogleドライブにアイテムをスキャンすることもできます。GoogleドライブのAndroidアプリは複数ページのドキュメントのスキャンに対応しています。ScanbotやCamScannerなどのサードパーティ製アプリも、複数ページのスキャン画像をGoogleドライブに自動アップロードできます。（ScanbotとCamScannerはAndroidアプリとiOSアプリの両方を提供しています。）また、Google独自のPhotoScanアプリは、写真の撮影とデジタルファイルへの変換に非常に優れています。ただし、複数ページの両面ドキュメントをスキャンする場合は、デスクトップスキャナの方が高速です。
スキャナーをGoogleドライブに直接スキャンデータを送信するように設定しましたか？もしそうなら、デフォルトのスキャン設定は何を使っていますか？コメント欄またはTwitter（@awolber）で教えてください。
