Excelの自動アウトライン機能でデータの詳細を素早く非表示にし、表示を簡素化 - TechRepublic

Excelには便利なシンプルなアウトライン機能が搭載されていますが、ユーザーには見過ごされがちです。自動アウトライン機能は、詳細を非表示にし、ヘッダーと行または列の要約のみを表示します。シンプルなシートでは過剰に思えるかもしれませんが、大量のデータを扱う場合は、クリックするだけでこのシンプルなビューに切り替わります。

この単純な機能を説明するために、次のようにシート内の売上高を非表示にします。

1. データ範囲を選択します。この場合はA1:F14です。
2. 「データ」タブをクリックします。Excel 2003では、「データ」メニューから「グループ化とアウトライン」を選択し、手順4に進みます。Excel 2007では、「データ」リボンに「アウトライン」オプションがあります。
3. [アウトライン] グループで、[グループ] オプションのドロップダウンをクリックします。
4. 自動アウトラインを選択します。

変更は分かりにくいですが、ヘッダーセルの左上と上に表示される括弧に注目してください。アウトラインの使い方は簡単です。最初は各括弧にマイナス記号が表示されています。それをクリックすると、詳細セルが削除されます。

すべてのデータを表示するには、プラス記号をクリックします。同様に、1と2のアイコンをクリックすると、シートを折りたたんだり展開したりできます。アウトラインを削除するには、「グループ解除」ドロップダウンから「アウトラインのクリア」を選択します。

隠蔽

自動アウトラインは簡単に導入でき、アウトラインを残したくない場合は簡単にオフにできます。しかし、一見しただけでは分かりにくい機能があります。ご存知かもしれませんが、列や行を非表示にすることはお勧めしません。非表示にすることは間違いではありませんが、ユーザーはデータを非表示にしたことを忘れがちで、その忘れっぽさが問題を引き起こす可能性があります。アウトライン機能は、データを非表示にする必要がある場合に役立ちます。

データの行または列を一時的に非表示にするには、次のようにこの機能を使用します。

1. 非表示にする行または列を選択します。例えば、4月のデータを非表示にするには、行5を選択します。
2. 「データ」タブをクリックします。Excel 2003では、「データ」メニューから「グループ化とアウトライン」を選択します。
3. [アウトライン] グループの [グループ] をクリックすると、Excel で 5 行目の左側にアウトライン ブラケットが表示されます。
4. 5 行目を非表示にするには、マイナス記号をクリックします。（アウトライン グループの [詳細を非表示] アイコンをクリックすることもできます。）

行を非表示にしましたが、同じ方法で行のブロック、単一の列、または列のブロックを非表示にすることもできます。アウトラインの一部を削除するには、「アウトライン」グループの「グループ解除」をクリックします。ただし、この機能は連続していない選択範囲には機能しません。

自動アウトラインは、集計行に数式が含まれている場合に使用します。Excel は数式を使用して、値と集計行および集計列を区別します。データ範囲がリテラル値の場合は、手動でグループ化を設定してください。また、2003 で自動アウトラインを使用する場合は、数式を詳細値の右または下に配置する必要があります。そうでない場合は、「グループとアウトライン」サブメニューの「設定」コマンドで方向を変更します。この例では、詳細値と集計数式は 1 レベルのみですが、最大 8 レベルまで使用できます。また、自動アウトラインは Excel の新しいテーブルオブジェクトでは機能しないことに注意してください。

この手法をテストする際の便宜を図るため、2 つのサンプル Excel ワークシートをダウンロードできるようにしました。