Microsoft Word の自動目次を思い通りに機能させる方法 - TechRepublic

Microsoft Wordの目次機能がもう少し謎めいていたらいいなと思っています。多くの人は、難しそうに感じたり、学ぶ時間がないと思って、一度も使ったことがないんです。

幸いなことに、ユーザーのニーズがWordのデフォルトの期待値に合致していれば、Wordは簡単に使えます。見出しに適切なスタイルを設定し、ボタンをいくつかクリックするだけで目次が作成されます。モンキーレンチを1つか2つ追加すると、一般ユーザーは途方に暮れてしまいます。しかし、仕組みを理解すれば、ほとんどのモンキーレンチは問題なく使用できます。そして、それは思ったほど難しくも時間もかかりません。この記事では、シンプルなモンキーレンチを取り上げ、少しの知識でどれだけのことができるかをお見せします。

詳細情報: Microsoft 365 for Business

私はMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。ご自身のドキュメントで作業することも、デモ用の.docxファイルをダウンロードすることもできます。この記事はブラウザ版には適していません。

Wordの目次の問題点

目次機能を使ったことがある方は、Wordが内蔵のヘッダースタイルを使って目次を生成することをご存知でしょう。自動で行われるので、ユーザーは見出しを適用するだけで済みます。Wordが裏ですべて処理してくれます。自動モードを超える操作が必要になるまでは、すべて順調です。自動モードを超える操作が必要になると、ユーザーは頭を悩ませることになります。

さて、Wordでは一見うまく処理できないように見える簡単なリクエストを考えてみましょう。文書全体に複数の見出しがあるとします。それぞれの見出しに「見出し1」というスタイルを設定しました。目次を実行すると、Wordはすべてのセクションのすべての見出しを含めます。これは当然のことです。しかし、これは必要なことではありません。各セクションの最初の見出しだけを含めたいのです。一見不可能に思えることに挑戦する前に、簡単な手順を確認しましょう。

自動目次機能を使用する

自動化機能の使い方がまだよくわからない方のために、実際に操作してみましょう。慣れている方でも、まずはこの機能を確認することをお勧めします。図Aのシンプルなドキュメントは2つのセクションで構成されています。各セクションには、見出し1のスタイルが設定された見出しがいくつかあります。（セクション区切りが見えるように、表示/非表示を有効にしています。）

図A

最初から作業していて、セクション区切りを挿入する方法がわからない場合は、次の手順に従ってください。

1. 改行を挿入する場所にカーソルを置きます。
2. [レイアウト]タブをクリックします。
3. 「ページ設定」グループの「区切り」オプションから、セクション区切りのオプションを1つ選択します。私は、すべてを同じページに収めるため（シンプルにするため）、連続区切りを使用しました。

ここで、簡単なドキュメントを使用して、自動化機能がどのように機能するかを説明しましょう。

1. 目次を配置する場所（通常は文書の先頭付近）にカーソルを置きます。
2. 参照テーブルをクリックします。
3. [目次] ドロップダウン ([目次] グループ内) から、最初の組み込みサムネイル [自動表 1] (図 B ) を選択します。

図Cに示すように、新しい目次はページ上部に表示されます。この時点で、目次と文書の間に改ページを作成するのが一般的ですが、この簡単なデモでは改ページは行いません。

図B

図C

自動機能を使うと、組み込みの見出しスタイル（この場合は「見出し1」）を適用し、定義済みの目次を選択するだけで済みます。可能な場合は、自動機能を使用することをお勧めします。それでは、より複雑な要件に進みましょう。

モンキーレンチを収納

目次を挿入すると、Wordは組み込みの見出しスタイルのいずれかでスタイル設定されたすべてのテキストを使用します。今回はシンプルにするために、見出しレベルを1つだけ（見出し1）使用しました。

しかし、自動化された機能がモンキーレンチを簡単に処理できると知ったら、驚かれるでしょうか？重要なのは、組み込みスタイルと機能自体の関係を理解することです。

今回の場合、目次には最初の見出し「見出し1」のみを含めたいとします。解決策は、シンプルなスタイルトリックです。直接書式設定を使用して、「見出し1」と同じスタイルを作成します。文書の書式設定では、各セクションの最初の見出しにのみ「見出し1」を使用します。残りの見出しにはカスタムスタイルを使用します。どちらのスタイルも適用される書式は同じで、名前のみが異なります。

Word が目次に含める見出しを探す際、各セクションの先頭にある「見出し 1」スタイルの見出しだけが検出されます。残りの見出しは（各セクション内で）見た目が同じであっても無視されます。

デモファイルには既にH1 Customが含まれています。ただし、以下の手順に従って自分で作成することをお勧めします。

1. 含めたくない見出しの書式を削除し、「標準」に変更します。
2. 以下の書式を直接適用します（見出し1と同じです）。
   フォント：Calibri Light（見出し）、
   サイズ：16、
   色：アクセント1（青、アクセント1、暗め25%）。左から5行目、下から4行目にあります。
   間隔：前12、後0
3. 直接書式設定された見出しを選択した状態で、[スタイル] グループのダイアログ ランチャーをクリックして、[スタイル] ウィンドウを開きます (必要な場合)。
4. 下部にある [新しいスタイル] オプションをクリックします (図 D )。
5. 表示されるダイアログで、スタイル名「H1 Custom」を入力します。
6. 「次の段落のスタイル」ドロップダウンから「標準」を選択します（図E）。新しいスタイルは見出し1に基づいて作成しないでください。
7. [OK] をクリックします。(デモ ファイルを使用している場合は、Word で同じ名前を使用して新しいスタイルを作成することはできません。そのため、警告が表示されても心配する必要はありません。)

図D

図E

新しいスタイルを作成したら、書式のコピー/貼り付けまたはスタイルパネルを使用して残りのヘッダーの書式を変更できます。すべてのヘッダーは同じように見えますが、ヘッダーを見ていくと、最初のヘッダーのみが「見出し1」で、各セクションの残りのヘッダーは「H1カスタム」になっていることがわかります。

参照: Microsoft Word 文書に自動署名を追加する方法(TechRepublic)

一生懸命頑張ったと感じても、大丈夫です。応用範囲を超えてスタイルに慣れれば、感じ方も変わります。考え方も変わり、解決策も見つけやすくなります。自分がなぜやっているのかをきちんと理解せずに、盲目的に取り組むのは困難です。

真実の瞬間

少しおさらいしましょう。「見出し1」のようなカスタムスタイルを作成し、「H1カスタム」という名前を付けました。そして、目次に表示したくない見出しにこのカスタムスタイルを適用しました。それでは、うまくいったかどうか確認してみましょう！

元の目次に戻り、「表を更新」をクリックします。プロンプトが表示されたら、「表全体を更新」を選択し、「OK」をクリックします。図Fは更新された目次を示しています。「見出し1」の見出しが2つだけ表示されています。

図F

セクション区切りがなぜ必要だったのか疑問に思われるかもしれませんが、実は必要ありませんでした。セクション区切りの唯一の目的は、それらが邪魔にならないことを示すことです。Wordは、異なるセクションにあるかどうかに関係なく、見出し1の見出しをすべて含めますが、セクション区切りを追加することで、ルールがもう少し現実的になります。