モバイルワーカー間のデジタルコラボレーションは、MicrosoftのOffice 365市場戦略の特徴の一つです。過去数年間に同社が実装した機能やアプリケーションの改善の多くは、若い世代の従業員は協調的で共同作業的なデジタル環境での業務に慣れているという認識に基づいて実施されてきました。
これを受けて、Microsoftは2018年5月、OneDrive for BusinessとSharePoint Onlineの両方において、ドキュメントのバージョン管理方法に、微妙ながらも大きな変更を加えることを発表しました。7月末までに、すべてのSharePointおよびOneDriveドキュメントライブラリは、各ドキュメントのメジャーバージョンを少なくとも100個保持するように設定されます。重要なのは、この発表で「これらの変更により、ドキュメントライブラリ設定ページでバージョン管理を無効化したり、100バージョン未満のバージョンを保持するように設定したりすることができなくなります」と明記されている点です。
参照: Microsoft SharePoint: ビジネス プロフェッショナル向けガイド (Tech Pro Research)
バージョン管理
ドキュメントの複数のバージョンを管理し、必要に応じて取り出せるようにしておくことは、創造プロセスが混沌としてしまうような共同作業の場において重要な機能です。50バージョンも前に捨てられた未完成のアイデアが、プロジェクトを成功させるために必要なインスピレーションとなるかもしれません。バージョン管理がなければ、生産的な洞察は永久に失われ、生産性が低下する可能性があります。
しかし、OneDrive または SharePoint に保存されているすべてのドキュメントについて、少なくとも 100 個のバージョンを保存すると、管理者が想定していたよりもはるかに多くのストレージ容量を消費する可能性があります。このストレージ動作の変更は、状況によっては悪影響を及ぼす可能性があります。
新しいルールセットでは、OneDrive および SharePoint インスタンスでバージョン管理を有効にしている場合、バージョン数を最小値の 100 未満に制限できなくなります。つまり、新しいバージョン管理設定が展開されると、既存の制限は自動的に 100 に引き上げられます。管理者は、これらの新しい設定に基づいてストレージ割り当てを調整できるように準備しておく必要があります。
この点について、MicrosoftはSharePoint Onlineのユーザーライセンスあたりのストレージ割り当てを、購入されたユーザーライセンスごとに1TB＋10GBに増量します。以前の割り当ては、ユーザーライセンスごとに1TB＋0.5GBでした。ほとんどの企業では、バージョン管理の変更とストレージ容量の増加による運用への影響はほとんど、あるいは全くありませんが、企業ごとに状況は異なるため、Office 365管理者はこの展開に留意し、それに応じた計画を立てる必要があります。
参照: Microsoft SharePoint がチームの共同作業を支援する 5 つの方法 (TechRepublic)
バージョン管理されたドキュメントの検索
多くのユーザーにとって、OneDriveやSharePointに保存されているバージョン管理されたドキュメントにアクセスするのは、思ったほど簡単ではないかもしれません。バージョン管理されたドキュメントは、Windows 10ワークステーションのローカルドライブに保存されるのではなく、完全にオンライン機能として提供されます。
SharePoint または OneDrive でバージョン管理されたドキュメントを見つけるには、Web ブラウザを起動し、Office 365 にアクセスしてログインします。バージョン管理されたドキュメントが保存されているライブラリを開きます。この例では (図 A )、SharePoint Online チームライブラリです。
ドキュメントの横にあるラジオ ボタンをクリックするか、ドキュメント名を右クリックして詳細メニューにアクセスし、[バージョン履歴] リンクに移動します (図 B )。
リンクをクリックすると、そのドキュメントの利用可能なバージョンのリストが表示されます（図C）。各バージョンは表示、削除、または復元して現在のバージョンと置き換えることができます（ただし、変更内容はすべて失われますのでご注意ください）。
結論
Windows 10、Office 365、Azureなど、Microsoftはビジネス生産性ソフトウェアを継続的に監視、変更、更新、アップグレードしています。これは、顧客満足度を維持するための主要なビジネス戦略の一つです。多くの顧客にとってこれは良いことですが、同時にIT管理者はMicrosoftが発表した変更を綿密に追跡し、必要に応じて調整する必要があることも意味します。OneDriveとSharePointのバージョン管理対象ドキュメントの最小数の増加は、その最新の例です。
以下も参照:
- Microsoft SharePoint: チートシート (TechRepublic)
- ビデオ: Windows 10 で OneDrive Files On-Demand を使用する方法 (TechRepublic)
- ビジネス向けクラウドストレージ戦争でマイクロソフトがグーグルやDropboxに勝利（TechRepublic）
- あなたにとって最適なクラウド ストレージは何ですか? (ZDNet)
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