Publisherの結合機能を使ってExcelブックから番号を取得し、イベントチケットやラベルなどの文書に簡単に番号を付けることができます。Susan Harkinsがその方法を紹介します。
Wordの差し込み印刷機能はご存知の方も多いでしょう。ラベルや、定型書簡など、情報の一部が変更になる文書の印刷にも活用されているかもしれません。Publisherでも同じ機能を使用できます。PublisherはOfficeアプリとは思えないかもしれませんが、Officeの複数のバージョンに付属しています。この記事では、PublisherとExcelを使って連番付きのチケットを印刷する方法をご紹介します。この記事では、Publisher 2007、2010、2013の手順を解説します。
Publisher ドキュメントはテンプレートですが、Excel .xlsx サンプル ファイルをダウンロードできます。
Publisherでチケットを作成する
2つの文書を結合する必要があります。1つはPublisher文書（チケット）で、もう1つはチケットに番号を振るための番号が入ったExcelブックです。「差し込み印刷」という言葉に怖気付かないでください。Publisher文書を結合して連番を生成するのは簡単です。
ここで、例を簡略化するために、Publisher チケット テンプレートを使用して Publisher ドキュメント (チケット) を作成しましょう。
- Publisher で、[ファイル] メニューから [新規] を選択します。
- 検索コントロールにチケットを入力します。
- チケットテンプレートの1つをダブルクリックします（図A）。
図A
- ファイルを保存します。
この時点で、テンプレートのコンテンツのカスタマイズを開始しますが、テンプレートはそのまま使用します。
Excelでチケット番号を作成する
次のステップは、チケット番号を含むシンプルなExcelブックを作成することです。空のExcelシートを開きます。図Bを参考に、チケット番号シートを作成し、保存します。新しいブックの名前と保存場所を必ずメモしておいてください。前述の通り、チケット番号はExcelブックに保存されます。この例では、100から110までの番号が付けられたチケットを11枚作成します。マージごとにチケットの値を更新する必要があります。
図B
チケット番号を Excel シートに入力します。
番号とチケットを結合する
2つのピースが揃ったら、連番チケットを生成するマージを実行する準備が整いました。Publisherイベントチケットドキュメントに戻り、以下の操作を行います。
- Publisher 2007の「ツール」メニューから、「宛名印刷とカタログ」（図C）を選択します。
図C
- 次に、「差し込み印刷」（図D）を選択します。
図D
- パネルの下部にある「次へ: 受信者リストを作成または接続する」リンクをクリックします。この場合、受信者リストとはExcelの値のリストのことです。
- 「データソースの選択」ダイアログでExcelファイルを見つけます。ファイルをダブルクリックするか、選択して「開く」をクリックします。
- 「テーブルの選択」ダイアログで、結合したい値を含むシートを選択します。この場合は、デフォルトのSheet1（図E ）です。「OK」をクリックします。
図E
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログでは、リストをカスタマイズできます。すべての番号を宛先に含めたいので（図F）、OKをクリックする前にチェックを外さないでください。この方法をご自身の文書に適用する際は、この時点で宛先を除外できることを覚えておいてください。
図F
- 次に、実際の差し込み値を定義します。今回の場合は、選択したExcelブックの「チケット番号」フィールドです。差し込みウィンドウから「チケット番号」フィールドをドキュメントにドラッグします（図G）。フィールドコントロールをドロップした後、[Enter]キーを押して「Microsoft」を「<<チケット番号>>」フィールドに置き換えました。
図G
- ウィンドウの下部にある [次へ: 結合された文書の作成] リンクをクリックします。
- この差し込み印刷では、「新しい文書に差し込み」リンク（図H）をクリックします。差し込み印刷は既存の差し込み印刷文書でも柔軟に行うことができますが、今回は新しい文書が必要です。
図H
- Publisherは、<<チケット番号>>フィールドをExcelシートの値に置き換えます（図I）。画面下部のページ番号のいずれかをクリックすると、チケット番号が変更されます。
図I
プロセスは 2010 と 2013 で同じですが、リボンを使用します。
- 「メーリングリスト」タブをクリックします。「開始」グループの「受信者の選択」オプションから「既存のリストを使用する」を選択します。
- 上記の 2007 年の手順の 3、4、および 5 を繰り返します。
- 値のソースを特定したら、差し込み印刷の準備は完了です。「差し込み印刷」ドロップダウンから「ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード」を選択してください。
- 上記の手順 6、7、8 を繰り返します。
番号付きチケットを印刷する
これで、カード用紙をプリンターにセットしてチケットを印刷する準備が整いました。プリンターに送信する前に、印刷ジョブをプレビューして、すべてが正しく印刷されていることを確認することをお勧めします。チケットを印刷するには、次の手順に従います。
- 「ファイル」メニューから「印刷」を選択します。Publisher 2010および2013では、「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
- チケットが1ページの場合は、デフォルトの1枚設定をそのまま使用します。1枚の用紙に複数のチケットを印刷したい場合は、「1枚の用紙に複数ページ」オプションをクリックします（図J）。
図J
- 「印刷プレビュー」をクリックして設定を確認してください。（Publisher 2010および2013では自動的に行われます。）Excelシートと同様に、チケット番号が1つずつ増加します（図K）。PublisherはExcelの値リスト全体を表示できるだけのページを生成します（
図K） 。
- [閉じる] をクリックしてチケット ドキュメントに戻ります (2010 および 2013 では必要ありません)。
- 必要に応じて適切なプリンターを選択し、通常どおり印刷します。
簡単だったでしょう？手順がいくつかあるので複雑に思えますが、一度やってしまえば、二度と迷わずにできるようになります。
次のチケットのバッチでも番号の連続番号を継続したい場合は、シート内の値を更新する必要があることに注意してください。例えば、次のチケットのバッチを112から開始したい場合は、ワークブックを開いて100の値を112に変更し、残りの値もそれに応じて更新します。値を更新した後は、ワークブックを保存することを忘れないでください。
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