1ページあれば済むのに、2ページにもわたる文書をわざわざ作りたい人はいませんよね。ところが、実際には2ページにもわたる文書になってしまうことがよくあります。Word文書の書式設定に多くの時間を費やしてきたはずなのに、無理やり1ページに収めようとして書式を変更すると、逆効果になることが多いのです。その代わりに、これらの簡単なヒントを試して、あふれているコンテンツを1ページに収めてみましょう。
まずはヒントを順番に適用してください。必要な場合のみ、リストの項目を順に進めてください。同じ文書でこれらのヒントを1つか2つしか使用することはほとんどないでしょう。可能性を把握しておくことが、常に適切な結果を得るための鍵となります。
1. 容赦なく編集する
コンテンツを1ページに収める最善の方法は、コンテンツを減らすことです。数行、あるいは1段落でもオーバーしている場合は、文字数を少し減らすだけで十分かもしれません。
- 論理的に適切な場合は段落を結合します。
- 余分な形容詞を削除します。ビジネス文書では副詞はほとんど必要ありません。
- 複文は通常短縮できます。
- 長い単語を短い単語に置き換えます。目的を達成できる最も短い単語が最適です。
- 対象者を再検討し、該当しないコンテンツを削除します。
- 次の単語を削除してください：actual/actually、basic、specially、essentially、just、really、simply、totally、thus、very。現代の文章では、使いすぎによってほとんど意味をなさない単語がたくさんあります。最後の文を短くするには、いくつの方法がありますか？
- 今日の文章では、過剰使用のせいで意味をなさない単語が多くあります。
- 多くの単語は使いすぎると意味を失ってしまいます。
- 過剰使用により多くの単語が意味を失ってしまいました。
- 文頭の The を削除します (ほとんどの場合可能です)。
- 不要な単語やフレーズ（「結果として」「したがって」「しかしながら」「もちろん」など）は削除してください。これらの単語やフレーズは、論点を明確にしたり方向転換したりするために間を置く必要がある場合にのみ残してください。
- 前置詞句を、目的語を形容詞として使うことで使い分けましょう。例えば、「青いドレス」は「青いドレス」よりもスタイルが優れており、文字数も少なくて済みます。
コンテンツのトーンが、親しみやすく会話的な雰囲気から、無味乾燥で想像力に欠けるものに変わってしまわないように注意してください。自分の作品を編集するのは難しいものです。そのためのヒントについては、「自己編集でライティングを向上させる10以上の方法」をお読みください。
2. フィットするように縮小する
編集でうまくいかない場合は、Wordの「縮小してページサイズに合わせる」機能を試してみる価値があります。この機能は、文書を1ページ分縮小するまで、フォントサイズを0.5ポイントずつ縮小します。Word 2003では、「印刷プレビュー」ツールバーに「縮小してページサイズに合わせる」機能があります。Word 2007では、「印刷プレビュー」タブを確認してください。Word 2010と2013ではすぐには利用できませんが、以下の手順でクイックアクセスツールバー（QAT）に追加できます。
- [クイック アクセス ツールバーのカスタマイズ] ドロップダウンをクリックします。
- [その他のコマンド]を選択します。
- 表示されるダイアログで、[コマンドの選択元] ドロップダウンから [すべてのコマンド] を選択します。
- 表示されたリストで「1ページ縮小」を選択して、QATリストに追加します（図A）。
図A
- [OK]をクリックすると、QATに[縮小してフィット]が追加されます（図B）。
図B
「縮小して合わせる」をクリックするたびに、Wordは文書を1ページずつ縮小します。1回のクリックで文書全体が1ページに縮小されるわけではありません。希望どおりの結果を得るには、複数回のクリックが必要になる場合があります。この機能が機能している場合は、迅速かつ簡単に操作できますが、結果を調整する必要があることをご承知おきください。
3. 段落と行間隔
次のガイドラインに従って、段落や見出しなどの間隔を狭めることを検討してください。
- 行間隔を複数 (デフォルト) から 1 に変更します。
- 「同じスタイルの段落間にスペースを追加しない」オプションをオンにして、段落後の自動間隔を削除します（図C）。
図C
- 見出しの場合は、前（または後）の間隔を 1 ポイントか 2 ポイント減らします。ほとんど気づかないでしょう。
- テキスト段落の場合は、間隔をフォント サイズの半分まで減らします。
- 最新バージョンのWordでは、デフォルトで1.15行間隔に設定されています。これはオンラインテキストには適していますが、印刷文書には必要ありません。印刷文書の場合は、この設定を1行に変更してください。
これらのオプションは、「段落」グループの「行と段落の間隔」をクリックするか、グループのダイアログランチャーをクリックすると表示されます。これらのオプションを組み合わせて最適な結果を得ることができますが、同じ文書内ですべてが必要になることはほとんどありません。
4. 小さいフォントを使う
行間を変更する代わりに、あるいは行間を狭めるのと併せて、本文のフォントサイズを小さくすることもできます。印刷された文書では、読みやすさに影響することなく10ポイントまで小さくできますが、12ポイントが推奨されます。文書のフォントサイズが12ポイントより大きい場合は、まず12ポイントまで小さくしてください。その後、0.1ポイントずつ少しずつ小さくしていきます。段組みフォントは、全行分のフォントサイズよりも小さくても構いません。
5. マージンを減らす
一番嫌いなのは、文書の余白を減らすことです。Wordのデフォルトの余白はほとんどの文書でほぼ完璧なサイズに設定されており、余白を減らすと（私の意見では）読みにくくなるので、この変更は慎重に行いましょう。少しずつ、つまり0.1ずつ変更していくのがよいでしょう。
6. ヘッダーとフッターを減らす
ヘッダーとフッターのテキストの必要性を再検討してください。文書に両方が含まれている場合は、内容を1つにまとめることを検討してください。文書の目的に不可欠でない場合、または組織の慣例で必須でない場合は、削除してください。
少しは多い
重要なのは、複合ドキュメントへの影響が最も少ないオプションを見つけることです。まずは1番から始めて、必要に応じて追加してください。2つ以上のオプションを組み合わせることで、良好な結果が得られます。この記事で紹介したオプションはどれも、過度に使用すると問題を引き起こす可能性があります。
このような状況ではスタイルが威力を発揮します。ドキュメント全体を手動で更新するよりも、スタイルを変更（または元に戻す）する方がはるかに簡単です。
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