組織の慣例に適合しないMicrosoft Word文書で作業している場合、2つの選択肢があります。1回限りの簡単な解決策としては、Wordの置換機能を使って書式を検索し、修正する方法があります。あるいは、スタイルを変更することもできます。どちらを選ぶかは、ご自身のスキルセットによって異なります。どちらか一方はできるかもしれませんが、両方はできないかもしれません。しかし、どちらの解決策が優れているというわけではなく、片方ではうまく機能し、もう片方ではうまく機能しないという場合があります。
このチュートリアルでは、置換機能を使用するかスタイルを変更することで、面倒な書式設定を素早く行う2つの方法を紹介します。具体的には、組み込みの「見出し2」スタイルが適用されたすべての見出しの上に、より多くのスペースを追加します。これは単純な例ですが、どちらの手法もより複雑な書式設定要件にも適用できます。
参照: 誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64ビット版システムでMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンのWordも使用できます。Web版Wordはどちらのソリューションもサポートしていません。こちらのデモファイルで、お気軽に操作してみてください。
Wordで置換を使用して書式を変更する方法
さて、複数ページからなるWord文書を受け取ったとしましょう。文書全体で、組み込みスタイル「見出し2」と「見出し3」が使用されています。「見出し2」の各テキストの上部のスペースを広げたいとします。これが一度きりの修正であれば、Wordの置換機能を使えばすぐに解決できます。
何かをする前に、見出しをチェックして、テキストの上のスペースの現在の設定を確認しましょう。
1.デモ ドキュメント内の見出し 2 テキスト (図 A ) の任意の出現を選択します。
図A
2. 段落グループのダイアログ ランチャーをクリックします。
3. Before設定は2ptです。
4. この特定の状況については今すぐこれを変更することもできますが、代わりに [キャンセル] をクリックします。
文書の書式設定では、1インチは72ポイントなので、2ポイントはほとんど目立ちません。どれだけのスペースを追加したいのかを見極める必要があります。ポイントを気にする代わりに、簡単な方法として1行追加してみましょう。具体的には、見出し2の前に段落記号を1つ追加します。例：
1. Ctrl + H キーを押すか、[ホーム] タブの [編集] グループで [置換] を選択し、必要に応じて [置換] タブをクリックします。
2. 表示されるダイアログで、[検索する文字列] コントロール内をクリックし、テキストがある場合は削除します。
3. [詳細] ボタンをクリックして、その他のオプションを開きます。
4. 以前の置換タスクから書式設定を削除するには、「書式なし」オプションをクリックします。
5. ダイアログの下部にある [書式] ボタンをクリックし、表示されるリストから [スタイル] を選択します。
6. 表示されるダイアログで、「見出し 2」が表示されるまで下に移動し、それを選択します。
7. 「OK」をクリックします。「検索する文字列」コントロールの下に「見出し2」が表示されます。
8. [置換後の文字列] コントロール内をクリックし、以前のテキストを削除します。
9.図 Bに示すように、「置換後の文字列」コントロールに「^p^&」と入力します。
図B
10. 「すべて置換」をクリックし、ダイアログを閉じます。
図Cを見るとわかるように、変化は劇的です。もしかしたら、あまりにも劇的すぎるかもしれません。しかし、これは簡単に修正できるので、この単純な例だけで終わる必要はありません。通常は「検索文字列」コントロールにテキストを入力しますが、今回は「見出し2」というスタイルを指定しました。^p コードは段落改行を挿入し、^& は検索されたテキストを挿入します。この場合、それは「見出し2」のテキストです。置換はテキスト以外のものも処理できます。
図C
置換がうまくいかない場合は、ダイアログ下部の「特殊文字」ボタンを使って段落記号（^p）のコードを入力します。Wordはキーボードから入力されたコードを解釈しない場合があります。また、最初のコードの前、2つのコードの間、最後のコードの後にスペース文字がないことを確認してください。
置換を使用する際は、Word が前回の置換操作を記憶しているため、まず両方のコントロールをチェックすることをお勧めします。両方のコントロールをクリアし、「書式なし」オプションを使用してすべての書式をクリアします。
次のセクションに進む前に、Ctrl + Z または「元に戻す」ボタンを押して、置換によって挿入された段落記号を削除してください。それでは、現在の文書の見出し2のスタイルを変更してみましょう。
Wordでスタイルを変更してフォーマットし直す方法
スタイルと「置換後の文字列」のコードの使い方がわかっていれば、置換方法はすぐに使えます。さらに、段落記号全体を挿入したい場合や、行間を少し狭くしたい場合もあるでしょう。このような状況では、スタイルを変更するのが最善策でしょう。
見出し 2 スタイルの Before 設定を次のように変更します。
1. スタイル ギャラリーで見出し 2 を右クリックし、[変更] を選択します。
2. 表示されるダイアログで、下部の「書式」をクリックし、「段落」を選択します。
3. 「インデントと間隔」タブをクリックします。
4. 「Before」設定を2から15に変更します（図D）。
図D
5. 「OK」を2回クリックします。
図Eに示すように、見出し2のテキストの前にはスペースが広くなっていますが、段落記号を挿入した場合ほどではありません。同じ変更を頻繁に行う場合は、テンプレートの作成を検討してください。テンプレートを使用すると、変更作業がさらに迅速になります。
図E
これらのいずれかのテクニックを使えば、あらゆる文書の書式を変更できます。どちらの機能も柔軟性が高く、非常に迅速に、かなりの変更を加えることができます。
