Asanaは、ビジネスユーザーの仕事の整理を支援するタスク管理アプリケーションです。このアプリでは、プロジェクトやタスクの作成、最新情報の共有、プロセス全体のアーカイブ作成が可能です。
Asanaは、すべてのタスクを追跡し、他のメンバーに割り当て、進捗状況を確認するのに最適なツールです。この記事では、Asanaでワークフローを作成する方法をステップバイステップで説明します。また、プロジェクトの作成、タスクとセクションの追加、期日の設定方法もご紹介します。
Asanaでカスタマイズされたワークフローを作成する方法
ステップ1: Asanaアカウントにサインインする
モバイルデバイスにAsanaアプリをインストールするか、ウェブブラウザでアプリを開いたら、アカウントに登録されているメールアドレスとパスワードでサインインしてください。まだAsanaアカウントをお持ちでない場合は、新規登録も可能です。
参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム(TechRepublic Premium)
最初の画面には、サインインしている場合はダッシュボードが表示され、前回のログインからしばらく経っている場合はアカウントにログインするように求められます。
ステップ2: Asanaで新しいプロジェクトを作成する
+ アイコンをクリックして、プロジェクト、タスク、またはメッセージを作成します (図 A )。
図A
プロジェクトのタイトルを入力し、「プロジェクトの作成」をクリックします。
ワークフローを構築するには、まずプロジェクトを作成します。プロジェクトを作成すると、Asana はそのプロジェクト内にタスクリストを自動的に作成します。
「プロジェクトを作成」をクリックし、名前を付けます。次に「タスクリストを作成」を選択します。
3. Asanaで新しいプロジェクトのデフォルトビューを選択します
オプションリストから新しいプロジェクトのデフォルトビューを選択し、「保存」をクリックします。図Bと図Cに示すように、リストまたはボードオプションを選択できます。
図B
図C
ステップ4: タスクを作成し、Asanaのタスクリストに追加する
このステップでは、ステップ 1 で作成したタスク リスト内にタスクを作成します。各アクティビティまたはジョブのタスクを作成したら、画面の右上隅にある歯車アイコンをクリックし、「進行中のタスクを新しいタスク リストに移動」を選択します。
完了したタスクはすべてタスク リストに移動されるため、メインのタスク リストが乱雑になることはなく、後で必要になったときにもアクセスできます。
ステップ5：Asanaでセクションを追加する
ワークフローの各セクションにタスクを追加し、詳細を追加して必要に応じて担当者に割り当てます。例えば、応募プロセスの一環として履歴書の提出を依頼したい場合は、「履歴書」というセクションを作成し、「履歴書の提出」や「履歴書の確認」といったタスクを追加します。
各タスクに期限を追加して、全員がいつタスクを完了する必要があるかを把握できるようにすることもできます (図 D )。
図D
ステップ6: Asanaで依存関係を追加する
まず、ワークフローに依存関係を設定する必要があります。これにより、タスクが優先順位に従って実行され、スキップされないようにすることができます。
依存関係を追加する際は、各タスクに番号を割り当てる必要があります。この番号は、同じワークフロー内の他の条件や通知に使用できます。
ステップ7：Asanaで条件を追加する
条件により、プロジェクト マネージャーは、プロセスの次の段階に進む前にタスクの完了を検証できます (図 E )。
例えば、プロジェクトを進める前に、顧客から重要な情報が届いているかどうかを確認するなどです。条件には様々な種類があり、プロジェクトボード内でタスクを作成する際に必須項目もあれば、任意ではあるものの推奨される項目もあります。
図E
ステップ8：Asanaで期日を設定する
各タスクの期限を設定するには、タスクの横にある 3 つのドットをクリックし、表示されるドロップダウン メニューから [期限の追加] を選択します (図 F )。
図F
ステップ9：Asanaで通知を設定する
通知は、ワークフロー内で特定の条件が満たされるとチーム メンバーに送信されるメッセージです。
デフォルトでは、通知は電子メールで送信されますが、作成または編集時に右側のメニューの [通知の管理] をクリックして変更できます (図 G )。
図G
ステップ10: Asanaのワークフローを組織内の他のユーザーが利用できるようにする
社内の他のユーザーとタスクリストを共有する場合は、そのユーザーがプロジェクトの共同作業者になっていることを確認してください。次に、プロジェクトメニューから「整理」を選択し、ドロップダウンメニューから「コピーを作成」を選択します（図H）。
図H
このコピーに「オペレーションチーム」などの新しい名前を付けることができます。これにより、アクセス権を持つユーザーのみに表示されるタスクの新しいバージョンが作成されます。
結論
チームメンバー全員が同じ目標に向かって取り組むためには、チーム全体で同じ認識を持つことが不可欠です。仕事でプロジェクトを管理する場合でも、宿題をこなす場合でも、誰が何を担当しているかを把握することは不可欠です。メンバー一人ひとりの情報を確認するのは面倒で貴重な時間を浪費してしまう可能性があるため、Asanaでワークフローを設定することは不可欠です。ワークフローを設定したら、物事をよりスムーズに進めるためのトリガーをいくつか設定できます。
この包括的なソフトウェアレビューと、Monday Work Management との比較で、Asana について詳しくお読みください。
