編集者注：この動画では、Brandon VigliaroloがMicrosoft Office 365でExcelブックにパスワードを設定する手順を解説しています。手順は、Susan Harkinsが2011年1月に初公開され、2019年3月に更新されたこちらのチュートリアルで説明している内容と似ています。
データのセキュリティ保護は、最下層、つまりファイルレベルでパスワード保護を行う階層的なプロセスです。これは最初のステップですが、機密データや独自仕様のデータを保護するために取るべき唯一のステップではありません。Excelブックをファイルレベルでパスワード保護すると、2つの方法でアクセスが制御されます。1つはユーザーのアクセスを許可すること、もう1つはユーザーが変更を保存できるようにすることです。この記事では、ブックをパスワードで保護する方法だけでなく、その保護によって何が実現され、何が実現されないのか、そして落とし穴を回避する方法についても説明します。
Office 365 Excel（デスクトップ版）を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。デモファイルはありませんので、必要ありません。ブラウザで開いているファイルにパスワードを設定することも、ブラウザで開くこともできません。
セキュリティと保護
Excelのパスワード保護機能について説明する前に、セキュリティとは何かを明確にしておきましょう。セキュリティと保護はしばしば同じ意味で使われますが、Excelの機能という点では両者は同じではありません。セキュリティとは、誰がアクセスできるか、そしてそうすることで誰がアクセスできないかを決めることです。保護とは、既にアクセスしているユーザーを制限することです。セキュリティはアクセスに関するもので、保護は整合性を維持するものです。
パスワードを割り当てる
最初のステップはパスワードを設定することです。どのファイルでも作業できますが、念のため、重要な作業ファイルではなく、空白のブックを使用することをお勧めします。Excelブックにパスワードを設定するには、次の手順に従います。
- 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択します。Excel 2007の場合は、Officeボタンをクリックして「名前を付けて保存」を選択します。
- 名前と種類のコントロールの下にある [その他のオプション] をクリックします (Backstage 領域を非表示にした場合は、この手順をスキップします)。
- 表示される「名前を付けて保存」ダイアログで、「ツール」ドロップダウン (「保存」ボタンの左側) をクリックし、「全般オプション」を選択します。
- 表示されるダイアログ（図A）では、2つのパスワードを設定できます。1つはブックを開くためのパスワード、もう1つはブックを変更するためのパスワードです。詳細オプションでは、暗号化オプションを設定できます。
- いずれかまたは両方のパスワードを入力し、「OK」をクリックします。
- パスワードを確認して、「OK」をクリックします。
- [保存]をクリックします。
パスワードを忘れた場合に備えて、必ず安全な場所にメモしておいてください。
図A
ブックを開くためのパスワードを設定する方法は、その名の通りです。ユーザーがパスワードを知らない場合、ファイルを開くことはできません。パスワードを適切に保護していれば、これにより高度な制御が可能になります。もちろん、パスワードを共有しているユーザーに対しては何もできませんが、これは全く別の問題です。このパスワードはユーザーをブロックするだけで、パスワードを知っているユーザーはすべてのデータにアクセスでき、アクセスすればデータを変更できることを覚えておいてください。
参照: コスト比較計算機: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
ここで2つ目のパスワードが役立ちます。このパスワードを設定することで、ユーザーはワークブックを開いてデータを閲覧できますが、変更権限は付与されません。このパスワードを知っているユーザーは、データの閲覧と変更、そしてワークブックへの変更の保存も行えます。
2つ目のパスワードを知らないユーザーは、「読み取り専用」オプションをクリックしてデータを開いて表示できますが、これはいわば読み取り専用です。このユーザーは引き続きデータを変更できますが、パスワードで保護されたブックでは変更を保存できません。つまり、変更パスワードを持たないユーザーでも、アクセスできればデータを表示、変更、保存できます。ただし、保護されたブックへの変更を保存することはできません。ただし、保護されたブックを新しい名前で保存することは可能で、これは確かにこのプロセスを回避します。
参照：サイバーセキュリティの必勝戦略（ZDNet特別レポート）｜レポートをPDFでダウンロード（TechRepublic）
重要な考慮事項
すべてのワークブックをパスワードで保護する前に、次の 3 つの重要な点に留意してください。
- ワークブックを変更するためのパスワードを知っている人なら誰でも、パスワード保護を解除できます。このオプションは慎重に使用し、パスワードを誰に渡すかに注意してください。
- 一般ユーザーはパスワードを解読する専門知識を持っていませんが、パスワード解読ソフトウェアは誰でも購入できます。この種の改ざん（または完全な盗難）に対する最善の防御策は、ランダムな文字で構成された途方もなく長いパスワードを設定することです。こうすることで専用ソフトウェアを破ることはできませんが、動作が遅くなり、その遅延によってクラッカーがワークブックを破棄してしまう可能性があります。その一方で、ユーザーを苛立たせることも間違いありません。この2つのニーズのバランスを取るのは、綱渡りのような行為です。このテーマについて詳しくは、「強力なパスワード - 現実的なものか、負担の大きいものか」をご覧ください。
- パスワードを忘れた場合、ワークブックにアクセスして変更することはできませんが、パスワード解析ソフトウェアを購入することができます。
Excelのパスワード保護は優れた機能であり、幸いなことに導入も簡単です。ただし、シートの保護と混同しないように注意し、機密データの保護にパスワード保護だけに頼るのは絶対に避けてください。
参照: 知らないかもしれないExcelの時間節約術10選（無料PDFダウンロード）（TechRepublic）
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