Microsoft Outlook メールの意図しない行間を修正する方法 - TechRepublic

Microsoft Outlookをご利用の方は、プログラムがメッセージに意図しない行間を追加してしまうことにお気づきかもしれません。具体的には、行間が不要な行間や、シングルスペースでなければならない段落間に行間が追加されてしまうことがよくあります。これは、GmailなどのWebベースのプログラムを使用している相手からメールの返信を受け取った際に発生します。この問題はOutlookのHTMLモードでのみ発生します。これは、OutlookがWebベースのメールクライアントの改行と段落の区切りを処理する方法に起因しています。

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このジレンマに悩まされている場合は、問題解決にどれだけの時間を費やしたいかに応じて、いくつかの回避策があります。これらの手順では、Microsoft 365 スイートの Outlook を使用していますが、過去のバージョンの Outlook でも同様に実行できるはずです。

まず、書式の問題を確認するために、複数の行と複数の段落が連続するメールを作成してください。行は1つの段落区切りで、段落は2つの段落区切りで区切る必要があります。作成が完了したら、Gmailアドレス宛てにメールを送信するか、他のユーザーに送信してください（図A）。

図A

Gmailでメールの書式設定が正しく行われていることを確認してください。メールに返信し、Outlookで返信を確認します。行間にスペースが、段落間にダブルスペースが挿入されていることを確認してください（図B）。

図B

このイライラにどう対処すればいいのでしょうか？いくつか提案があります。

HTMLの代わりにプレーンテキストを使用する

Outlookのデフォルトの形式であるHTMLは、異なるフォント、箇条書き、埋め込み画像、ハイパーリンクを含むメッセージを送信する場合に必要です。ただし、テキストベースのメールの場合は、プレーンテキストに切り替えることができます。Outlookで新規メールの形式を変更するには、メニューバーの「テキストの書式設定」タブをクリックし、「テキスト形式」を選択します。

リッチテキスト形式も選択肢の一つですが、RTF形式はOutlook内でのみ動作するように設計されているため、リッチテキスト形式のメールは、サードパーティのメールクライアントによってはプレーンテキスト形式またはHTML形式に変換される可能性があります。そのため、プレーンテキスト形式の方が安全です（図C）。

図C

各段落ごとにEnterキーを1回押してください

Outlook の書式設定の問題は、Microsoft が HTML 形式では段落の改行を二重改行として扱う方法にあります。この問題を回避する方法の一つは、各段落の後に Enter キーを 2 回押すのではなく、1 回押すことです。ただし、この場合の欠点は、メールが読みにくくなり、ユーザー側で操作しにくくなる可能性があることです。しかし、少なくとも正しい書式設定は保持されます (図 D )。

図D

各行の後にShift+Enterを1回押し、各段落の後にShift+Enterを2回押します。

Outlookでは、Enterキーを押すと段落改行が挿入されますが、Shift+Enterキーを押すと改行が挿入されます。そのため、HTMLモードではShift+Enterキーを使用すると行と段落の書式設定が保持されます。確かに、このようにShift+Enterキーを押すのは面倒で時間がかかりますが、短いメールであれば実行できるかもしれません。この方法で新しいメールを作成したら、メニューの「テキストの書式設定」タブをクリックし、「段落記号の表示/非表示」ボタンをクリックします。各行の末尾には、従来の段落記号ではなく、左向きの矢印が表示されます（図E）。

図E

検索と置換を使用して、各段落記号を通常の改行に置き換えます。

手動で改行を挿入する代わりに、Outlookのシンプルな検索と置換機能を使ってメールを整理しましょう。メールを作成したら、カーソルをメッセージの先頭に移動し、「ホーム」リボンの「置換」ボタンをクリックします。カーソルを「検索文字列」フィールドに移動した状態で、「特殊文字」ボタンをクリックし、「段落記号」を選択します。「置換後の文字列」フィールドに移動し、「特殊文字」ボタンをクリックし、「手動改行」を選択します。「次を検索」をクリックして検索を開始します。その後、各インスタンスごとに「置換」ボタンをクリックするか、「すべて置換」をクリックしてすべてのインスタンスを一括で置換できます（図F）。

図F

最後に、Outlookのデフォルトのスタイルまたはテンプレートの行間隔を変更することで問題を解決できる人もいるようです。しかし、私がこれらの方法を試したところ、問題は解決しませんでした。私にとって、検索と置換を実行するのが最も効果的で迅速な方法であり、HTML形式で作業し、正しい行間隔を維持する必要がある場合にお勧めします。