GoogleスプレッドシートをGmailの差し込み印刷機能と連携させる方法

Workspace エディションが対応している場合、Google スプレッドシートをデータソースとして Gmail から差し込み印刷を行うことができます。つまり、スプレッドシートのカスタムフィールドをメールに挿入し、個々のメールに挿入することで、メッセージをパーソナライズできます。差し込み印刷は、カスタマイズされたおすすめ情報、リマインダー、更新メッセージなどに最適です。

差し込み印刷を作成する

差し込み印刷を作成するには、サポートされている Workspace エディション（Individual、Business Standard または Plus、Enterprise Standard または Plus、Education Plus、Nonprofits）の Google アカウントが必要です。

ご利用のアカウントでメールの統合がどのように設定されているか、Google Workspace 管理者にご確認ください。管理者は管理コンソールの設定（アプリ | Google Workspace | Gmail | ユーザー設定 | メールの統合）で、メールの統合へのアクセスを許可または禁止できます。この設定は、場合によっては「マルチ送信」と表示されることがあります。管理者は、組織全体または特定の組織部門に対してこの設定を変更できます。

また、一部のWorkspaceエディションでは、デフォルトでメールの差し込み印刷が社内の受信者のみに制限されています。Workspace管理者は、外部のメールアドレスへの差し込み印刷の送信を許可するように設定できます。いずれの場合も、送信するGmailメッセージの量は、ご利用のエディションの送信制限内に収める必要があります。

差し込み印刷へのアクセス権があり、送信先のアドレス（社内専用または外部アドレスなど）がわかっている場合は、デスクトップ クラスのコンピュータで Chrome を開き、Workspace アカウントにサインインして、以下の手順に従います。

Googleスプレッドシートを設定する

まず、受信者のメールアドレスと、結合に含めたいその他のカスタムデータを含むGoogleスプレッドシートが必要です。元のシートを取得する方法の一つとして、Salesforceなどのデータベースからレコードセットをエクスポートし、そのファイル（例：.csvまたは.xlsx形式）をGoogleスプレッドシートにインポートする方法があります。

ほとんどの結合データソースと同様に、シートの1行目には、名、姓、金額、日付、日付形式の例などのフィールド名ヘッダーが含まれている必要があります（図A）。フィールド名には、特殊記号ではなく、標準の文字と数字を使用してください。

図A

ソースデータを確認し、マージするすべてのフィールドに正確な情報が含まれていることを確認してください。特に、すべての名前が正しいことを確認してください。誤った名前をマージしたメールを送信すると、受信者がメールを削除したり、スパムとして報告したりする可能性があります。

Googleスプレッドシートの下部に複数のタブが表示されている場合は、ソースデータを含むシートを最初のタブに移動してください。移動方法の一つは、タブ付きのシート名をクリックしてドラッグし、位置を変更することです。結合時には、最初のタブのシートからのみフィールド名とデータが取得されます。

Gmailで統合を開始する

Gmailを開き、「作成」を選択して新規メールを作成します。その後、カーソルがアドレス欄（宛先、Cc、Bccなど）にあるときはいつでも、差し込み印刷アイコンを選択できます。このアイコンは、2人の人物と+記号（図B）が描かれたものです。選択したら、チェックボックスをオンにして差し込み印刷モードを有効にします。有効になると、アクセントカラーが変わり、「差し込み印刷を使用しています」というメッセージが表示されます。

図B

次に、差し込み印刷メニューから「スプレッドシートから追加」オプションを選択します。するとGoogleドライブのインターフェースが開き、差し込み印刷の宛先リストのデータソースとして使用したいGoogleスプレッドシートに移動できます。先ほど準備したシートを選択し、「挿入」ボタンを選択します（図C）。

図C

各受信者のメールアドレスと氏名（姓）のフィールド（姓のフィールドは任意）に使用する正しいデータを指定するよう求められます（図D）。Googleスプレッドシートから該当する列を選択し、「完了」を選択します。差し込み印刷メールの「宛先」フィールドに、スプレッドシートの小さなアイコンが受信者として表示されます。

図D

通常送信する電子メールと同じように、電子メールの件名を入力します。

カスタムフィールドでコミュニケーションをパーソナライズ

メールの本文を入力してください。他のメールと同様に、レイアウトの選択、リンクの追加、書式設定の変更、絵文字の挿入が可能です。差し込み印刷でPDFなどのファイルを添付する場合は、添付ファイルとしてではなく、Googleドライブ上のファイルへのリンクを含めることをお勧めします。

@ と入力すると、Google スプレッドシートで利用可能な差し込み印刷タグが表示されます（図 E）。リストから任意の項目を選択してメールに挿入します。システムによって名前が小文字の文字列に統合されるため、例えば「Dollar Amount」という列は @dollaramount という差し込み印刷タグに変換されます。

図E

挿入されたデータはGoogleスプレッドシートの書式設定を保持します。これは、図Aのサンプルシートの@dateフィールドと@dateformatexampleフィールドで確認できます。前者では、/区切り記号が月、日、年を区切っていますが、後者では、スプレッドシートのデータがテキストで月全体を表示し、その後に数値の日付、カンマ、そして年が続くように書式設定されています。そのため、Googleスプレッドシートのコンテンツの書式設定を、差し込み印刷で希望する表示形式に合わせるようにしてください。

送信前に確認してください

コンテンツに誤りがないか注意深く確認したら、「続行」ボタンを選択します。「キャンセル」、「プレビューを送信」、「すべて送信」の3つのオプションが表示されます（図F）。

図F

これらのオプションはそれぞれ、ほぼ期待どおりの機能を果たします。

メールの編集に戻る場合は、「キャンセル」を選択してください。「すべて送信」を選択すると、結合が開始され、処理が完了します。ほとんどの場合、まず「プレビューを送信」を選択してください。これにより、結合後のサンプルメールがGmailの受信トレイに送信されます（図G）。プレビューでエラーがないか確認し、すべての情報が正しいことを確認したら、同じ手順を繰り返し、「すべて送信」を選択して結合し、一括送信してください。

図G