Mail Labsの機能でGmailをもっと活用しよう - TechRepublic

Labs を選択した設定メニュー

アンディ・ウォルバー著

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Googleはメール設定をカスタマイズする方法を豊富に提供しています。メールアプリを開いた状態で右上の歯車型のアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「設定」を選択してください。すると、メールの全般設定が表示されます。ここでは、1ページあたりに表示するスレッド（またはメール）の数を選択したり、カスタム署名を作成したり、不在時の返信メッセージを設定したりできます。

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「Web クリップ」メニュー タブを選択すると、電子メールが表示される列の上部に表示されるさまざまな情報の短い断片である「Web クリップ」をオフにすることができます。

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このギャラリーは、Google in the Enterprise ブログの投稿としてもご覧いただけます。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

ドキュメントを作成する

ntLabs

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「Labs」タブもあります。Google Mail Labsの各機能は、新しい機能を追加したり、メールの動作を変更したりします。例えば、「メールでGoogleマップをプレビュー」Labsでは、メール本文内の住所のGoogleマップを表示する機能が追加されます。「デフォルトで全員に返信」Labsでは、メールの動作が変更されます。「送信者に返信」ではなく「全員に返信」がデフォルトになります。

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この記事の執筆時点では、少なくとも 39 個の Labs 機能が利用可能です。各機能はいつでも有効または無効にできます。（Google Apps をご利用で、設定に「Labs」オプションが表示されない場合は、管理者が Google Mail Labs へのアクセスを無効にしている可能性があります。）Labs 機能を「有効」または「無効」にした後は、Labs リストの下部にある「保存」をクリックして変更を保存してください。

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Labs の機能が壊れたり問題が発生したりした場合は、すべての Labs 機能を無効にして、https://mail.google.com/mail/u/0/?labs=0 でメールにアクセスできます。

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役に立つと思われる 3 つの Labs 機能は次のとおりです。

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メールからドキュメントを作成する

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この Labs 機能はまさにそれを実行します。つまり、電子メールの内容を使用して新しい Google ドキュメントを作成します。

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Googleドキュメントを使えば、複数人での効率的なテキスト編集が可能です。メールは編集にはあまり向いていません。もし今度、メールでテキストを編集したり、リストに追加したり、長々とコメントしたりしていると気づいたら、もうやめましょう！会話はGoogleドキュメントに移しましょう。

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電子メールからドキュメントを作成する方法:

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nt1. Google Labs 内でドキュメントの作成を有効にします。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

その他のメニュー ドキュメントを作成する

nt2. メールを開いたら、画面上部の「その他」メニューボタンをクリックし、「ドキュメントを作成」を選択します。Googleドキュメントが開き、メールのスレッドのテキストがドキュメントに表示されます。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

定型文の返信例

nt3. 必要に応じてテキストを編集します。

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nt4. 右上の「共有」ボタンを使って、メールの相手とドキュメントを共有しましょう。これで、メール中心の会話からドキュメント中心の会話へと移行できました。

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定型返信

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定型返信機能を使うと、保存したテキストブロックをメールに挿入できます。道順案内、よくある質問への返信、商品やサービスの説明など、頻繁にメールで送る情報に定型返信機能を使用してください。

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定型返信にはウェブアドレスへのリンクを含めることができます。これらのリンクはテキストまたは画像から選択できます。私はGoogle+プロフィールへのリンクを含む定型返信を署名として使用しています。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

定型返信

定型返信を使用するには:

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nt1. Google Labs 内で定型返信を有効にします。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

新しい定型返信名

nt2. 「作成」をクリックして新しいメールを作成します。

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nt3. メール本文に、定型返信として使用したい情報を入力します。

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nt4. 完了したら、「返信定型文」をクリックし、ドロップダウンメニューから「新しい返信定型文…」を選択します。返信定型文に名前を付けるよう求められます。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

定型文を挿入

nt4。今後は、そのテキストをメールに挿入したいときはいつでも、「定型返信」メニューを選択して、定型返信を選択するだけです。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。

メッセージのプレビューが有効

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Google Labs の機能の中には、特殊な状況で特に役立つものがあります。メッセージのプレビュー機能は、メールを開かずに内容を表示できます。プレビューを表示しても、メールのステータスは「未読」のままです。

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ntMessage Sneak Peekは、複数の人が同じメールアカウントにアクセスする場合に特に便利です。例えば、あるクライアントでは、スーザンがMessage Sneak Peekを使ってメールを確認しています。対応が必要な場合はすぐに開くことができ、そうでない場合は次のメールに進むことができます。その後、同僚のメアリーがそのアカウントを閲覧した際にも、メールは未読のまま表示されます。Message Sneak Peek機能のおかげで、メールをいちいち「未読」にする手間が省けるので、時間の節約になります。

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メッセージのプレビューを使用するには:

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nt1. Google Labs 内でメッセージのプレビューを有効にします。

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すべての画像は、TechRepublic の Andy Wolber 氏によるものです。