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タスク管理プログラムを使うかどうかではなく、どのアプリを使うかが問題になることが多いです。組織がMicrosoft 365のサービスや、Teams、SharePoint、Word、Outlookといった豊富なプログラムを導入するケースが増えているため、macOSユーザーは、タスク管理とリマインダーのニーズをすべてMicrosoft To Doに移行することを検討すべきです。Microsoft 365のPlannerやOutlookとの緊密な連携だけでも、To Doは他のタスク管理アプリよりも優位に立っています。
次の 5 つの動作を採用することで、iPad、iPhone、Mac などすべての Apple デバイスで Microsoft の To Do アプリをより効果的に使用できるようになります。
参照: iPhone、iPad、Mac ユーザー向け Microsoft 365 ガイド (無料 PDF) (TechRepublic)
1. すべてのAppleデバイスにMicrosoft To Doをインストールする
すべてのAppleデバイスにTo Doタスク管理アプリをインストールしてアクティベートしてください（Microsoft 365の多要素認証を必ず導入してください）。MacでWindows仮想マシンを実行している場合は、macOSにTo Doをインストールするだけでなく、Windowsインストール内にもTo Doを展開してください。
To Doのタスクとリマインダーは、クリック一つでアクセスできるのがポイントです。To Doは、使い続けるために、ほぼ瞬時にアクセスできる状態にしておきましょう。プログラムを使えば使うほど、その効果は大きくなります。ですから、To Do内で、関連するサブステップやマイルストーンを含む、すべてのプロジェクトと責任範囲を追跡しましょう。残りのステップを追跡し、完了マークを付けたステップを確認できるだけでなく、To Doは、期待通り、残りのタスクを日付順に並べ替える機能も備えています。さらに、「My Day」オプションも用意されており、毎日の特定の優先事項を整理して完了させるのに役立ちます。
Microsoft 365 が提供する To Do ポータルにオンラインで簡単にアクセスできるよう、ブックマークを設定することを検討してください。Bookings、Sway、Yammer など、一部の Microsoft 365 サービスは、macOS、iOS、iPadOS を使用する場合、依然としてオンラインでアクセスする必要があります。これは、Microsoft が Apple 専用のアプリを提供していないためです。SharePoint が多くのユーザーを Web ベースのリソースに誘導しているため、既にイントラネット コンテンツにアクセスする習慣があるかもしれません。同じ方法で To Do に簡単にアクセスできるようにしておいても、問題はありません。
2. グループとリストを活用する
To Doは、タスクを異なるプロジェクトやイニシアチブに分けるためにグループを作成すると最も効果的です。各グループ内に複数のリストを作成し、タスクをさらに整理する必要があります。
たとえば、会社の会計と税務の責任を管理する場合は、次のグループを作成するとよいでしょう。
- 買掛金勘定
- 売掛金
- 税金
次に、たとえば税金グループ内で次のリストを作成すると、さまざまな継続的な責任をこれらの個別のカテゴリに整理するのに役立ちます。
- 月々の売上税と使用税
- 地方税
- 州税
- 連邦税
仕事の機能を専用のカテゴリに慎重に分けると、毎日の業務を整理して調整するのに役立ちます。
3. 「重要」、「今日の予定」、「予定」機能を使う
To Doを使ってタスクをフラットなリストにまとめたいという誘惑に抗いましょう。その代わりに、重要、今日の予定、予定というシンプルながらも強力な機能の組み合わせを活用しましょう（図A）。To Doでは、個々のタスクに重要ラベルを付けたり、個々のタスクを現在の日付に関連付けたり、それぞれのTo Doに期限を設定したりすることで、アクティブな責任をグループ化できます。あるいは、これら3つの要素を自由に組み合わせて、これらの機能を活用してください。
図A
1日の予定を事前に整理したい場合は、タスクの「My Day」フィールドを活用して、To Doの「My Day」ビューに1日の作業を割り当てます。タスクを期日順で並べ替え、さらに前倒しで作業を進める方が効率が良い場合は、各タスクに期日を指定します。万全を期すため、または絶対に1日も先送りできないタスクには、「重要」としてマークを付けます。これを行うには（意図的な言葉遊びです）、各タスクに付いている星型アイコンをクリックします。その後、To Doの左側のナビゲーションメニューでそれぞれのオプションをクリックすることで、「My Day」、「計画済み」（図B）、および「重要」タスクを即座に表示できるようになります。
図B
4. PlannerとOutlookに連携する
To Do は、Microsoft の強力なツールとすぐに連携できます。Planner のアクティビティと Outlook のメッセージを To Do に統合できます。
フォローアップやその他の機能の実行が必要なメールを受信しましたか？ Outlook のメールにフラグを付けてください。To Do は、メッセージの件名と本文を使用して、フラグ付きメール リスト内にタスクを作成します。フラグ付きメールが表示されない場合は、To Do の環境設定を開き、「接続済みアプリ」タブをクリックして、「フラグ付きメール」のチェックボックスをオンにしてください。Outlook メッセージがタスクに変換されたら、グループやリストを使用して、新しく作成されたタスクを To Do 内に自由に関連付けることができます。また、必要に応じて、期限や重要度を調整することもできます。さらに、To Do タスクを完了としてマークすると、アプリは Outlook 内のメッセージに対応するフラグをクリアします。
Microsoft Planner を使って To Do の作成を自動化することもできます。Microsoft 365 アカウントを Planner に関連付けている場合は、To Do の環境設定を開き、「接続済みアプリ」タブをクリックして Planner のチェックボックスをオンにします。その後、アカウントに Planner アクティビティが割り当てられるたびに（つまり、Planner アクティビティの「自分に割り当て」フィールドに自分がリストされるたびに）、To Do 内に対応するタスクが表示されます。既定では、Planner タスクは To Do 内の「自分に割り当て」リストに表示され、期限が設定されている Planner タスクは「予定済み To Do」リストにも表示されます。
すべての責任が To Do 内で記録され追跡されるため、タスクの管理と調整に費やす時間を減らし、実際に作業して責任を果たす時間を増やすことができます。
5. 委任機能を活用する
チームが協力し合うことでより多くの成果が得られることは周知の事実です。しかし残念ながら、COVID-19パンデミックの影響で在宅勤務が広まり、チームワークがより困難になっているケースが多くあります。
幸いなことに、Teams、SharePoint、Planner が役立ちます。既にこれらのアプリケーションを使って共同作業を行っている部門であれば、ワークフローを拡張して To Do タスクの割り当てを可能にすることで、これらの製品への投資をさらに進めることができます。To Do を使えば簡単です。ただし、部門や同僚がこのコンセプトに同意することだけは重要です。
To Do タスクを他のユーザーに割り当てるには、割り当てたいタスクをクリックし、[割り当て先] フィールド (図 C ) をクリックして、タスクを割り当てるチーム メンバーを指定します。
図C
注:タスクリストをまだ共有していない場合は、まずタスクが保存されているリストを共有する必要があります。リストを共有するには、タスクを選択し、To Do の右上隅に表示される「リストを共有」アイコンをクリックします。次に、「招待方法」ボタンをクリックし、リストへの招待を共有するオプション（メール、メッセージ、AirDrop など）を選択します。受信者がメッセージを受信して To Do にログインすると、タスクとその詳細にアクセスできるようになります。
