Google Apps を活用している組織の多くは、Microsoft Office アプリケーションも利用しています。高度にフォーマットされたドキュメント、複雑なスプレッドシート、アニメーション化されたプレゼンテーションなどを一括変換することは、必ずしも現実的ではありません。そのため、Google Apps に移行した後も、Word、Excel、PowerPoint のドキュメントを開いて編集するユーザーがいます。
しかし、Microsoft Officeファイルは、もはやローカルパソコンやサーバー、さらにはMicrosoftのOneDriveに保存する必要はありません。Googleドライブは、Microsoft Word、Excel、PowerPointのファイルを、他のファイルサーバーと同様に保存します。また、Googleドライブにファイルをアップロードすると、ファイルは暗号化され、保存も暗号化された状態で行われます。
Googleは、Googleドライブに保存されているMicrosoft Officeファイルを編集するための複数の方法を提供しています。編集機能はOSによって異なります。2015年8月時点でのオプションは以下のとおりです。
Microsoft Officeで編集
もちろん、Google ドライブに保存されている Word、Excel、または PowerPoint ファイルを編集する最も充実した方法は、Microsoft Office を使用することです。
WindowsでOfficeをご利用の方は、プラグインを使ってGoogleドライブからOfficeファイルを開くことができます。Microsoft Office用のGoogleドライブプラグインをインストールするだけで、Word、Excel、PowerPointでGoogleドライブがファイルの保存場所として表示されます（図A）。OfficeアプリからGoogleドライブ上のファイルを開き、変更を加えてから、ファイルをGoogleドライブに保存し直してください。
図A
Google が作成したプラグインを使用して、Google ドライブに保存されている Microsoft Office ファイルを開きます。
Google ドライブに保存されている Office ファイルは、Windows でも Mac でも Chrome ブラウザから開くことができます。まず、お使いのシステムに Google ドライブ アプリをインストールします。次に、Chrome を起動し、Google ドライブ (http://drive.google.com) 上のファイルを参照します。Word、Excel、または PowerPoint ドキュメントを右クリック (または [Ctrl] キーを押しながらクリック) し、「アプリで開く…」を選択して、対応する Office アプリを選択します (図 B )。編集が完了すると、ファイルは Google ドライブに保存されます。
図B
右クリックして、インストールされたデスクトップ アプリを使用してブラウザから Google ドライブに保存されている Office ファイルを開きます。
AndroidとiOSではGoogleのアプリをご利用ください
AndroidまたはiOS向けのGoogleモバイルアプリを使えば、外出先でもOfficeドキュメントを編集できます。以下の4つのアプリをインストールすることをお勧めします。
- Google ドキュメント (Android、iOS) で Word 文書を編集する
- Google Sheets（Android、iOS）でExcelドキュメントを編集する
- Google スライド (Android、iOS) で PowerPoint ドキュメントを編集する
- Google ドライブ (Android、iOS) ですべてのドキュメントのファイルとフォルダの管理を簡素化
GoogleのAndroidアプリでWord、Excel、PowerPointの新規ドキュメントを作成できますが、機能を有効にするには各アプリの設定を変更する必要があります（図C）。GoogleドキュメントAndroidアプリで、左上の3本線メニューをタップし、「設定」をタップして、「ドキュメント作成」セクションの下にあるチェックボックスをオンにします。この手順を3つのアプリ（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）すべてで繰り返します。
図C
Android では、モバイル デバイスから Google ドライブに新しい Office 形式のファイルを作成するように設定を変更します。
iOS では、Google アプリで新しい Word、Excel、または PowerPoint ファイルを作成することはできません。表示、開く、または編集することしかできません。ただし、回避策があります。既存の Office ファイルの「コピーを作成」します (図 D )。たとえば、iPad/iPhone で Google ドキュメント アプリを開き、Microsoft Word ファイルを選択して、右上にある縦に並んだ 3 つのドットをタップし、「共有とエクスポート」をタップして、「コピーを作成」をクリックします。既存の Word .docx 形式のファイルのコピーが作成され、編集できるようになります。ファイルの名前変更や移動を行うには、iOS 版 Google ドライブ アプリを使用します。スプレッドシートの Excel ファイルやスライドの PowerPoint ファイルでも同じ手順で実行できます。Google ドライブに少なくとも 1 つの Word、Excel、または PowerPoint 形式のファイルを保存しておいてください。
図D
iPhoneまたはiPadで、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド内の既存のOfficeファイルのコピーを作成します。その後、GoogleドライブiOSアプリを使用して、ファイルの名前を変更したり、ファイルを移動したりします。
ウェブ上での基本的な編集にはChromeを使用してください
Google ドライブに保存されている Word、Excel、PowerPoint ドキュメントは、ウェブ版 Chrome を使って基本的な編集が可能です。もちろん、ネイティブの Google ファイルと比べて編集オプションは少なくなります。下の画像では、標準的な Google ドキュメントと Word ファイル、Google スプレッドシートと Excel ファイル、Google スライドと PowerPoint ファイルの Google ウェブ編集オプションを比較しています（図 E）。いずれの場合も、編集オプションは少なくなっています。
図E
Word、Excel、PowerPoint ファイルに対する Google のウェブベースの編集オプションと、Google のネイティブ形式を比較します。
結論：選択肢はある
初期の頃、Google ドライブに保存されている Office ドキュメントの扱いに苦労している方々によく出会いました。同僚の中には、Windows デスクトップの Google ドライブ同期フォルダから Word ファイルを開こうとする人がいました。そして、誤ってファイルを Google ドキュメントに変換してしまうことがありました。そして、そのファイルのコピーを（再び Word 形式で）ダウンロードして保存してしまうのです。その結果、様々な形式のファイルが複数作成されてしまうのです。
Google のデスクトップ アプリとモバイル アプリの Microsoft Office ファイルとの互換性が向上しました。Google ドライブに保存されている Office ファイルを複数の方法で開き、編集できるようになりました。また、Office がインストールされた Mac または Windows システムをご利用の場合は、Office の編集機能をフルに活用して編集できます。
あなたの組織ではGoogle AppsとMicrosoft Officeの両方をご利用ですか？もしそうなら、既存のOffice形式のファイルはどのように扱っていますか？ぜひ、以下のディスカッションスレッドであなたの経験を共有してください。
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