長いGoogleドキュメントを扱う場合、ナビゲーションテクニック、執筆時間、関連コンテンツや共同作業の必要性など、すべてが異なる可能性があります。数百語程度のファイルであれば、最初から最後までスクロールするのにほとんど時間がかかりません。しかし、長いGoogleドキュメントの場合、スクロールは最適なナビゲーション方法ではない場合があります。
多くの短いファイルは短期プロジェクトであり、長い Google ドキュメントで何週間、何ヶ月、何年も作業するのとは異なり、数分、数時間、または数日で開始して完了します。
多くの場合、短いGoogleドキュメントは自己完結型で、他のファイルを必要としません。一方、長いGoogleドキュメントの中には、関連する参考資料やソース資料が詰まったフォルダを必要とするものもあります。また、短いGoogleドキュメントのようにメインファイルへのアクセスを共有するのではなく、長いGoogleドキュメントの特定のコンテンツ部分を他のユーザーと共同作業したい場合もあるでしょう。
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析(TechRepublic Premium)
以下のセクションでは、フォルダーとファイルを整理する方法、構造とナビゲーションを支援するためにスタイルを適用する方法、ドキュメント内の場所や関連ファイルへのリンクを設定する方法、特定のフォルダーまたはファイルへのアクセスを共有する方法、最終レビューに向けて作業を準備する方法について説明します。
Googleドライブでファイルを整理する方法
複数のパートにまたがる大規模なプロジェクトの場合は、Google ドライブに新しいフォルダを作成します。そのフォルダ内に、プロジェクトの一部に関連するファイルを格納するためのフォルダを追加作成することもできます。例えば、最近私が担当したプロジェクトでは、6 つの異なるソフトウェア ソリューションを詳細に調査したため、ベンダーごとにフォルダを作成し、メモ用の Google ドキュメント、ドラフト レポート用の Google ドキュメント、機能の詳細を追跡するための Google スプレッドシート、そして Google Meet デモ ミーティングの録画動画を保存しました。
メインプロジェクトフォルダ内に、プロジェクト用の新しいGoogleドキュメントを作成します。ドキュメントには、ファイルをすぐに簡単に認識できる名前を付けます。プロジェクトに期限がある場合は、名前にその旨を明記すると良いでしょう。例えば、「MajorWritingProject-20221130」というファイル名は、2022年11月末までに作業を完了する必要があることをさりげなく強調します。
Googleドライブ上のプロジェクトフォルダを選択し、その他アイコン（3点）を選択して「スター付きに追加」を選択します。プロジェクトのメインGoogleドキュメントでも同様の操作を行います。こうすることで、図Aに示すように、左側のメニューから「Googleドライブ | スター付き」を選択するだけで、プロジェクトファイルに素早くアクセスできます。
図A
構造セクション
作業を進める際には、段落スタイルを適用してテキストセクションに構造を与えます。スタイルは、タイトル（例：タイトル、サブタイトル）、見出し（例：見出し1、見出し2、見出し3）、そして通常のテキストを区別します。システムはこれらのスタイルに基づいてドキュメントのアウトラインを自動的に作成します。アウトラインは、「表示」→「アウトラインを表示」からアクセスできます。アウトラインアイコンを有効にすると、図Bに示すように、テキストセクションを素早く表示できるだけでなく、リストされているセクションをクリックまたはタップして対応するコンテンツに直接移動することもできます。
私の数え方では、Googleは文章を書く際にスタイルを適用する方法を少なくとも5つ提供しています。これは、図Bに示すように、スタイルを使うべきだという強いシグナルだと私は考えています。例えば、見出し2のテキストを入力する方法は5つあります。
- テキストを選択し、「標準テキスト」メニュー項目の右側にある矢印をクリックまたはタップして、「見出し 2」を選択します。
- テキストを選択し、「書式」→「段落スタイル」→「見出し 2 を適用」を選択します。
- 「@heading」と入力すると、ドキュメント内メニューが表示され、そこから見出しオプションを選択して適用できます。
