イラスト: アンディ・ウォルバー / TechRepublic
Google ドキュメント、スプレッドシートなどの G Suite の主要アプリは、共有機能を特に重視しています。これらのアプリの共同作業機能は、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを共同で作成するための最も強力な手段の一つです。
G Suite ファイルを共有する主な方法は 2 つあります。メールアドレスを追加するかリンクを取得するかです。これらの方法は微妙に異なります。メールアドレスを追加すると、そのアドレスに関連付けられているユーザーがファイルにアクセスできるようになります。リンクによる共有を有効にすると、必要に応じて、また組織の設定で許可されている場合は、より広範囲にファイルを共有できます。
参照: Google スプレッドシート: すべてのユーザーが習得すべきヒント (TechRepublic)
G Suite を使用して共同作業を行う場合は、ファイルの共有について知っておく必要がある内容を以下に示します。
重要： G Suite のデフォルトの共有設定では、すべての新規ファイルは非公開で、作成者のみがアクセスできます。ただし、共有フォルダまたはドライブに作成された新規ファイルは、共有フォルダまたはドライブへのアクセス権を持つユーザーが利用できます。ただし、G Suite 管理者はシステム全体の共有のデフォルト設定を調整できます。詳細については、「すべての管理者が確認すべき G Suite のセキュリティとプライバシーに関する 3 つの設定」をご覧ください。デフォルトの設定は、組織外との共有を一切禁止する非常に制限の厳しいものから、組織内の誰でも新しいファイルを検索できる比較的オープンなものまで様々です。
図A
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを名前またはメールアドレスに共有する方法
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルは、ウェブアプリとモバイルアプリの両方から、同僚やメールアドレスを持つ人と共有できます。共有したいファイルを開き、以下の手順に従ってください。
1. 「共有」を選択します。
ウェブブラウザでは、右上隅にある「共有」ボタンを選択します。モバイルアプリでは、編集中に右上にある3つの点（iOSでは横長の点、Androidでは縦長の点）をタップし、「共有とエクスポート」をタップして、「共有」をタップします（図A）。
図B
2. ユーザーを追加する
アクセスを共有したい各ユーザーのメールアドレスを入力します（図B）。組織内のユーザーまたはGoogleコンタクトに登録されているユーザーの名前の一部を入力すると、一致する候補が表示されるので、選択（またはタップ）してください。
3. オプション：役割の調整
デフォルトでは、追加したユーザーは「編集者」としてアクセスでき、ドキュメントに変更を加えることができます。この権限を「コメント投稿者」に縮小して、ファイルへのコメントの追加と返信を許可したり、「閲覧者」に縮小してアクセスを許可してコメントや変更を禁止したりすることもできます。
ウェブブラウザとAndroidモバイルアプリでは、鉛筆アイコンを選択（またはタップ）し、「編集者」、「コメント投稿者」、「閲覧者」のいずれかを選択します。iOSモバイルアプリでは、鉛筆アイコンをタップし、「編集者」、「コメント投稿者」、「閲覧者」のいずれかをタップします。
4. オプション: メッセージを追加する
オプションではありますが、ドキュメントを相手と共有した理由を説明する簡単なメッセージを追加することもできます。
5.送信 共有の招待を 送信
するには、Web で [送信] を選択するか、Android または iOS モバイル アプリで紙飛行機のようなアイコンをタップします (図 C )。
図C
共有リンクを取得する方法
あるいは、リンクを使ってファイルへのアクセスを共有することもできます。上記と同様に、共有したいファイルを開き、以下の手順に従ってください。
G Suite モバイルアプリ（ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど）で編集モード中にリンクを取得するには、右上隅にある3点メニュー（iOS では横長の点、Android では縦長の点）をタップし、「共有とエクスポート」をタップして、「リンク共有」のスライダーを右に動かして有効にします。これでリンク共有がオンになり、リンクがクリップボードにコピーされます。その後、リンクを他の場所に貼り付けることができます。通常、この方法で取得したリンクでは、組織内のユーザーのみがファイルにアクセスできます（図 D）。
図D
ウェブブラウザでG Suiteアプリを操作中に共有リンクを取得するには、「共有」を選択し、「詳細設定」を選択してから「変更」（アプリのアクセス情報の右側。ほとんどの場合、デフォルトでは「非公開」と表示されます）を選択します。次に、アクセスレベルを選択します。「ウェブ上で一般公開」、「リンクを知っている全員」、「組織内の全員」、「リンクを知っている組織内の全員」、「非公開」の5つのオプションが表示されます。オプションを選択し、「保存」を選択します。
参照：特別レポート：サーバーレスコンピューティングへの準備（無料PDF）（TechRepublic）
G Suite の追加の共有コントロール
コメント権限または閲覧権限を持つユーザーに対して、共有アクセスの有効期限を設定できます（図E）。Webブラウザで「共有」を選択し、「詳細設定」を選択して、共同編集者の横にある鉛筆アイコンを選択し、「有効期限の設定」を選択します。7日間、30日間、または任意の日付を選択します。この設定後、「変更を保存」を選択する必要があります。編集権限を持つアカウントに有効期限を設定すると、そのアカウントはコメント権限を持つアカウントにダウングレードされます。
図E
ファイルの所有者は、ウェブブラウザでファイルを操作する際に、他に2つのオプションを利用できます。1つ目は、デフォルトでは編集権限を持つユーザーが他の共同編集者にアクセス権を付与できるようになっていることです。これを防ぐには、「編集者によるアクセス権の変更と新しいユーザーの追加を禁止する」の横にあるチェックボックスをオンにしてください。2つ目は、デフォルトではコメント権限と閲覧権限を持つユーザーがファイルのダウンロード、印刷、コピーも行えるようになっていることです。これらのメニューオプションを無効にするには、「コメント権限を持つユーザーと閲覧権限を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーのオプションを無効にする」の横にあるチェックボックスをオンにしてください。
最後に、ファイルのオーナーである場合は、別の共同編集者にファイルの所有権を譲渡できます。これは、ドキュメントの管理を別の人に任せたい場合に便利です。これを行うには、「共有」を選択し、「詳細設定」を選択して、新しいドキュメントのオーナーにしたい人の横にある鉛筆アイコンを選択します。メニューから「オーナー」を選択します。変更の影響に関する通知が表示される場合があります。所有権を譲渡するには、「変更を保存」を選択してください。
