仕事用のメールには、プロフェッショナルな署名が欠かせません。Microsoft Wordには、20種類の署名が揃ったテンプレートギャラリーが用意されており、そこから選んで調整すれば自分だけの署名を作成できます。このWordギャラリーテンプレートにアクセスして、自分だけの署名を作成する方法をご紹介します。
私はWindows 10 64ビット版でMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。ご参考までに、デモ用の.docxファイルと.docファイルをダウンロードしていただけます。Web版Wordは、この記事で紹介されているほぼすべての機能をサポートしています。
参照: この永久ライセンスで Windows 版 Microsoft Office を入手しましょう (TechRepublic Academy)
Wordのテンプレートを使って始める方法
独自のデザインを作成することもできますが、優れたテンプレートが数多く存在するため、必ずしも必要ではありません。気に入ったテンプレートから始めて、変更を加えてください。Wordでテンプレートを使用するには、以下の手順に従います。
- [ファイル] メニューをクリックし、左側のペインから [新規] を選択します。
- 検索コントロールに「署名テンプレート」と入力し、虫眼鏡アイコンをクリックするか、Enter キーを押します。
- 結果から、「電子メール署名ギャラリー」を選択します。これは、私の結果の最初のものです (図 A )。
- 「作成」をクリックします。Word によってファイルがローカル システムにダウンロードされます。
図A
テンプレートを開いたら、20種類の署名オプションを確認し、1つを選択します。選択してCtrl + Cを押すとクリップボードにコピーされます。新しい空白のWord文書を開き、Ctrl + Vを押して貼り付けます。私は最初のオプションを選択しました（図B）。
図B
Word 文書にテンプレートを挿入したら、変更を開始する準備が整います。
Wordでテンプレートの内容を微調整する方法
テンプレートから始めることをお勧めします。ほとんどの作業は自動的に完了するので、テキストを変更するだけで済みます。
まず注目すべき点は、情報が表形式になっていることです。これが、表を簡単に変更できる理由の一つです。次に、上部にある2つのアイコンに注目してください（図B）。左側のアイコンは表全体を選択でき、縦線の上にあるアイコンは列のサイズを変更できます。
境界線をオンにするには、テーブルを選択して次の操作を行います。
- ミニツールバーから、[境界線] をクリックします。
- 表示されるドロップダウンから、「すべての境界線」を選択します (図 C )。
図C
テンプレートと表の枠線（図D）の横を見てください。枠線を表示すると、テンプレートを微調整しやすくなります。列は2つ、行は1つだけです。私はあえてシンプルなものを選びましたが、テンプレートによってはもっと複雑なものもあります。
図D
まず、情報を変更します。ここではいくつかの項目のみを変更しますが、すべて更新することをお勧めします。
名前を変更するには、テンプレートを選択して、新しい名前を入力します。Wordを使い慣れている方なら、テンプレートの情報をすべて選択して上書きする方法はご存知でしょう。
コンテンツを更新したら、必要に応じて書式設定を変更できます。あまり多くの変更は必要ありませんが、テンプレートのほぼすべてを変更できます。
例えば、名前の色を緑に変更するには、名前を選択し、「フォント」グループの「フォント色」ドロップダウンをクリックして緑を選択します。ライブプレビュー機能を使えば、色にマウスポインターを合わせると、リアルタイムで色を確認できます（図E）。
フォントまたはフォントサイズを変更するには、名前を選択し、「フォント」グループの「フォント」と「フォントサイズ」オプションから設定を選択します。電話、モバイル、Web、メールのラベルを緑色に素早く変更するには、いずれか1つをダブルクリックして選択し、Ctrlキーを押しながら他のラベルを1つずつダブルクリックします。その後、すべてのラベルのフォント色を一度に変更します。
図E
下部に表示されているアイコンのうち、1つ以上のソーシャルメディアプラットフォームを購読していない場合は、該当するアイコンを削除してください。他のアイコンを追加したり、他の列の列幅を変更したりすることもできます。他のWordの表と同様に、境界線をクリックしてドラッグします。これは、コンテンツが折り返されている場合に便利です。幅を広げることで折り返しを解除できます。
参照: 誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Wordでテンプレートのグラフィックを微調整する方法
写真の変更は簡単です！画像を右クリックし、表示されるサブメニューから「画像の変更」を選択します。次に、画像の場所を選択します。おそらくローカルシステムまたはデバイス（このデバイス）でしょう。私はプロによる自分の写真がないので、30歳と誤解されたくないと思い、「ストック画像から」を選択しました。
Word によって画像の形状が変更されましたが、修正は簡単です。
- 画像を選択します。
- コンテキストの「図の書式設定」タブをクリックします。
- [サイズ] グループで、[トリミング] をクリックし、[図形に合わせてトリミング] を選択します。
- 表示されるサブメニューから図形を選択します。私は楕円 (図 F ) を選択しました。
図F
これで画像は丸くなりました（図G）。画像を切り抜きたい場合は、「切り抜き」機能を使って切り抜くことができます。「画像スタイル」グループには、いくつかの定義済みスタイルが用意されています。「クイックスタイル」ドロップダウンをクリックすると、すぐに確認できます。画像にはベージュ色の枠線が付いていますが、同じグループの「画像の枠線」オプションを使って枠線を追加できます。
図G
ここまで読んで、他に変更するところはあまりないと思われるかもしれません。ダウンロードしたギャラリードキュメントの署名テンプレートの中には、背景に色が付いているものがあることにお気づきでしょうか？これは簡単に変更できます。表全体を選択した状態で、「段落」グループの「網掛け」ドロップダウンから色を選択します（図H）。
図H
残念ながら、ソーシャルメディアアイコンの周りに白い枠線が表示されてしまいました。この場合、枠線を削除することはできませんし、Wordの背景削除ツールを使っても削除できません。
変更を加えて署名に満足したら、Outlookにコピーする前にもう1つ手順があります。罫線を削除するには、表全体を選択し、「段落」グループの「罫線」ドロップダウンから「罫線なし」を選択します。これで、Outlookに追加する準備が整いました（図I）。
図I
Outlookに署名を追加する方法
署名はWordで作成しましたが、Outlookでも使用したいとします。Wordでは、表全体を選択し、Ctrl + Cキーを押してクリップボードにコピーします。Outlookでは、以下の手順を実行してください。
- 新しいメールを開きます。
- [含める] グループで、[署名] ドロップダウンをクリックし、[署名] を選択します。
- 表示されるダイアログで、「編集するメールを選択」オプションリストの下にある「新規」をクリックします。署名が既にある場合もあれば、全くない場合もあります。
- 名前に「HomeBaseCommander」と入力し、「OK」をクリックします (図 J )。
- 下のペイン内をクリックし、Ctrl + V を押してクリップボードから署名をコピーします（図 K）。[OK] をクリックします。
図J
図K
署名を使用するには、新しいメールを開きます。Outlookはすべての新規メールに署名を自動的に追加します（図L）。署名が不要な場合は、選択して削除してください。
図L
