プロジェクトのビジネスケースを作成する方法 - TechRepublic

ビジネスケースは、プロジェクトの承認を得るための最初のステップです。プロジェクトがいかに小規模に見えても、なぜそのプロジェクトに時間とリソースを費やす価値があるのか​​をじっくり検討することが重要です。これは不必要で時間のかかるステップのように思えるかもしれませんが、プロジェクトが承認される可能性を高めることができます。

ビジネスケースとは何ですか?

簡単に言えば、ビジネスケースとは、プロジェクトの発起者が作成する包括的な文書であり、プロジェクトのビジネスニーズと、なぜプロジェクトを進めるべきかを詳細かつ正当化するものです。ビジネスケースは主要な意思決定者によってレビューされ、プロジェクトが承認され、続行されるか、あるいは却下されるかが決定されます。以下は、ビジネスケースに含めるべきすべての項目です。

参照: クイック用語集: プロジェクト管理 (Tech Pro Research)

概要

これは、事業計画書の内容を簡潔かつ高レベルで説明したものです。これにより、経営幹部やその他の主要な意思決定者が、この文書で何が期待されているかを迅速に理解し、関心を高めることができます。

問題または機会の説明

ビジネスケースのこのセクションは、意思決定者が機会や課題を理解し、提案されたプロジェクトについてさらに詳しく知る必要がある理由を理解するのに役立ちます。プロジェクトは通常、以下の目的で開始されます。

• ビジネス上の問題を解決する
• 機会を活かす
• 顧客の要望に応じて製品やサービスを提供する
• 法律、立法、税金、セキュリティ、またはその他の種類のガバナンス要件に対処します。

問題または機会の分析

このセクションでは、問題が存在する理由や、機会がどのように生まれたのかを分析し、提示する必要があります。また、プロジェクトが進まなかった場合に事業や部門に生じるリスクについても明確にする必要があります。プロジェクト提案の必要性を裏付ける事実だけでなく、その裏付けとなる事実も必ず含めてください。

考えられる解決策のリスト

ビジネスケースでは、潜在的な解決策を特定する必要があります。これらの解決策は明確かつ現実的である必要があります。このセクションでは、解決策だけでなく、それらが解決策としてどのように、そしてなぜ考えられるのかを説明する情報も含めます。

コストと利益の分析

経営陣は、情報に基づいた意思決定を行うために、プロジェクトがビジネスにもたらすメリットだけでなく、総コストも把握する必要があります。また、プロジェクトが頓挫した場合に組織に生じる有形・無形のコストについても把握する必要があります。問題・機会分析セクションと同様に、主張や仮定を裏付ける事実を必ず含めてください。

参照: IT プロジェクトのコスト/利益計算ツール (Tech Pro Research)

推奨事項

このセクションでは、提案する解決策に関する推奨事項とその理由を述べます。可能な限り、事実と数字を用いて推奨事項を裏付けてください。また、この解決策が他の選択肢よりも優れている理由も説明してください。

プロジェクト提案

プロジェクト提案セクションでは、プロジェクトを正常に実行するために必要な範囲、タイムライン、コスト、リソースなど、実際のプロジェクトに関する重要な情報が概説されます。

ビジネスケースの長さや構成は、プロジェクトや組織の規模、性質、複雑さによって異なります。重要なのは、少なくとも以下の5つの点を考慮することです。

1. プロジェクトが必要な理由。
2. プロジェクトの必要性を引き起こした要因は何ですか。
3. どのようなリソースと資金が必要か。
4. プロジェクトがどのように実施されるか。
5. 組織にとっての最終的な影響または利点は何か。

ビジネス ケースが承認されると、その情報はプロジェクト チャーターと呼ばれる別の重要なプロジェクト管理ドキュメントに転送され、そこでさらに拡張されます。

以下も参照:

• プロジェクト管理を成功させるための6つの必須ドキュメント（TechRepublic）
• ストーリーテリングを活用してプロジェクトやアイデアを提案する方法 (TechRepublic)
• ITプロジェクトを予算内で維持するための10のベストプラクティス（TechRepublic）
• 作業分解図を作成してプロジェクト目標を達成する方法 (TechRepublic)
• CIO にプロジェクトをうまく提案する方法 (TechRepublic)
• 素晴らしいプロジェクトのアイデアを完璧にアピールする方法 (ZDNet)