作業分解図はプロジェクトの範囲を定義するのに役立つ - TechRepublic

ジェフ・チュー

あらゆるプロジェクトを計画する上で最も難しい部分の一つは、プロジェクトを失敗させる最も簡単な方法の一つでもあります。それは、プロジェクトの範囲を明確に定義すること、言い換えれば、プロジェクトに何が含まれ、何が含まれないかを理解することです。

プロジェクトの成功には、適切なスコープ定義が不可欠です。作業分解図（WBS）は、スコープステートメントに基づき、主要なプロジェクト成果物をより小さく管理しやすいアクティビティパッケージに分割することで、プロジェクトのスコープを定義するのに役立ちます。この記事では、WBSの活用方法と、それがプロジェクトをどのように導くのかを解説します。

WBSの作成
WBSは、成果物または具体的な成果物の階層構造に基づいて構築されます。それぞれの成果物または成果物には、関連する一連のアクティビティが含まれ、各アクティビティには1人の担当者が責任を負います。

WBS は、プロジェクトで実行する必要があるすべてのことを単に記載した ToDo リストではありません。むしろ、プロジェクト チームのメンバーが責任を負う割り当てのコレクションです。

ここでは、WBS プロセスとプロジェクト内でのその使用法について簡単に説明します。

WBSプロセス

プロジェクトリーダーは、WBSを反復サイクルで作成し、成果物、アクティビティ、サブアクティビティの階層を常に再評価する必要があります。また、すべての成果物を、それを完了するために必要なすべての高レベルのアクティビティに分解していることを検証する必要があります。

次に、反復サイクルの中で、すべてのアクティビティをより細分化されたアクティビティに分解します。次に、その上位レベルのアクティビティを完了するために必要なすべてのサブアクティビティが含まれていることを確認します。

各サイクルの終わりに、自分自身とチーム メンバーに次の 3 つの質問をします。

• これらすべての成果物があれば、プロジェクトの計画された目標を達成できるでしょうか?
• これらすべての活動を実行すれば、成果物は完成するでしょうか?
• これらすべてのサブアクティビティを実行すれば、そのアクティビティは完了しますか?

答えが「いいえ」の場合は、手順をもう一度実行して、不足している要素を入力します。

WBS のヒントとテクニック
WBS へのアプローチ方法に関するいくつかの提案を次に示します。

スマートな名前
を付ける すべての成果物には、「クリエイティブブリーフ」や「機能仕様」のように、名詞または形容詞/名詞の成果物という名前を付けます。活動には、能動態の動詞/形容詞/名詞の成果物という名前を付けます。例えば、「クリエイティブブリーフの作成」や「機能仕様の更新」などです。

能動態の動詞を追加することで、割り当てられたチームメンバーに、成果物（成果物）だけでなく、担当者がどのような作業（作成または更新）を行うのかをより明確に伝えることができます。（注：「行う」「実行する」「遂行する」といった弱い動詞は使用しないでください。これらの動詞は、期待される成果や結果を明確に伝えません。）

WBSはどの程度細かくすべきでしょうか？
WBSの細分化に関する明確なルールはありません。プロジェクトの複雑さ、リスクのレベル、チームのスキルレベル、そして必要なレベルの管理を維持するために必要な詳細度などによって、細分化の度合いは大きく異なります。

例えば、熟練したチームで作業している場合は、WBSを浅くしても問題ないかもしれません。複雑なプロジェクトでより高度な管理が必要な場合は、WBSを現実的に可能な限り深く分解する必要があります。一般的に、WBSが深くなるほど、アクティビティは小さく（短く）なります。ただし、深くしすぎないようにしてください。WBSの深さやアクティビティの規模には、論理的な限界があります。

私が従う一般的なガイドラインは、WBS 内の最下位レベルのアクティビティはそれぞれ 1 人の担当者に割り当て、その担当者が 1 ～ 10 営業日でアクティビティを完了できるようにするというものです。

1日未満だと、5分単位のタスクが山積みになった100階層のWBSになってしまうでしょう。10日を超えると、アクティビティのステータスを効果的に管理するには詳細が不足する可能性があります。

長々としたToDoリストの作成に時間を費やすのはやめましょう
。賢いプロジェクトマネージャーは、長々と続くToDoリストでチームを細かく管理しようとはしません。代わりに、明確で測定可能な目標と成果を与え、各チームメンバーにそれらの目標を達成するためのタスクを定義させます。

つまり、成果物と高レベルのアクティビティは定義できますが、チームはその空白部分を低レベルのアクティビティで埋めていくことになります。チームと協力して、進捗状況を追跡するために使用する低レベルのアクティビティを書き留めてください。

ジェフ・チューは、イタリアのインタラクティブメディアエージェンシーInvisible Siteのプロジェクトマネージャーであり、フリーランスのビジネス＆テクノロジーライターです。また、インターネット経済の人口統計、統計、事実を提供する無料の月刊ニュースレター「NetStatistica Report」の制作にも携わっています。

この記事はもともと 2002 年 1 月 14 日に gantthead に掲載されました。