Google Keepはシンプルなメモアプリですが、毎日使っています。笑わないでください。最近、このツールをプロジェクト管理に活用できないかと考えているんです。聞いてください。
Google Keepのメモをじっと見つめていたら、カードが雑然としたカンバンボードを彷彿とさせることに気づきました。カードのコレクションを作成し、ドラッグ＆ドロップでボード内を移動したり、メモをピン留めしたり、チェックリストを追加したり、カードを共有したりできます。進捗状況を表示できる便利な列に整理することはできませんが、「これは非常に小規模なプロジェクトや個人的なプロジェクトには有効な解決策になるかもしれない」と思いました。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
Google Keepの本来の目的がそれではないことは承知していますが、時折、かなり自由な形式のプロジェクトを抱え、通常のカンバン方式ではニーズに合わないことがありました。複数のタスクを含むプロジェクトでは、タイムラインや進捗状況の列が使えないこともありました。そこで、従来のプロジェクト管理ツールの代替としてGoogle Keepを検討することにしました。
プロジェクト管理に Google Keep を使用する理由は何ですか?
これが私が最初に自問した質問です。答えは簡単です。Google Keepは驚くほどシンプルで柔軟性が高いため、小規模で重要度の低いプロジェクトに十分対応できるからです。さらに、KeepはGoogleドキュメントと連携しており、メモをドキュメントにコピーすることもできます。
機能セットは市場のどのプロジェクト管理ツールにも劣るものの、小規模プロジェクトには十分対応できます。さらに、Keepは無料で、誰でも簡単に使えるインターフェースを提供しています。では、Keepをプロジェクト管理に活用するにはどうすればいいのでしょうか？
Google Keepをプロジェクト管理に活用する方法
これが本当の疑問です。Google Keepのような非常に基本的なツールをプロジェクト管理に使うなんて、一体どう考えてもおかしいと思いませんか？
Keepをプロジェクト管理に活用するメリットは、カードレイアウトのシンプルなドラッグ＆ドロップだけではありません。Keepをプロジェクト管理に活用するには、事前に少しの時間と労力を費やす必要があります。以下のアイデアを検討してみてください。
- 計画中、進行中、テスト中、バグ修正、完了、展開済みなどのラベルを作成します。
- カードにリマインダーを追加して、特定の日付までに実行する必要があるタスクを常に把握できるようにします。
- チームの協力が必要な場合は、カードに共同作業者を追加します。
- 特定のチーム、タスク、またはプロジェクトを示すためにカードの背景色をカスタマイズします。
- カードを目立たせるために画像を追加します。
- チェックボックスを使用して、タスクのニーズを強調表示します。
- 重要なカードをボードの上部にピン留めします。
私の言いたいことがお分かりいただけたでしょうか。Google Keepは真のプロジェクト管理ツールに匹敵するほどの機能は備えていませんが、カードの表示方法がシンプルで機能も少ないため、ガントチャートや時間管理、リソース管理といった高度な機能を必要としない、予算の少ない小規模プロジェクトを扱う人にとっては、現実的な選択肢となるでしょう。
いいえ、Google Keep は大規模または複雑なプロジェクトには対応していませんが、少しの創造性と計画性があれば、Keep を驚くほど効果的に活用できます。
確かに、これは実際の動作テストというよりは思考実験のようなものでしたが、考えれば考えるほど、Keep がどれほど役立つか実感します。このアイデアを試してみることをお勧めします。個人的なプロジェクト、家族の雑用リスト、あるいは普段使っているプロジェクト管理ツールの補助としてだけでも構いません。Keep を他の Google Workspace ツールと組み合わせて、ニーズに真に役立つプロジェクト管理ツールのコレクションを作り上げるのも良いかもしれません。想像力は無限大です。
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