Microsoft Outlookのクイックステップを使用してメールに素早く返信する方法

Microsoft Outlook をズームする方法 — 画像: Aleksei/Adobe Stock

組織のメール担当者であれば、おそらく行き場のないメールを大量に受け取っていることでしょう。例えば、採用情報を尋ねるメールを頻繁に受け取るかもしれません。もし会社が採用活動を行っていない場合、一つ一つのリクエストに手動で返信するのは、すぐに面倒な作業になってしまいます。

ボタンをクリックするだけで Outlook が一般的な応答を返し、その後メッセージを削除できたらすばらしいと思いませんか?

このチュートリアルでは、Outlookのクイックステップ機能を使って自動返信を送信し、返信先のメッセージを削除する方法を説明します。私はWindows 10 64ビット版システムでMicrosoft 365を使用していますが、Outlook 2013までの以前のバージョンでも使用できます。Outlookメール（オンライン）はクイックステップをサポートしていません。

参照: 認定トレーニングで Microsoft Office をマスターしましょう (TechRepublic Academy)

Outlook のクイックステップとは何ですか?

クイックステップ機能を使用すると、Outlook が呼び出し時に実行するアクションを設定できます。同じクイックステップに複数のアクションを適用できます。テンプレートを選択するか、カスタムクイックステップを作成することもできます。

クイックステップテンプレートにはいくつかの種類があります。

フォルダーに移動:このクイックステップを使用して、選択したメッセージを特定のフォルダーに移動します。
フラグと移動:このクイックステップでは、特定のフラグを設定し、選択したメッセージを特定のフォルダーに移動します。
新しい電子メールの送信先:このクイックステップを使用して、同じ相手へのメッセージを自動化します。
転送先:このクイックステップを使用して、選択したメッセージを特定の相手に転送します。
新しい会議:このクイックステップでは、再利用できる一般的な会議メッセージを設定できます。
カスタム:上記のいずれも適切でない場合は、このクイックステップを使用します。

Outlookでクイックステップを開始する方法

上記のテンプレートのいずれかを使用するには、「ホーム」タブをクリックし、「クイックステップ」グループの「クイックステップ」ギャラリーにある「その他」ボタンをクリックします。表示されるドロップダウンから「新しいクイックステップ」を選択し、適切なテンプレートを選択します。

カスタムクイックステップを作成する場合は、「ホーム」タブをクリックし、クイックステップギャラリーで「新規作成」（図A）をクリックして、新しいクイックステップを開始します。新しいステップを追加すると、Outlookは同じリストに表示されます。リストが長くなると、ステップリストをスクロールするよりも「詳細」ボタンをクリックする方が速い場合があります。

図A

Microsoft Outlookのクイックステップメニューで丸で囲まれた新規作成オプション — 図 A: 新しいクイックステップを開始します。

Outlookでメッセージに返信するためのクイックステップを定義する方法

それでは、選択したメッセージの送信者に一般的なメッセージを送信するクイックステップを作成しましょう。「新規作成」をクリックすると、図Bに示すダイアログが開きます。

図B

Microsoft Outlook の [クイック操作の編集] ダイアログボックスの横にある [クイック操作] メニューで丸で囲まれた [新規作成] オプション — 図 B: デフォルトのクイックステップでは、提供される情報がほとんどありません。

テンプレートリストから「カスタム」を選択することもできます。クイックステップに「返信して求人応募を削除」など、分かりやすい名前を付けます。次に、「アクション」ドロップダウンから「返信」を選択します。「オプションを表示」リンクをクリックしてその他のオプションを開き、「テキスト」コントロールにメッセージを入力します（図C）。

図C

Microsoft Outlook の [クイック操作の編集] ダイアログボックスでテキストフィールドを編集する — 図 C: 一般的な応答メッセージを入力します。

このクイックステップでは、返信アクションによって送信者のメールアドレスが宛先コントロールに入力されるため、一般的なテキストメッセージのみが必要です。件名を変更する必要はありませんが、変更しても構いません。フラグを設定したり、CCとBCCのアドレスを入力したり、メッセージを1分間遅延させたりすることもできます。この例では、これらのオプションを設定する必要はありませんが、まだ完了ではありません。

選択したメッセージに返信した後、そのメッセージを削除したいとします。このアクションを追加するには、「アクションを追加」をクリックし、表示されるドロップダウンから「メッセージを削除」を選択します。

これで、返信と削除のタスク自体は完了です。ただし、他に2つできることがあります。

キーボードショートカットを設定するには、[ショートカットキー] ドロップダウンから組み合わせを選択します。
ツールヒントテキストコントロールに役立つメッセージを入力します (図 D )。

図D

Microsoft Outlook のクイックメニュー編集ダイアログボックス — 図 D: キーボードショートカットを作成し、クイックステップにツールヒントを追加できます。

すべてが完了したら、「完了」をクリックします。

Outlookの新しいクイックステップの使い方

おそらく、この新しいクイックステップを、受信トレイにあるメッセージでテストすることはないでしょう。その場合は、自分自身にテストメッセージを送信して操作してみてください。受信トレイでそのテストメッセージをクリックし、「ホーム」タブをクリックします。クイックステップギャラリー（図E）で、「求人依頼への返信と削除」クイックステップをクリックします。

図E