Microsoft は、Teams がビジネス ユーザーが日常業務で共同作業を行う手段となるだけでなく、中小企業が従業員や顧客向けのコミュニティを構築するための簡単な方法にもなることを期待しています。
Teams の個人版は無料で Windows 11 に組み込まれており、Mac、iOS、Android デバイスで Teams を使用するために必要な無料の Microsoft アカウントを既に何百万人ものユーザーが取得しています。Microsoft は今回、個人版 Teams の既存のチャット機能とカレンダー機能に、新たなコミュニティ エクスペリエンスを追加します。
Microsoft Teams のコミュニティとは何ですか?
Microsoft Teams のコミュニティは、チャット、会議、情報共有、そして組織化と共同作業全般のための招待制グループスペースです。このコミュニティ機能（図 A）は、顧客グループとのつながりやコミュニケーションを図りたい中小企業や、チームランチや社内パーティーといった仕事関連のイベントを同僚が管理したい場合に役立ちます。
図A
コミュニティは現在iOSおよびAndroidクライアントで利用可能で、デスクトップ版Teamsクライアントにも「近日中に提供開始」（Microsoftの発表による）予定です。コミュニティは、Microsoftアカウントでサインインすれば、Teamsの無料版、Microsoft 365 Personal、Microsoft 365 Family、Teams Essentialsでご利用いただけます。
Microsoft Teams でコミュニティを使用する方法
コミュニティを一から作成することも、アプリ内の 8 つのテンプレートのいずれかを選択することもできます。ただし、これらのテンプレートでは、ヘッダーとアイコンとして適切な絵文字が事前に入力されるだけなので、絵文字や写真を自分で簡単に選ぶことができます。
エンタープライズ バージョンのチームと同様に、コミュニティは Microsoft 365 グループに基づいていますが、機能が簡素化されています。コミュニティには、チャット チャネルと、イベントを整理できるカレンダー (Teams 会議にすることもできますが、必ずしもそうである必要はありません。実際のイベントの住所を入力して、場所を示す地図を取得できます)、およびファイル リストがあります。
チャットメッセージに添付された写真、ウェブリンク、ファイルはすべてコミュニティに追加され、上部の「イベント」「写真」「リンク」「ファイル」ボタンを使って、それらだけを簡単にフィルターできます。現在、動画のみをフィルターするボタンはありませんが、Microsoftによると今後追加される予定です（実際、私たちがアップロードした動画は「ファイル」フィルターには表示されませんでした）。
ローカルデバイスまたは接続されたクラウドストレージからチャットメッセージを作成するときに、Microsoft Teams 内からファイルを添付ファイルとして追加して選択することも、別のアプリから Teams を共有先として選択して、投稿するコミュニティを選択することもできます。PDF や画像を共有すると、全員が閲覧して保存できます。社内の他の人がテンプレートとして使用する必要がある手紙や、全員が取り組んでいる作業の詳細が記載された Excel スプレッドシートなどの Office ファイルを共有すると、他のコミュニティメンバーが閲覧して編集できるようになります。他のユーザーが行った変更は全員のファイルに表示されるため、これを使用してドキュメントを簡単に共同作業できます。
参照: Microsoft Office Professional 2021 for Windows: 生涯ライセンス (TechRepublic Academy)
コミュニティとOneDriveの使用について知っておくべきこと
Microsoft Teams は、コミュニティにファイルを保存するのに OneDrive を使用します。また、自分の OneDrive の [自分と共有] フォルダーにコミュニティのファイルが表示されるので、Teams の外部でそれらのファイルを操作できますが、期待どおりに動作しない可能性があります。
自分のOneDriveからファイルを共有する場合、直接共有するのではなく、Teamsは個人のOneDriveのルートに新しいコピーを作成し、それを共有します。つまり、コミュニティのファイルに変更が加えられた場合、ユーザーはそれを確認できるものの、OneDrive内の元のファイルには反映されません。これにより、コミュニティへの参加・退会に伴う権限管理の複雑な問題を回避できるため、おそらく適切な選択と言えるでしょう。ただし、注意が必要です。
多くの企業は、Teams、Office、OneDriveの商用版に付属する管理オプションを求めています。しかし、少人数のグループで作業していて、メールのようにファイルのコピーが大量に作成されることなく、ファイルを簡単に共有、話し合い、共同作業できる方法を探しているなら、Microsoft Teams Communitiesを試してみる価値があります。
Microsoft Teams コミュニティを通じたキュレーションされたつながり
個人向けMicrosoft Teamsの対象ユーザーは多くのコミュニティツールを利用しており、エンタープライズ向けTeamsと同様に、個人向けTeamsでもこれらのツールをコミュニティに統合していきます。その最初のツールとなるSignUpGeniusは、中小企業やボランティア団体向けの紙の登録用紙やメールのやり取りに代わるサービスです。来年には、Microsoft Teamsコミュニティにサインアップオプションを追加し、通勤時の相乗りや会社のピクニックへの持ち物など、より体系的な管理が可能になります。
Microsoft は将来的にさらに多くの統合を追加する予定であると述べており、予約を調整するための Microsoft Bookings、カスタマイズされた投票画面や評価画面などの情報を入力するためのマイクロアプリを作成できる Microsoft Lists の個人版や PowerApps Cards など、ここでは他の Microsoft サービスも役立ちます。
そして、このすべての情報は、あなたが管理するグループ環境内に保存され、Discord、Facebook、あるいはMicrosoft独自のGroupMeグループチャットサービスよりも多くの管理およびモデレーションオプションが提供されます。
「コミュニティオーナーは、設定の管理、コミュニティガイドラインの設定、参加者や投稿の追加・削除を行うことができます」と、Microsoftの広報担当者はTechRepublicに語った。「さらに、コミュニティオーナーは、コミュニティカレンダーに新しいイベントや会議を追加したり、ゲストを招待したり、出席状況を追跡したり、直接プライベートチャットを通じて参加者とフォローアップしたりすることも可能です。」
コミュニティへの参加招待があります。招待（クリックするリンクやスキャンするQRコードなど）を送信できるユーザーをコミュニティオーナーのみにするか、すでに参加しているユーザーが友人を招待できるようにするかは、コミュニティオーナーの判断に委ねられます。コミュニティオーナーは、メールアドレスまたは電話番号を使って直接ユーザーを招待できます。これにより、興味のないユーザーに招待メールを送信したり、迷惑行為をするユーザーを削除したりすることが難しくなります。コミュニティを購読者、学生、従業員など、時間の経過とともに自然に変化するグループと情報を共有するために使用している場合は、参加資格を失ったユーザーを削除できます。
誰でも自分のメッセージを編集して、変更された詳細を更新したり（または送信ボタンを押した直後に表示される厄介な誤字を修正したり）、メッセージを削除したりできます。また、コミュニティの所有者は、コミュニティ メンバーが投稿したメッセージがトピックから外れていたり役に立たなかったりする場合にメッセージを削除したり、イベントの計画や問題への対処に関するディスカッションを終了後にクリーンアップしたりすることもできます。
問題のあるコンテンツを Microsoft に直接報告するオプションもあり、これにより企業は、Teams を使用することで従業員や顧客が不快な目に遭うことはないという自信を得られるはずです。
