Excelを使いこなすにはある程度の経験と忍耐が必要ですが、長年使い続けていてもミスをしてしまうことはよくあります。時には、ある選択が素晴らしいアイデアに思えても、それが失敗に終わり、結果として生じる問題の解決が困難になることがあります。この記事では、一見良さそうに思える行動を避けるための10の方法をご紹介します。
Windows 10 64ビットシステムでExcel 2016を使用しています。デモファイルは必要ないので、用意していません。
注:この記事は、無料の PDF「Microsoft Office で絶対にしてはいけない 30 のこと」でもご覧いただけます。
1: 複数のリンクに頼る
2つのブック間のリンクは一般的で便利です。しかし、ブック1の値がブック2の値に依存し、ブック2がブック3にリンクしているといった複数のリンクは、管理が難しく、不安定になります。ユーザーはファイルを閉じるのを忘れ、場合によってはファイルを移動してしまうこともあります。リンクされたブックで作業しているのが自分だけであれば、問題は発生しないかもしれませんが、他のユーザーがそれらを確認したり変更したりする場合は、問題を引き起こす可能性があります。本当にそれほど多くのリンクが必要な場合は、新しい設計を検討することをお勧めします。
参照: Excel スキルを磨く 10 のパワーヒント (TechRepublic PDF)
2: データを破壊する
ユーザーは、新しいデータを入力するため、同じスプレッドシートを既存のデータに上書きしてしまうことがあります。例えば、今週の売上高を先週の売上高に上書きしてしまうと、先週のデータが破壊されてしまうことがあります。短期的には、この処理はそれほど問題にはならないように見えますが、記録するほど重要なデータであれば、少なくともしばらくの間は保存しておく価値があるでしょう。既存のデータを上書きするのではなく、テンプレートを使用して新しいデータを入力し、シートまたはファイルに適切な名前を付けてください。データはそのまま保存しておけば、一見すると短い保存期間の後でも、後で参照して評価することができます。
3: デフォルト設定に頼る
Excelのデフォルト設定は、一部、あるいはほとんどのユーザーにとって十分な機能かもしれませんが、新しいブックファイルを作成するたびに設定をリセットしなければならない場合は、もうやめましょう。代わりに、空白のブックを開き、設定を変更して、ファイルをテンプレートとして保存しましょう。そして、Excelの組み込みテンプレートではなく、そのテンプレートに基づいて新しいブックファイルを作成します。あるいは、デフォルトのブックを変更することもできます。詳しくは、「思い通りにカスタマイズできるExcelのデフォルト設定10選」をご覧ください。
4: テーブルオブジェクトを無視する
Excel 2007 でテーブルオブジェクトが導入されました。テーブルは効率的で、作業が少し楽になります。テーブルオブジェクトには、書式設定、数式、フィルター処理、小計など、さまざまな機能が組み込まれています。私のお気に入りの一つは、図 Aに示す、常に表示されるヘッダー行です。テーブルオブジェクトはデータの検証もサポートしており、セルにデータの検証を追加すると、新しい行を追加するたびにテーブルが拡張されます。グラフは魔法のように動的になります。テーブルがあれば、すべてがより簡単になります。Excel のテーブルオブジェクトの詳細については、「Excel のテーブルオブジェクトを使用する 10 の理由」をご覧ください。
図A
常に表示されるヘッダーなど、Table オブジェクトの多くの組み込みショートカットを活用します。
5: Excelをデータベースまたはワードプロセッサとして使用する
最近、Excelで契約書を受け取りました。失礼にならないように、なぜExcelが必要なのか尋ねたところ、クライアントは「Wordの使い方を誰も知らないから」と答えました。彼らは私の力を必要としているのです！使い慣れたソフトウェアで無理やり操作したくなる気持ちはわかりますが、そうすると大きな制約を受けてしまいます。Excelを編集ツールとして使うのは悪くないかもしれませんが、本格的なデータベースとして使うと深刻な問題に巻き込まれる可能性があります。ExcelとWordは互換性がないからです。仕事に適したツールを使いましょう。使い方がわからない場合は、使いこなせる人を雇うか、手頃な価格のトレーニングを受けることを検討しましょう。
参照: PivotTable Pro Excel コース (TechRepublic Academy)
6: 自分の作品を守ることを忘れる
時間と専門知識を費やして素晴らしいスプレッドシートを開発したとしても、保護を適用せずに配布したり共有したりしないでください。保護を怠ると、たとえユーザーが悪意を持っていないとしても、不正行為の標的になってしまいます。シート全体を保護し、ユーザーが更新する必要のあるセルのみをロック解除しましょう。そうすれば、誰もが喜ぶはずです。
7: 空白のままにする
空白は本質的に悪いものではありませんが、組み込み機能が使いにくくなるか、場合によっては使えなくなる可能性があります。Excel で空白が検出されると、並べ替えやフィルター処理が正しく行われない場合があります。関数によっては、空白を予想とは異なる方法で評価する場合があります。たとえば、AVERAGE() 関数は、図 Bに示すように、値 0 と空のセルを異なる方法で評価します(両方の列の値は、空白セルと最下行の 0 を除いて同一です)。値が本当に存在しない場合は、セルを空白のままにするのではなく、Unknown や NA、さらには #N/A などの文字列を使用することを検討してください。または、機能が期待どおりに動作しないことを諦め、それらに備えるようにしてください。
図B
一部の関数では、空白セルを予想とは異なる方法で評価します。
8: 列見出しに数字を使用する
列見出しに数字を使うのは良いアイデアのように思えるかもしれません。少なくとも、Excelの組み込み機能を使うまでは。しかし、数値見出しは、普段当たり前に使っている機能に悪影響を及ぼす可能性があります。例えば、図CはオートSUMを使用した場合の動作を示しています。Excelは「2017」という数字を、ヘッダー行ではなくデータ範囲の一部として解釈します。右側の「2017」はテキストなので、オートSUMはこれを無視します。残念ながら、このような小さな動作は見落とされがちです。Tableオブジェクトを使用するもう一つの理由は、Excelがヘッダーの内容を評価しないからです。
図C
オート SUM は数値 2017 を評価します。
9: エラー値を許可する
Excelファイルを他のユーザーと共有または配布する場合は、エラー処理関数を組み込むことで、他のユーザーが理解できないエラー値を避け、理解できる情報を提供するようにしてください。エラー値は必ずしも間違っているわけではありません。実際には、問題の原因を示す優れた手がかりとなるものの、エンドユーザーにとっては混乱を招く可能性があります。実際には問題ではないものを修正しようとして、エンドユーザー自身の時間（そしておそらくあなたの時間も）を無駄にしてしまうことになります。
Excel にはいくつかのエラー処理関数があります。
- ISNA() は #N/A エラーを評価します。
- ISERR() は、#N/A を除くすべてのエラー タイプを評価します。
- ISERROR() はすべてのエラーを評価します。
- ERROR.TYPE() は、エラーの種類を表す整数値を返します。
- IFERROR() はエラーを評価し、代替コンテンツを返すことができます。
10: バックアップを怠る
変更を保存せずに終了しようとすると、Excel は警告を表示します。しかし、バックアップを作成するようには警告しません。これはおそらく、ユーザーが行う最も重大な判断でしょう。自動バックアッププロセスがない場合は、導入を検討してください。それまでの間は、通常通りローカルまたはイントラネット上の保存先に保存してください。その後、USB メモリまたはクラウドに 2 つ目のコピーを作成してください。USB メモリを使用する場合は、必ずオフサイトまたは耐火金庫に保管してください。やり過ぎのように思えるかもしれませんが、実際に必要になるまではそうではありません。
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