- テキストを選択し、キーボード ショートカットを押します。Windows および ChromeOS では Ctrl+Alt+2、macOS では Command+Option+2 です。
- Markdownが有効になっている場合（[ツール] > [設定] > [Markdownを自動検出]）、テキスト行の先頭に##とスペースを入れます。次に入力するテキストは見出し2のスタイルで表示されます。
これらのそれぞれのバリエーションを使用すると、タイトル、見出し、通常のテキスト スタイルの全範囲を入力できます。
図B
場所やファイルに素早くアクセスするためのリンク
Googleドキュメント内の特定の場所に素早くアクセスするには、テキスト内の任意の場所にカーソルを置き、メニューから「挿入」→「ブックマーク」を選択します。または、「@bookmark」と入力してEnterキーまたはReturnキーを押します。これにより、図Cに示すように、テキストの横にブックマークインジケーターが表示されます。
ブックマークをクリックまたはタップし、コピーアイコンを選択すると、ブックマークへのリンクがクリップボードに保存されます。このリンクは他の場所に貼り付けることができます。例えば、このリンクをドキュメントの上部付近に貼り付けると、リンクをたどるだけでブックマークに素早く移動できます。
Google ドライブに保存されている他のアイテムへのリンクを挿入して、関連ファイルに素早くアクセスすることもできます。@ に続けてファイルまたはフォルダの一部を入力し、Google ドライブのリストが表示されたら、そこからファイルまたはフォルダを選択します。図 Cに示すように、アイテム名とともに、フォルダまたはファイルの種類を示す小さなアイコンが挿入されます。アイコンまたは名前の上にカーソルを置き、ファイル名をクリックまたはタップすると、ファイルが開きます。
図C
コラボレーション
Google ドライブでフォルダまたはファイルを選択し、「共有」ボタンをクリックした後、共同編集者のメールアドレスを入力し、必要に応じて権限レベル（閲覧者、コメント投稿者、編集者など）を調整します。先ほど、プロジェクトの特定の部分に対してサブフォルダの使用を提案しましたね。フォルダ全体へのアクセスを共有することで、共同編集者がフォルダ内のすべてのアイテムにアクセスできるようにすることも可能です。あるいは、Google ドキュメント 1 つへのアクセスを共有することも可能です。論理的なセグメントを持つプロジェクトでは、フォルダとファイルの構造を慎重に設計することで、プロジェクトのさまざまな部分で異なる人々と共同作業を行うことができます。
ますます少なくなってきているかもしれませんが、印刷されたページを確認してマークアップすることを好む方もいます。印刷出力用にドキュメントを設定するには、「ファイル」>「ページ設定」>「ページ」を選択してください。このモードに入ったら、「挿入」>「ページ番号」でさまざまな番号付けオプションを利用できます。詳しくは、Googleドキュメントでページ番号とブックマークを追加する方法をご覧ください。ドキュメントをプリンタに出力するには、「ファイル」>「印刷」を選択してください。
最終レビュー
ドキュメントがほぼ完成に近づいたら、「ツール」→「スペルと文法」→「スペルと文法チェック」を選択してください。これにより、ドキュメント内の潜在的な誤りや抜け漏れを多数発見できます。発見された問題点を必ず確認し、修正してください。
さらに、検索機能（WindowsまたはChromeOSではCtrl+F、macOSではCommand+F）を使って、一貫性を保ちたい単語や用語を検索することもできます。例えば、「multi-factor」や「multifactor」といった用語は、本書のような技術系の出版物で広く使用されています。検索機能を使うことで、文書内の用語を見つけ出し、一貫性を保つことができます。長い文書では、同様の配慮と標準化が必要な用語が複数見つかるかもしれません。
あなたの経験はどうですか？
Google ドキュメントで長い文書を扱う際に、上記の戦略のいずれかを活用したことはありますか？ Google ドキュメントで大規模な執筆プロジェクトを管理する際に、他にどのようなテクニックを活用しましたか？ ファイルの整理やセクションへの移動に、アウトラインツールとスタイルを併用して頻繁に活用していますか？ Google ドキュメントや Google ドライブで大規模な執筆プロジェクトをどのように進めているか、ぜひ Twitter (@awolber) でメンションまたはメッセージを送ってください。
