ギャラリー：スマートフォンで代替できるオフィスのテクノロジー10選 - TechRepublic

古くなったオフィス機器を処分する時期が来ました

テクノロジーは急速に変化しますが、オフィスにおけるテクノロジーはそうではありません。私たちはいまだに、紙の書類のデジタルコピーを固定電話で送ったり、デジタル文書の時代になってもコピーをしたり、小切手を預けるために銀行まで車で行ったりしています。

ポケットに収まるオールインワンコンピューターのおかげで、もうそんな面倒なことは一切不要です。スマートフォンは新たなテクノロジーのパラダイムであり、旧来のあらゆるものを急速に置き換えつつあります。例えばオフィスを例に挙げてみましょう。身近にあるかもしれないテクノロジーのうち、スマートフォンに取って代わってもいいものを10個ご紹介します。

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1. スキャナー

もう、コピー機まで出向いたり、デスクトップ スキャナーを取り出したり、FedEx まで走ったりする必要はありません。スマートフォンは、時間のかかる他の方法と同じくらい (場合によってはそれ以上) にスキャンできます。

実際、AndroidやiOS向けのスキャンアプリには、ドキュメントをキャプチャしてPDFとして保存する優れた機能が数多くあります。中にはOCR機能も搭載されているものもあり、編集も可能です。

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2. ファックス機

ファックスは、誰もが嫌っているように見えるものの1つですが、なかなか消え去る気配がありません。政府がデジタル署名の法的拘束力を認めたにもかかわらず、私たちはファックスを送り続けています。

企業はファックス機を捨て、デジタル化を進める時が来ました。前のスライドで紹介したスキャンアプリは、アナログ文書のデジタルコピーを作成するのに最適です。DocuSignやAdobe Signと組み合わせれば、同じ文書に法的署名を取得してから、受信者にメールで送信できます。

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3. ビジネス電話

ビジネス用の固定電話でさえ時代遅れであり、モバイル デバイスでビジネス用の回線を利用するために必ずしも 2 台目の電話が必要なわけではありません。

企業は、ビジネス回線を必要とする各人が確実にビジネス回線を利用できるようにアカウントを登録することができ、雇用するたびに新しいデバイスを購入する必要がなくなります。

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4. ノートパソコン

オフィスにおけるデスクトップパソコンの時代はほぼ終わり、ノートパソコンがビジネスマシンの主流だった時代も終わりを迎えつつあります。大画面と新しく機能的なスタイラスペンを備えたスマートフォンは、会議でノートパソコンの代わりに活用できます。Galaxy S8のように、ドッキングステーションに取り付けてワークステーションに変身させるスマートフォンもあります。

仕事に高性能なコンピュータを必要としないビジネス ユーザーは、まもなく本格的なコンピュータさえ必要なくなるかもしれません。出勤時にスマートフォンをドッキングして、夜には家に持ち帰るだけです。

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5. 銀行に行く

金銭を扱う企業は、預金のために担当者を銀行に派遣することがよくありますが、それももはや過去のものかもしれません。現金を使わない取引が増えており、小切手の場合は銀行に行く必要はありません。

ほとんどの信用組合や銀行はアプリを提供しており、そのほとんどでスキャン画像による小切手のアップロードが可能です。昼間に銀行へ駆け込み、列に並んで、一斉に小切手に署名する必要はもうありません！

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6. 従業員のスケジュール

数年以上働いている人なら、上司が来週の勤務表を発表するのを待つという毎週の儀式に参加したことがあるでしょう。掲示板の周りに集まり、出勤時間をメモしたり、同僚とのシフト交代をお願いする付箋を貼ったりします。

メールで送られてくるExcelスプレッドシートは、古い紙ベースのシステムからの部分的なアップグレードに過ぎませんでしたが、When I Workのようなアプリのおかげで、これももう過去のものとなりました。このようなスイートを使えば、マネージャーはスマートフォンから直接スケジュールを作成し、アプリに公開して従業員が確認できるようになります。シフトの交換や休暇申請もすべてアプリ内で処理できます。

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7. POSシステム

アートフェアの参加者やフードトラックのファンは、POS システムが過去のものとなり、多くの流行の最新ビジネスがレジを廃止し、より高度なタブレットやスマートフォンベースのカードリーダーを導入していることを知っています。

小規模企業と大規模店舗の両方が、より大型のレジスタイルのソリューションも提供する Square などのカード リーダーを通じて、ビジネス取引の革命を活用できます。

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8. 経費追跡

出張後に山積みの領収書を整理した経験がない人はいないでしょう。これは本当に面倒な作業ですし、一枚の領収書を紛失しただけで、本来日当で賄えるはずのものを自腹で支払わなければならない事態に陥る可能性もあります。

モバイルアプリを使えば、領収書を保管する必要がなくなります。また、会社で使用している経費精算システムによっては、領収書のスキャン画像を直接アップロードできるモバイル版が提供されている場合もあります。これにより、領収書を保管する必要がなくなります。Concurは他の製品と連携できるモバイルアプリを提供しており、Expensifyなどのアプリは様々なビジネス会計プラットフォームと連携しています。

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9. 加算機

ホールドアウトに関して言えば、計算機を使う人は間違いなく自分の選んだ製品にこだわりを持っているので、それは当然のことです。特に生計を立てるために数学をたくさん使う人にとって、数字の記録が紙に残っていれば便利です。

しかし、計算機の代わりになるアプリは存在します。中にはデジタル記録を残すアプリもあります。iOS版のAdding Machine Universalは、「真の10キー印刷電卓」を自称しています。このアプリはデジタル記録を残し、編集して間違いを修正できます。これはアナログ計算機では絶対にできないことです。

古いカシオがなくては生きていけないという人にとって、このアプリ、または同様のアプリはまさに必要なものかもしれません。

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10. 掲示板

オフィスの掲示板には、毎週のスケジュールの掲示のほか、今後のイベントに関するメモ、ガールスカウトのクッキー注文用紙、ボランティア活動の機会など、さまざまな情報が掲載されます。

Slackのような職場向けチャットソフトウェアは、現在オフィスのコミュニケーションの主流となっており、掲示板のシンプルな代替として活用できる可能性があります。各チームが独自のチャンネルを持つことも、仕事に関係のないイベント（クッキー販売など）専用のチャンネルを作成することもできます。

紙とスペースを占有していたすべてのものは、今ではデジタルスペースを占有できるようになりました。

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